Zašto trebate popis za provjeru planiranja događaja

Bilo da upravo počinjete u poslovnom planiranju događaja ili ste iskusni planer događaja, šanse su da ste upoznati s popisom za planiranje događaja ili ste barem čuli da je naveden tijekom tijeka planiranja događaja ili okupljanja industrije. Postoji razlog za to. Popis za provjeru događaja je najbolji prijatelj planera, neprocjenjiv alat za uspješno upravljanje događajima.

Napomena: popis za provjeru planiranja događaja poznat je i kao raspored rada ili kritični put.

Planiranje događaja je sve o planiranju. Čak i najkreativnija ideja događaja će odbiti ako nije dobro planirana i izvršena. Evo gdje dolazi kontrolni popis događaja. Vaš vodič je da ostanete organizirani i na - ili unaprijed - rasporedu kada žonglirati bezbroj odgovornosti i različite detalje u planiranju uspješnog događaja. I to je posebno korisno pri upravljanju višestrukim događajima. Zaboravljanje jedne male zadatke ili zaostajanje na jednom roku može rezultirati domino efektom: drugi, naizgled nepovezani aspekti vašeg događaja mogu početi raspadati jedan po jedan.

Stoga se ne oslanjajte na vaše pamćenje, ljepljive bilješke ili piskavice na vašem jastučiću kako bi vaše događanje planiralo poslovanje glatko. Saznajte kako sastaviti učinkovit popis za provjeru planova događaja i uskoro će postati vaš novi najbolji prijatelj.

Prije nego što počneš

Da biste započeli, izbrišite neko vrijeme iz rasporeda da biste se usredotočili na događaj koji planirate. Zatim, očistite svoj um. Ozbiljno. Ne gledajući telefon niti odgovarajući na e-poštu. Morate zamisliti ovaj događaj od početka do kraja bez prekida ili odvlačenja pažnje kako biste učinkovito planirali sve zadatke koji moraju biti završeni.

Pripremi se

Razmislite o događaju koji planirate i zapišite sve potvrdjene pojedinosti: ime i kontakt klijenta, datum događaja, lokaciju, broj sudionika itd. Izvadite kalendar i označite datum događaja u ovom kalendaru podebljano slova. Prikupite sve ostale relevantne materijale - fotografije mjesta održavanja, popis ugostitelja koji će se obratiti - koji su dio ovog događaja.

Idite natrag

Način za početak pisanja popisa za provjeru planiranja događaja je da radi unazad.

Gosti doživljavaju događaj kao jednodnevni ili višednevni skup i sve se događa odjednom. Poput izvedbe uživo koja se pojavljuje na pozornici i izvrsno je izvedena. Planeri događaja gledaju na događaje kao niz manjih događaja koji se uklapaju poput komada slagalice koja kulminira u konačnom događaju. Dakle, kao planeri, počnemo na početku. To je nekoliko tjedana ili mjeseci prije nego se dogodi stvarni događaj.

Počnite na početku

Prilikom odlučivanja gdje početi pisati svoj popis za planiranje događaja, razmislite o postavljanju čvrste temelje za svoj događaj. Prije odabira shema boja i naručivanja cvijeća morate se nositi s osnovama. Od ugovora o potpisivanju u pregovorima s blokom soba, sve je potrebno napisati na Vašem popisu, bez obzira koliko su velike ili male. Ključ je prvo voditi brigu o svim zadacima koji se mogu unaprijed dovršiti kako bi se omogućilo više vremena u vašem rasporedu za one stavke koje se mogu obaviti približiti datumu događaja.

Neki primjeri stavki koje treba uključiti u popis za provjeru planera događaja:

• Potpišite ugovore (s klijentom, mjestom, dobavljačima itd.).
• Potvrdite datum i vrijeme s mjestom održavanja
• Zabava za zabavu (bend, zvučnik itd.)
• Siguran hotelski blok
• Pozivnice za poštu
• Odaberite izbornik
• Najam čekati osoblje
• Potvrdite broj gostiju
• Prošlost stranice
• Potvrdite postavljanje sobe

Dopusti dodatno vrijeme

Uz svaku stavku na kontrolnom popisu događaja dodajte dodatno vrijeme. Ako je datum za prihvaćanje pozivnica 15. ožujka, stavite stavku na popis da biste pozivnice spremili za slanje 8. ožujka prije tjedan dana. To vam daje dodatno vrijeme kada bi nešto trebalo oštetiti s pozivnicama ili ako ste iza rasporeda iz nekog drugog razloga.

Uključite podsjetnike na vaš popis za provjeru

Nije dovoljno napisati "potpisati ugovor s ugostiteljem" na vašem kontrolnom popisu, a potom provjeriti okvir nakon završetka. Morat ćete se pobrinuti da je ugostitelj primio kopiju ugovora i vratio vam i potpisanu kopiju. Zato, za svaku veliku stavku koju dodajete na popis za provjeru, uključite podsjetnik. Na primjer, "Prati se s ugostiteljskom ponudom: ugovor". Dodajte još jedan kasniji podsjetnik koji glasi: "Primljeni potpisani ugovor od ugostitelja". Nije neuobičajeno rješavati zadatak i smatrati ga učinjeno kada je stvarno završeno samo na vašoj strani.