Računovodstvene pogreške vlasnika malih tvrtki

Iako može biti korisno obrađivati ​​transakcije brzo pomoću računalno računovodstvenog softvera, plaćanje za ispravljanje pogrešaka je nešto što biste željeli izbjeći. Često je znanje o tome koje pogreške potražiti, što čini razliku između plaćanja kako bi ispravio pogrešku i ispravno ga dobivao prvi put. Čak možete i uštedjeti vrijeme i novac za svoju malu tvrtku izbjegavanjem uobičajenih pogrešaka koje vlasnici malih tvrtki čine prilikom vođenja računovodstvenih evidencija. Evo pet zajedničkih računovodstvenih pogrešaka koje vlasnici tvrtki donose i neke prijedloge o tome kako ih riješiti:

01 Slučajno bilježenje transakcija u prethodnom razdoblju

Nakon što ste "zatvorili knjige" za fiskalnu godinu, stvarno se ne biste trebali vratiti da ih promijenite. Ipak, neke računovodstvene aplikacije, kao što su QuickBooks, ne dopuštaju zaključavanje financijskih sredstava prethodnih razdoblja, tako da možete objaviti unose tekuće godine u prethodnom razdoblju ako niste oprezni. Ostali računovodstveni programi omogućuju vam da napravite ovu pogrešku ako niste konfigurirali softver za zaključavanje prethodnih financijskih razdoblja.

Pregled bilance stanja prethodnih razdoblja za promjeneAko ste zabilježili transakcije u prethodnom razdoblju, bilancu se mijenja. Stoga možete provjeriti bilancu svog prethodnog razdoblja kako biste bili sigurni da se nije promijenila jer ste posljednji put zatvorili svoje knjige. Ako se promijeni, morat ćete istražiti.

02 Neispravna bilanca u bilanci imovine ili obveze

Računi imovine trebaju imati dugovanja, dok računi za obveze trebaju imati saldo kredita. Najčešći uzroci netočne ravnoteže na tim računima bilance stanja stavljaju unose na netočan račun, pogrešno klasificiranje računa i dupliciranje unosa prilagodbe.

Provjerite stanje bilance za pogreškeProvjeravate bilancu kako bi osigurali da imovina i obveze imaju ispravnu bilancu. Ako postoji račun s netočnim iznosom, možete podići pojedinosti tog računa da biste pronašli unose koji su prouzročili pogrešku. Ova bi se provjera trebala provoditi barem jednom mjesečno.

03 Neispravna bilanca u prihodu ili bilanca rashoda

Računi za prihod trebaju imati saldo kredita, dok računi troška trebaju imati debitne bilance. Neki uzroci ove pogreške stavljaju unose na pogrešan račun, pogrešno klasificiranje računa i dupliciranje unosa prilagodbe, što je isti razlog za nepravilne bilance na računima bilance stanja.

Provjerite svoj račun dobiti i gubitka zbog pogrešakaProvjerite svoj račun dobiti i gubitka kako biste bili sigurni da su prihodi i rashodi ispravni. Ako postoji račun s netočnim iznosom, možete podići pojedinosti tog računa da biste pronašli unose koji su prouzročili pogrešku. Ova bi se provjera trebala provoditi barem jednom mjesečno.

Pogrešno razvrstavanje troškova

Sustavi za računovodstvo malih poduzeća uštedjuju vrijeme jer se prijave mogu brzo i jednostavno objaviti. Kada unosite podatke, lako je odabrati i krivi trošak računa ili opis troškova. Pogrešno razvrstavanje troškova ne znači samo da računovodstveni sustav ne mora točno odražavati što se događa u vašem poslovanju, ali može uzrokovati prave glavobolje ako financijsko i porezno izvješćivanje nije točno.

Pregledajte povremene izjave o troškovimaDodijeli nekome da povremeno pregleda vaše troškove kako bi provjerili jesu li podaci razumni. Na primjer, ako se trošak obroka rezervira na računu troškova najma, obično se ističe zbog opisivanja unosa. Još jedan pokazatelj da troškovi mogu biti pogrešno klasificirani su nerazjašnjene proračunske do stvarne razlike.

Ne traži pomoć kada je to potrebno

Čuli ste izraz "peni mudar i siromašan dolar" u odnosu na ljude koji će provesti nekoliko sati svojega vremena kako bi uštedjeli nekoliko dolara. Morate shvatiti da je vaš posao voditi vaš posao - izvođač gradi, slikar slika i prodavač prodaje. Ponekad jednostavno ne vrijedi vrijeme provesti sate na sate preuzimajući detalje vaših računovodstvenih zapisa ili istraživati ​​kako ispraviti pogrešku koju ste napravili.

Naslanite se na stručno profesionalno računovođeAko možete ostvariti više nego što ćete potrošiti tako da se brinete o drugim pitanjima od vaših računovodstvenih problema, trebali biste razmotriti problem outsourcinga profesionalnom računovođu ili knjigovođu.

06 Ne sprema priznanice

Pažljivo ste zabilježili sve svoje troškove u računovodstvenoj evidenciji. Izjava o troškovima je umjetničko djelo, bez pogrešaka ili propusta. Zatim vas pita IRS; bez primanja, vaše izjave o troškovima su beskorisne.

Držite priznaniceSpremite svoje primitke ili napravite skenirane kopije svih njih.

Neuspješno zakazivanje sigurnosnih kopija

Mnoge male tvrtke se oslanjaju na softver da rade računovodstveni posao za njih, ali ne računaju pad sustava ili pogreške. Jedan problem može izbrisati vaše datoteke.

Raspored redovitih sigurnosnih kopijaRasporedite tjedne automatske sigurnosne kopije pomoću pohrane u oblaku ili određenog poslužitelja koji je stavljen na stranu za ovaj zadatak.

Ne osoblje za obuku

Bez obzira koliko je vaš softver moćan, vaše osoblje treba obuku kako bi bila učinkovita. Nepropisno osposobljeni član osoblja može slučajno uništiti vašu evidenciju, odbacujući sve svoje račune i profitne listove.

Obavite redovni treningTijekom procesa integracije, održavajte sveobuhvatne treninge i osmislite tromjesečno osvježavanje da biste osigurali da sve zaposlenike mogu točno unijeti i prikazivati ​​informacije.