Ostavite profesionalnu glasovnu poruku

Prvo mislite

Prije nego što podignete slušalicu, stanite na trenutak i obavite mini probu poziva u glavi. Sužite svoju svrhu na jednu ili dvije rečenice. Više od 50 posto poziva ide na govornu poštu, stoga budite spremni za ono što ćete reći ako osoba koju zovete ne pokupi. Ostavite kratku poruku govorne pošte koja navodi vašu svrhu i ne gubi vrijeme nikoga.

02 Uvesti se

Započnite svaku poruku govorne pošte uvođenjem sebe, tako da primatelj zna tko zove odmah. Trebao bi uključiti vaše puno ime i naziv tvrtke: "Suzy Jones, ovo je Jane Doe koja zove tvrtku X o vašem računu."

Pazite da znate izgovoriti ime osobe koju zovete. Vi ne želite nenamjerno uvrijediti prije nego što ste čak uspostavili kontekt.

Razgovarajte polako

Govorite polako i dovoljno pažljivo kako bi primatelj mogao čuti i razumjeti svaku riječ. Slušanje poruka u kojima govornik prebrzo razgovara kako bi se razumio vrlo je frustrirajuće. Provjerite, ako ostavljate broj povratnog poziva, ponovite dvaput tako da ga osoba može zabilježiti i provjeriti.

04 Govorite jasno

Razgovarajte izravno u usnik vašeg telefona na jasan i adekvatno moduliran ton glasa. Nemojte držati telefon između obraza i ramena, tako da je usnik postavljen za vaš vrat; to je u redu dok se bavite ili dok telefon zvoni na drugom kraju, ali ne nakon što ste spojeni, kao što prigušuje zvuk.

05 Čuvaj ga kratko

Ne morate svaki detalj ostaviti na svojoj poruci govorne pošte. Većina poslovnih telefonskih sustava imaju poruke od jedne do dvije minute prije nego što ih odrežu. Ostavite kratak sažetak razloga za poziv i zatvorite s zahtjevom za povratni poziv.

06 Završi profesionalno

Baš kao profesionalno poslovno pismo, završite s kontaktnim informacijama. Ako osoba nije upoznata s vama ili vam možda ima problema s postavljanjem, ponovite svoje ime i tvrtku zajedno s najboljim načinom doći do vas. Ako već imate vezu, možete preskočiti ponavljanje imena, ali svakako dajte najbolji broj koji će vas nazvati i koliko ćete vremena biti dostupni.

07 Pokušajte ponovo

Umjesto da se objesite nakon što završite, dodirnite znak s lijeve strane (# ključ); u mnogim sustavima, to vam daje nekoliko opcija, uključujući reprodukciju poruke. Pokušajte to učiniti, a ako vam se ne sviđa ono što čujete, ponovno snimite.

Ako smatrate da je vaša poruka govorne pošte pao prije nego što ste završili, nazovite ponovo. Olovo recite osobi za koju smatrate da je vaša prethodna poruka možda odustala ili odrezana, a zatim brzo recapirajte. Držite ga kratko; ne želite naići na zločin.

Praksa i testiranje sebe

Ako niste sigurni ili se osjećate nervozni kada ostavljate poslovne poruke, prakticirajte s prijateljem ili kolegom. Ostavite joj primjer glasovne poruke i zatražite kritiku: Jeste li prebrzo govorili? Je li vaš glas prenizak? Je li vam teško razumjeti na bilo koji način? Možda bi bilo vrijedno ostaviti sami govornu poštu kako biste prvo slušali kako se zvuči.