Fee strukture za tvrtke za planiranje događaja

Bilo da počnete planiranje događaja za društvene događaje, poslovne događaje ili kombinaciju obje osobe, svatko tko razmišlja o vlastitom poslovanju zasigurno bi trebao biti zabrinut zbog uspostave fer vrijednosti za usluge. Važno je znati naplatiti usluge.

Na žalost, odgovor nije jednostavan. Nekoliko faktora pridonosi određivanju stope, uključujući troškove poslovanja planiranja događaja, plaće i zarade. Stvarnost je da se cijene razlikuju ovisno o tome gdje upravljate poslovanjem, o vrstama projekata koje ste poduzeli i o tome što je tržište spremno platiti.

To također ovisi o vašem ciljnom tržištu. To znači da će vaš klijent ili prospect imati na umu ciljani proračun, a vaše usluge moraju biti konkurentne u tim parametrima.

Načini planera događaja Struktura njihovih naknada

Ipak, ako želite započeti s poslovanjem s punim radnim vremenom ili čak s punim radnim vremenom, postoji otprilike pet načina strukturiranja pristojbe za događaj i navedite svoje naknade svojim klijentima:

• Plaćena naknada za projekt
• Postotak troškova
• Satnica
• Postotak troškova plus satnica
• Povoljne cijene

Za sljedeća objašnjenja i primjere pretpostavimo da želite ostvariti u prosjeku 75 dolara po satu za svoje usluge.

Naknade temeljene na ravnoj stopi projekta

Mnogi klijenti radije znaju koliko će cijeli projekt koštati, uključujući sve naknade. Kao planer događaja, da biste to ponudili, morate odrediti stanarinu i odrediti koje će usluge biti obuhvaćene za taj iznos.

Time se postavlja odgovornost upravljanju proračunom izravno na vas, planeru i zahtijeva predviđanje različitih scenarija u kojima se okolnosti mijenjaju. U ovom scenariju, klijent može izravno ugovoriti s planerom događaja kako bi koordinirali sve logistike, ugostiteljske objekte, mjesto održavanja, troškove smještaja itd.

Plaćene naknade za projekt obično se koriste za pakirane događaje, poput onih pronađenih sportskim marketinškim programima, a mogu se izračunati po osobi po osobi, uz mnoge odredbe i opomene.

Na primjer, pretpostavimo da ste unajmljeni za organizaciju jednodnevne povijesne obilaske grada za 15 gostiju. Vaš klijent želi da navedete stanarinu za prijevoz, privatni vodič, ručak i sve / sve pristojbe za ulaznice; međutim, ona također traži da dajete slaganje na visokoj razini svake stavke troška.

U ovom scenariju morate pregovarati / izračunati trošak svih usluga, uključujući i vaše vrijeme, i navesti ukupni iznos za troškove. Odgovornost / rizik organizatora događaja biti će identificirati potrebne depozite, platiti za sve usluge i držati odgovornost za sve sporazume o uslugama.

Naknade temeljene na postotku troškova

U prosjeku, najkvalitetniji planeri događaja trebaju se osjećati ugodno s punjenjem između 15-20% ukupnih troškova događaja kao dio njihove naknade. Ovisno o složenosti programa i količini vremena koje je potrebno za planiranje i izvršavanje nekog događaja, ponekad je to dovoljno da pokriju planera cijeli trošak i izvor zarade.

Na primjer, pretpostavimo da se angažiraju za organiziranje privatne večere u ekskluzivnom restoranu za 40 gostiju s prosječno 175 dolara po osobi. Procjenjujemo da vam je potrebna ukupno 15 sati za susret s klijentom, planiranje, sudjelovanje i završetak svih praćenja događaja. Ako naplatite stopu od 18% ukupnih troškova, zaradit ćete samo malo više od ciljane satnice od $ 75 / sat:

$ 175 x 40 gostiju = $ 7,000 x 18% = $ 1,26015 sati x $ 75 / hr = $ 1,125

Ako klijent izravno sklopi ugovor s vama za sve usluge, ukupni iznos troškova za klijenta u ukupnom iznosu iznosio bi 8.260 USD.

Naknade temeljene na satu

Neki klijenti preferiraju planer događaja da navede satnu cijenu za usluge i procjenjuje ukupan broj sati za upravljanje i izvršavanje određenog programa klijenta. Moglo bi se činiti slično kao ravna stopa projekata, ali omogućuje veću fleksibilnost od obje strane da se prilagode promjenama koje bi mogle biti potrebne na putu.

Mnogi planeri poslovnih događaja naplatit će po satu za usluge. Omogućuje klijentu da zna samo koliko će koštati zaposliti svoje usluge i dopustiti mu da izračunava razumni proračun. Često, razlog za to je jer klijent želi imati bolju hvataljku na bilo kakve neočekivane troškove.

Uvijek zapamtite da biste definirali pažljive parametre oko očekivanja, tako da obje strane imaju dogovor o tome koje će usluge biti pružene. Kao planer događaja, trebali biste navesti poziv na naplatu za sve razumne troškove poslovanja koji mogu nastati.

