Saznajte što uključiti u svoj ugovor o planiranju događaja

Većina stručnjaka za planiranje događaja - bez obzira radi li se o planovima za vjenčanje, konferencijskim planerima, planerima stranaka ili stručnjacima za korporativne događaje - znaju da su ugovori o planiranju događaja kritična komponenta uspješnog poslovanja planiranja događaja. I dok riječ "ugovor" može donijeti negativnu konotaciju u današnjem parničnom društvu, pravni ugovor jednostavno prisiljava obje strane da se pismeno slažu s nizom odredbi i uvjeta. Svrha ugovora o planiranju događaja je zaštita obiju uključenih strana.

Ako ste ikad imali sastanak s nekim i pomislili ste oboje razumjeli, samo da biste kasnije saznali da ste se oboje udaljili s vrlo različitim osjećajem o čemu se raspravljalo i bilo kojim sljedećim koracima, onda ste doživjeli svijet miscomunicationa. To se događa svima u svim područjima života, u osobnim i profesionalnim odnosima.

U nekim okolnostima, posljedice mogu biti male, kao što nisu uspjeli uzeti večeru na putu kući s posla jer je vaše razumijevanje bilo da ga vaš partner pokriva. U drugim situacijama - osobito u poslovanju - posljedice mogu biti i štetne i skupe. Imajući ugovor o planiranju događaja osigurava da vi i vaš klijent imate jasno razumijevanje rada koji će biti dovršen i drugih neophodnih aspekata obavljanja poslova zajedno. Prilikom izrade vašeg ugovora o planiranju događaja, svakako navedite ove pet stavki.

Jasno navedite usluge planiranja događaja koje će biti pružene

Kao planer događaja, navođenje usluga planiranja događaja koje pružate može se činiti kao najočitiji dio za uključivanje u ugovor o planiranju događaja. I, na neki način, jest. Međutim, detaljno navođenje usluga koje pružate bit će važno jer će vaš rad biti ograničen samo na pružanje usluga navedenih na ovom popisu.

Organizatori događaja obavljaju širok spektar usluga, a pružene usluge mogu se razlikovati od jednog događaja do drugog. Jedan planer događaja može pružiti cvjetne aranžmane, a drugi ne može. Neki planeri događaja mogu pomoći pri odabiru mjesta i drugi za potrebe gostiju. Ne postoje dva planera događaja koji su podjednako isti. Dakle, dva ugovora o planiranju događaja nisu jednaka.

Iako će vam usluge planiranja događaja biti ograničene na one stavke navedene na ovom popisu, važno je također navesti usluge koje se neće pružati. Zašto? Pomaže vam da navedene zadatke navedete u ugovoru o planiranju događaja, tako da vaš klijent jasno zna da su to usluge koje nećete izvršavati.

Korisno je imati i to u pisanom obliku i dogovoreno kao dio vašeg ugovora, tako da tijekom planiranja ovog događaja, ako vaš klijent treba tražiti da postupate s tim odgovornostima, imate ugovor da se zaustavi kada pristojno odbijete za obavljanje tih zadataka. Koristite široki jezik kako biste se zaštitili od obavljanja nečega što je izvan područja dogovorenih usluga planiranja događaja.

Raspored plaćanja

Svi ugovori o planiranju događaja trebali bi sadržavati uvjete plaćanja i pojedinosti o rasporedu plaćanja. Počnite s početnim datumom uplate depozita i jasno obavijestite da neće započeti s radom pri planiranju ovog događaja dok se ne primi uplata. Ako je datum događaja odabran, navedite datum na koji se depozit mora primiti kako bi se usluge isporučile za taj odabrani datum. Navedite raspored plaćanja i pojedinosti o budućim plaćanjima, bilo da postavite određeni datum kalendara za svaku uplatu ili vezujete svaku uplatu do prekretnice u procesu planiranja događaja.

Uspostavite raspored plaćanja koji najbolje odgovara vašoj tvrtki i novčanom tijeku. Uključite sve poreze i dodane naknade.

Otkazivanje uvjeta događaja

Što se događa ako - u bilo kojem trenutku u procesu planiranja događaja - vaš klijent otkazuje događaj? Ne ostavljajte taj rezultat slučajno! Vaš ugovor o planiranju događaja trebao bi sadržavati uvjete za otkazivanje događaja. Ovo je važan dio ugovora koji će štititi vašu tvrtku i očekivane prihode od ovog događaja.

Navedite da se početni depozit i sva plaćanja izvršena do trenutka otkazivanja ne vraćaju. Time ćete osigurati da ćete biti plaćeni za već izvršeni posao. To je od presudne važnosti u planiranju događaja jer je većina radova dovršena prije stvarnog događaja.

Razmislite o uključivanju klauzule kojom se navodi da su klijenti odgovorni za plaćanje svih pruženih usluga do trenutka zaprimanja pisane obavijesti o otkazivanju događaja. To je osobito korisno ako je vaš raspored plaćanja strukturiran na način koji omogućuje da se posao obavlja između redovitih plaćanja.

Prestanak klauzule

Što ako uragan stigne upravo na vrijeme kako bi izazvao pustoš na vašem inače dobro planiranom događaju? Okolnosti izvan vaše kontrole - kao što su ekstremni vremenski uvjeti ili prekidi rada - koji uzrokuju da bilo koja stranka nije u stanju ispuniti uvjete ugovora o planiranju događaja, zaštićena je klauzulom za prestanak, poznatu i kao više sile. Uključivanjem klauzule o raskidu, obje ili obje strane su oslobođene odgovornosti u tim okolnostima. Obavezno navedite uvjete i rok za raskid ugovora, kao što je uočavanje razloga za otkazivanje.

Odluka o naknadi štete

Većina ugovora sadrži klauzulu odštete. Ali samo zato što su zajedničke, ne biste trebali podcjenjivati ​​njihovu važnost.Uključivanje i opseg klauzula o naknadi štete može značajno utjecati na vaše poslovanje. U osnovi, klauzula o obeštećenju pruža zaštitu ako vaš klijent nešto poduzme i uzrokuje štetu ili rezultate treće strane koja vas je tužila za štetu.

Jednostavnim riječima, to znači da vaš klijent ne može biti odgovoran za bilo kakve gubitke, štete, odgovornosti ili troškove koji su rezultat njihove nemarnosti. Najvažnije, pri pripremanju ugovora o planiranju događaja, ne potpišite ništa sve dok niste potpuno zadovoljni uvjetima.