Najčešćih grešaka koje pravnici čine prilikom slanja e-pošte

Odvjetnici su poznati po svojoj opreznoj prirodi, ali kao i svi drugi mogu pogriješiti prilikom korištenja e-pošte. Neki su postali horor priče, dok su drugi samo sramote. Sljedeće su uobičajene pogreške koje odvjetnici čine u e-porukama.

Slanje 'od stola'

Ova staromodna terminologija je glupa i pretenciozna. Što je još gore, dio ili cijeli naziv pošiljatelja je odsječen jer većina pristigle pošte sustava e-pošte ne prikazuju dosta dugo imena pošiljatelja.

Samo upotrijebi svoje ime.

Dodavanje Fancy procvata

Neki odvjetnici pokušavaju dobiti kreativnost s pojavom svojih e-poruka. Zanosni cvjetovi u potpisu su uobičajeni, kao i nepotrebna grafika ili umjetnička djela. Sve što čini riječi teško čitati je loša ideja. Također, čini da je poruka sporije otvorena. Neka bude jednostavno. Ne prodaješ umjetničku vještinu.

Zaboravili ste koristiti blok Signature

Većina sustava e-pošte ima jednostavan automatizirani blok potpisa. Koristite ga kako biste eliminirali rizik da ćete zaboraviti uključiti osnovne informacije kao što su vaše ime, adresa i telefonski broj. Neki odvjetnici pretvaraju podnožje e-pošte u mini-reklame, dok drugi uzimaju minimalistički pristup. Mnogi dodaju obavijest o privatnosti ili pravno odricanje od odgovornosti. Sve su to prihvatljive upotrebe blokova potpisa e-pošte.

Pošaljite e-poštu dok je ljut

Odvjetnici mogu biti osobito izloženi riziku da e-poštom budu ljuti, iako se to može dogoditi bilo kome.

U starim danima, odvjetnici su imali tajnice pisma i dugo kašnjenje prije pošiljke pošte. Ponovno stvorite to razdoblje za hlađenje prije nego što otpustite e-poštu. To bi moglo značiti razliku između zadržavanja ili gubitka klijenata, prijatelja i novca.

Neuspjeh da brzo reagira

Neki odvjetnici pretpostavljaju da se stara petodnevna pravila za odgovaranje na poslovnu korespondenciju odnose na e-poštu.

To ne. Ljudi očekuju brže odgovore na e-poštu nego pismo poslane putem pošte. Pokušajte odgovoriti u roku od 24 sata. Ako je stvar složena, pošaljite priznanje i neka osoba zna kada očekuje odgovor. Inače, klijentu je prepušteno nagađanju o tome dolazi li neki odgovor.

Slanje pošte na pogrešnu adresu

Automatska kompletna funkcija na sustavima e-pošte je velika praktičnost, ali povećava rizik slanja e-pošte pogrešnom primatelju. To bi moglo biti ne manje od neugodnosti, ali u nekim slučajevima to bi moglo značiti profesionalnu nepažnju. Nemojte slučajno slati povjerljive poruke klijenta suprotnom savjetniku ili drugom klijentu.

Upotreba "Odgovoriti sve" bez dvostrukog provjere

Pretpostavimo da suprotni savjetnik vam šalje e-poruku s prijedlogom ili tvrdnjom mišljenja. Prosljeđujete e-poštu drugim odvjetnicima u vašoj tvrtki koji su uključeni u slučaj. Ubrzo se gumb "odgovoriti sve" slobodno upotrebljava, a nitko ne primjećuje da se suprotstavljeni savjet kopira na unutarnju raspravu u vašoj tvrtki. Događa se. Kada pritisnete "odgovoriti sve", provjerite svaku adresu e-pošte na popisu primatelja prije nego što pritisnete Pošalji.

Korištenje neurednih redaka

Jednostavna i informativna tematska cjelina, kao što su slučaj "Parkerson" ili "ugovor o Smithu", najbolje djeluje. Ne ostavljajte prazan redak predmeta ili se poruka ne može zanemariti. Držite ton ozbiljno i profesionalno, izbjegavajući bilo kakvu iskušenju da upotrijebite temu kao što je "moj idiotski klijent" ili "glupi sudija". Nikad ne zaboravite da se e-pošta može proslijediti svima.

Nemojte se raspravljati putem e-pošte

Kad ljudi govore licem u lice, znakovi lica i vokalni tonovi pomažu nam jasno njihovu namjeru.

Na telefonske pozive govornik govora govori kada je izjava trebala biti sarkastična, šala ili ozbiljna. No, u e-poruci opasno je jednostavno potpuno zanemariti namjeru osobe i neprimjereno odgovoriti.

Odvjetnici koji se cijelo vrijeme svađu međusobno, mogu biti posebno izloženi riziku. Odziv na kosu koji izaziva percepciju nepristojnosti ili neprijateljstva može biti katastrofalan. Pričekajte neko vrijeme i ponovno pročitajte poruku. Čak i ako još uvijek osjetite nepristojnost, pokušajte reagirati pristojno. Možda će vam to smiriti situaciju.