Ono što svaki poslodavac treba znati o formuli I-9

Radno odobrenje za rad na obrascu I-9 bilo je prvo traženo pod pojmom Zakona o reformi i kontroli useljeništva iz 1986. godine (IRCA). Potvrđuje da je zaposlenik legalno zaposlen u Sjedinjenim Državama, a poslodavci su dužni potvrditi to pravo za svakog zaposlenika koji zapošljavaju.

Pravni uvjeti

Poslodavci koji ne dobiju odgovarajuću dokumentaciju od novih zaposlenika mogu biti kažnjeni. Kazne se kreću od 110 do 1.100 dolara po prekršaju - svaki obrazac za potvrdu zaposlenosti I-9 ne ispunjava i ne održava. Kazne povećavaju na 375 dolara i do 16.000 dolara za doslovno nastavljanje zapošljavanja pojedinaca koji ne podnose I-9 obrasce s odgovarajućom potvrdom.

Protivno je zakonu da svaki poslodavac svjesno zaposli zaposlenike koji nisu ovlašteni za rad u SAD-u. Kao dio procesa potvrde prihvatljivosti za zapošljavanje, zaposlenici moraju dokazati da su oni američki državljani ili državljani, zakonito stalni stanovnici ili osobe koje su na drugi način ovlaštene biti zaposlen u Sjedinjenim Državama.

Svaki novi zaposlenik mora pokazati dokumentaciju poslodavca koja dokazuje svoj identitet i dokaz o njihovoj sposobnosti za rad u SAD-u u roku od tri dana od najma.

Obrazac I-9 mora biti ispunjen za svakog novog zaposlenika bez obzira na nacionalno podrijetlo ili je li zaposlenik državljanin SAD-a. Poslodavac je prekršio savezni zakon o useljeništvu ako ne potvrdio identitet i odobrenje za zapošljavanje novog zaposlenika putem I-9 obrasca.

Popisi prihvatljivih dokumenata potvrde vrlo su specifični.

Popis A-dokumenata koji utvrđuju identitet i pravo na zapošljavanje

Ovi dokumenti utvrđuju identitet i pravo na rad u SAD-u i smatraju se prihvatljivim dokazom oboje.

• Američka putovnica (nestala ili istekla)
• Potvrda o državljanstvu SAD-a (Oblici N-560 ili N-561)
• Potvrda o naturalizaciji (Oblici N-550 ili N-570)
• Neobilježena strana putovnica s priloženom Oblik I-94 što ukazuje na neodređeno odobrenje za zapošljavanje
• Stalna rezidentna kartica ili priznanica za prijam stranca s fotografijom (Oblik I-551)
• Neaktivirana privremena rezidentna kartica (Oblik I-688)
• Neaktivirana kartica za odobravanje zapošljavanja (Oblik I-688A)
• Neovlaštena dozvola za obnovu (Oblik I-327)
• Neiskorišteni dokument o putovanju za izbjeglice (Oblik 1-571)
• Neovlašteni dokument o autorizaciji zapošljavanja koji izdaje Odjel za domovinsku sigurnost (DHS) koji sadrži fotografiju (Oblik I-688B)

Popis B-dokumenata koji uspostavljaju identitet

U nedostatku bilo kojeg od gore navedenih dokumenata, zaposlenik bi trebao predstaviti još dva, jedan za dokaz identiteta, a drugi za dokaz o pravima zaposlenja. Sljedeći dokumenti mogu utvrditi identitet zaposlenika:

• Vozačka dozvola ili osobna iskaznica izdana od strane države ili izvanrednog posjedovanja Sjedinjenih Država, pod uvjetom da sadrži fotografiju ili podatke poput imena, datuma rođenja, spola, visine, boje očiju i adrese
• Osobnu iskaznicu izdanu od saveznih, državnih ili lokalnih vladinih agencija ili entiteta, pod uvjetom da sadrži fotografiju ili podatke poput imena, datuma rođenja, spola, visine, boje očiju i adrese
• Školska osobna iskaznica s fotografijom
• Registracijska kartica birača
• Američka vojna kartica ili nacrt zapisa
• Osobna iskaznica vojne osobe
• Američka obalna straža Merchant Mariner Card
• Indijanac plemenski dokument
• Vozačka dozvola izdana od kanadske državne vlasti

Posebni popis osoba malodobnih osoba

Zaposlenici mlađi od 18 godina i koji stoga ne mogu predočiti bilo koji od gore navedenih dokumenata mogu umjesto toga dati dokumente primjerene dobi, uključujući:

• Školska evidencija ili izvješća
• Klinika, liječnik ili bolnički zapis
• Dnevni skrb ili dječji vrtić

Popis C-dokumenata koji uspostavljaju uvjete za zapošljavanje

Jedan od tih dokumenata mora biti prezentiran uz dokument iz Popisa B.

• Američka kartica socijalne sigurnosti koju izdaje Uprava za socijalnu sigurnost, osim kartice koja tvrdi da nije valjana za zapošljavanje
• Potvrda o rođenju u inozemstvu izdana od strane State Departmenta (Obrazac FS-545 ili Obrazac DS-1350)
• Izvorna ili ovjerena kopija rodnoga certifikata izdana od strane države, županije, općinske uprave ili izvanzemaljskog posjedovanja Sjedinjenih Država s službenim pečatom
• Indijanac plemenski dokument.
• Američka državljanska iskaznica (Oblik I-197)
• Osobna iskaznica za korištenje rezidentnog građanina u Sjedinjenim Državama (Oblik I-179)
• Neovlašteni dokument ovlaštenja za zapošljavanje kojeg izdaje DHS, osim onih navedenih pod Popisu A.

Dodatni obrazac I-9 Odgovornosti poslodavca

Provjerite jesu li obrasci I-9 ispunjeni ispravno i da vi i vaš zaposlenik točno slijedite upute.

Morate čuvati I-9 obrazac svakog zaposlenika na evidenciji najmanje tri godine ili godinu dana nakon prestanka zaposlenja, ovisno što je dulje.

Držite i napravite kopije izvornih dokumenata koje ste dobili od vaših zaposlenika. To nije potrebno, ali je preporučljivo. Zadržite samo minimalan broj potrebnih dokumenata i pohranite fotokopise obrazaca i dokumenata odvojeno od datoteka zaposlenika.

Ako se bilo koja izmjena na dokumentu I-9, promijeni u izvornom obliku i početku te datum promjene. Ne ispunite novi obrazac.

Vjerujte isteknuće ovlaštenja za rad i ne dopustite zaposlenicima da rade ako im je dokumentacija istekla.

Obavezno odgovorite u skladu s uputama i smjernicama o vremenu ako primite pismo za neovlaštenu uplatu za socijalnu sigurnost koja pokazuje da određeni broj vaših zaposlenika ima neprovjerive brojeve socijalnog osiguranja.

Dobijte trenutne podatke o obrascu I-9 u US Citizenship and Immigration Services (USCIS). Dodatne informacije dostupne su od Društva za upravljanje ljudskim resursima.

Odricanje od odgovornosti: Napominjemo da navedeni podaci, iako autoritativni, nisu zajamčeni za točnost i zakonitost. Stranicu čitaju publika širom svijeta, a zakoni i propisi o zapošljavanju razlikuju se od države do države i od zemlje do zemlje. Tražite pravnu pomoć ili pomoć državnih, saveznih ili međunarodnih vladinih resursa kako biste bili sigurni da su vaša pravna interpretacija i odluke ispravne za vašu lokaciju. Ti su podaci namijenjeni pružanju smjernica, ideja i pomoći.