Neki organizatori događaja mogu obilježiti operativne troškove kao što su dostava, iznajmljivanje automobila i ostale razne stavke troška za čak 15-20%, dok drugi ne; ako to učinite, trebali biste unaprijed javiti takva označavanja i dogovoriti se s klijentom.

Kada je riječ o stopama planiranja po satu, važno je utvrditi koliko često možete naplatiti svoje vrijeme.

Na primjer, pretpostavimo da vas klijent zapošljava u listopadu kako bi organizirali jednodnevni seminar u ožujku. Vaše se usluge kontinuirano izvode i pregovaraju za mjesto održavanja, ugostiteljske usluge, A / V i doprinose stvaranju sadržaja za ograničeni broj komunikacijskih stavki (tj. Pozivnice, dnevni red, obrasci za procjenu itd.).

Vaš klijent također zapošljava vas za pružanje upravljanja na licu mjesta.Uskoro uspostavite sporazum kojim ćete u različitim trenucima računati za identificirane usluge i dostaviti fakture za sve usluge izvršene do danas na tjednoj, dvotjednoj ili mjesečnoj osnovi.

U skladu s ovim ugovorom, vi i vaš klijent trebali biste obadvojiti detaljnu izjavu o radu koja uključuje očekivane odgovornosti obiju strana. Zatim možete procijeniti ukupni proračun od toliko sati uz razumne troškove (budite jasni o onome što te pojedinosti mogu uključiti).

Naknade na temelju postotka troškova Plus Flat Fee / Hourly Rate

Ponekad se angažira za organizaciju događaja, a iz bilo kojeg razloga klijent preferira stopu na temelju postotka troškova. Međutim, to nije dovoljno za pokriće troškova vašeg ukupnog vremena i usluga. U takvim je situacijama razumno predstaviti svoje naknade u kombiniranoj cijeni u dvije različite kategorije.

Na primjer, klijent vas angažira za organiziranje događaja povezanih s konferencijom. Vaš zadatak je organizirati dvije privatne večere i golf izlet, svaki sa 50 gostiju. Ukupni trošak za ove kombinirane događaje iznosi približno 20.000 USD, ali zahtijeva oko 60 sati vašeg vremena, a složenost ovog projekta može opravdati višu profitnu maržu. Imajući to na umu, možete doći do svoje konačne paušalne cijene + satnice s sljedećim izračunima:

Postotak procjena troškova:20.000 $ x 18% = 3.600 dolaraProcjena satnice:60 sati x $ 75 / hr = 4.500 dolaraDobni nedostatak: $900

Ako dođete do deficita, kao što smo to učinili u gore navedenom primjeru, možete odabrati 15 sati za upravljanje logistikom višestrukih vanjskih dobavljača. Vaš citat tada može odražavati sljedeće:

Rashodi za pokriće subtotala: $23,600Stanarina: $ 1,125 (na temelju 15 sati na 75 dolara / sat)

U ovom scenariju morat ćete pažljivo utvrditi da ste procijenili svoje satove na odgovarajući način (račun koji pokriva nestandardne troškove poslovanja kao što je osobna putovanja). Kao što se i očekivalo, malo je klijenata zadovoljno kad kasnije povećaju troškove, osim ako se ne daju opravdani razlozi.

Naknade temeljene na povoljnim cijenama

Drugi način na koji planeri događaja mogu naplatiti naknade za usluge je osiguravanje događajnog prostora kroz mjesta koja nude povoljan iznos. To su naknade koje obično pružaju putničkim agentima za rezervacije ulaznica, hotelskih soba i drugih oblika prijevoza.

Na primjer, mnogi hoteli mogu produžiti provizorno plaćanje do čak 10% za sobe i druge troškove.

Iako neki planeri događaja obuhvaćaju zaračunate stope kao izvor prihoda za sebe, savvier klijenti mogu dovesti u pitanje osjećaj lojalnosti događaja planera kada su uključene provizijske stope. Zbog toga će mnogi iskusni planeri ograničiti odabir planiranja koji uključuje zaračunatu kamatnu stopu ili pregovarati o nerevizijskim cijenama za svoje programe i proći taj izvor uštede izravno na dno crte svojeg klijenta.

Nadalje, neki klijenti mogu biti svjesni da raspoložive stope postoje i ne očekuju da će njihovi vanjski konzultanti računati koristeći bilo koji od ostalih identificiranih metoda naplate koje smo naveli i još uvijek platiti proviziju. Općenito, mnogi organizatori događaja ne smatraju dobrim oblikom da bi na taj način u biti "dvostruko umočili" svoj prihod.

Ako prihvaćate zadane cijene, najbolje je ne naplatiti naknade klijenta za svoje usluge korištenjem alternativnih načina naplate.

Postoje scenarije kada najprikladnija stope imaju najviše smisla, kao što je manja neprofitna organizacija ili udruga koja može unajmiti vaše usluge za članstvo ili sastanak članstva, a glavninu naknada plaća izravno sudionici, a ne organizacija.

Drugi scenarij može biti ako vaš klijent kupuje darove klijenata od vas, a vi također možete ponuditi usluge distribucije promotivnih artikala. U tom slučaju, jednostavno se pregovarajte za promotivne artikle i ne naplaćujte svoje usluge po satu, osim ako vaš klijent nije svjestan svih troškova.