Što morate znati o upravljanju projektnim strukturama

Znaš li što je upravljanje projektom i kakav izgleda? Ili što da radite ako radite u okruženju u kojem ne postoji? Počnimo s definicijom.

Upravljanje projektima: definicija

"Upravljanje" u pojmovima upravljanja projektima odnosi se na pravila, procese, standarde, procedure i smjernice koje određuju kako projekti vode, upravljaju i nadziru vaša organizacija.

Upravljanje može biti opsežno i "teška" s puno birokracije, ili skraćeno i "svjetlo" (u tom slučaju vjerojatno je neučinkovito). Menadžeri bi trebali težiti pravoj razini upravljanja za svoje okruženje i kulturu. Provjera da su vaša pravila upravljanja prikladna za svrhu ključni čimbenik u osiguravanju učinkovitosti.

Upravljanje počinje na vrhu. Odbor tvrtke trebao bi biti posvećen ideji dobrog upravljanja i činjenice da se projekti moraju voditi ispravno, u okviru određenih smjernica. Ovaj stav i očekivani standardi će se filtrirati do projektnih odbora i voditelja projekta (i programskih timova, gdje oni postoje).

Zašto je upravljanje projektima važno

Vaš sponzor projekta i drugi ključni dionici žele znati da trošite proračun projekta na pravi način. Žele vidjeti da praćenje vašeg projekta napredak i ulaska u upravljati projekt rizika po potrebi.

No, razlog za dobro upravljanje projektima ide dalje od toga.

Upravljanje zahtijevaju klijenti, posebno oni u javnom sektoru. Vlade i regulatori traže (i u nekim slučajevima provode) određene standarde za određene projekte. Upravljanje nije samo unutarnji problem: mnoge tvrtke koje djeluju na reguliranim tržištima morat će slijediti upute iz vanjskog zakonodavstva, poput Sarbanes-Oxleya. Upravljanje projektom čini mali dio mogućnosti dokazivanja da vaša tvrtka djeluje učinkovito i unutar navedenih smjernica i propisa za vašu industriju.

Upravljanje projektima također vam pomaže:

• Poboljšajte povrat ulaganja i učinkovito pratite te investicije
• Dobijte buy-in za projekte
• Izbjegavajte zajedničke razloge zbog kojih projekti ne uspiju
• Komunicirajte učinkovitije
• Uvesti standardizaciju kroz projekte, olakšavajući usporedbu izvedbe
• Minimiziraj rizik
• Razviti i motivirati osoblje u strukturiranom okruženju

Ono što izgleda upravljanje projektom

Sada znamo što je upravljanje projektom, kako izgleda na projektu? Ovdje su vrste aktivnosti koje pokazuju upravljanje u projektnom okruženju:

• Postoji disciplinski životni ciklus upravljanja projektima koji uključuje definirane točke za odobrenje. To su točke gdje se raspravlja o održivosti projekta i donosi se odluka o nastavku rada ili ne.
• Projekti imaju jasan poslovni slučaj, a poslovni slučajevi imaju dovoljno informacija kako bi timovima menadžmenta donijeli pravu odluku.
• Te odluke su adekvatno dokumentirane i priopćene.
• Ljudi koji rade na projektima imaju definirane uloge i odgovornosti.
• Postoji kultura kontinuiranog učenja koje omogućuje projektnim timovima kontinuirano poboljšanje i raspravu o lekcijama naučenim u okruženju bez krivnje.
• Postoje procesi i postupci koji omogućuju projektnim timovima da pregledaju svoj projekt i zatraže neovisnu podršku, ako je to potrebno.
• Sudionici se angažiraju i vjeruju u proces.
• Projektni timovi čine pojedinci koji su iskusni i kvalificirani u relevantnim ulogama.

Upravljanje projektima povezano je s strukturama upravljanja u cjelokupnoj organizaciji. Ako mislite da je glavni cilj upravljanja projektom osigurati da se projekti provode na pravi način, možete vidjeti kako se povezuje s financijskim upravljanjem na korporativnoj razini, upravljanjem korporacijskim rizicima i još mnogo toga.

Upravljanje projektima nepristupačno se uklapa u vaše sadašnje organizacijske procese. Drugim riječima, nemojte stvoriti potpuno novi proces financijskog upravljanja kada već imate onu koja radi u drugim područjima! Upotrijebite ono što trenutačno postoji i prilagodite korporacijske procese kako biste ih mogli koristiti u projektnom okruženju.

5 područja fokusiranja za upravljanje projektom

Kad počnete razgledati, shvatit ćete da je upravljanje projektima sveobuhvatno kroz sve elemente upravljanja projektima. Međutim, postoje neka ključna područja s kojima se vlada posebno odnosi.

1. Metodologije i procesi: Pomoći će vam da pouzdano i održivo radite.
2. Upravljanje znanjem: Ovo je ključno za naučene lekcije i osiguravanje da organizacija uči iz iskustva na projektu. Upravljanje znanjem bitno je ako više puta želite prestati s istim pogreškama.
3. Upravljanje projektom zrelosti: Kako se zrelost organizacijskog upravljanja projektima povećava, tako će i vaša sposobnost uspješnog isporuka.
4. Viša razina prihoda: predanost projektnom upravljanju počinje na vrhu. Ako imate podršku za upravljanje, to će se kaskadirati kroz sve razine poslovanja i pristup upravljanju bit će održiviji.
5. Podržljiva kultura: Kultura potpore, a ne krivi, osigurat će da voditelji projekata imaju pravo okruženje u kojem će napredovati. Poticajna kultura, koju vodi Ured za upravljanje projektom ili voditelj projekta, pomoći će voditeljima projekata da postignu svoje ciljeve i ciljeve projekta.

Što učiniti ako nema korporativnog standarda

Mnogi menadžeri projekata u manjim organizacijama nalaze se u vođenju projekata u okruženju koje podržavaju i gdje postoji buy-in za koncept upravljanja projektom, ali bez formalnih organizacijskih struktura koje bi mogle biti od pomoći.

U toj situaciji - i to nije isključivo za male organizacije - izradit ćete svoj model upravljanja projektom od nule. Ako ne postoji pristup upravljanju projektom koji možete skinuti s police i prilagoditi svoj projekt, morat ćete izgraditi vlastiti.

To nije tako teško kao što se može činiti!

Počnite s postavljanjem osnova:

• Napravite dokument uloge i odgovornosti
• Pobrinite se da imate sponzora projekta
• Pobrinite se da imate projektni odbor ili upravljačku grupu i dogovorite redovite sastanke za koje ćete uzeti i distribuirati minute
• Postavite proces upravljanja rizikom
• Postavite postupak upravljanja promjenama
• Izgradite bodove u svoj raspored projekta, gdje provjeravate održivost projekta prema prvobitnim ciljevima poslovnog slučaja (kraj svakog stupnja faze je prirodna točka za stavljanje tih provjera).

U konačnici je odgovornost sponzora projekta osigurati adekvatno upravljanje, ali voditelji projekata također mogu preuzeti aktivnu ulogu u tome.

Upravljanje može biti jedan od suših predmeta u upravljanju projektima, ali je jedan od najvažnijih. To je način na koji viši rukovodni timovi znaju da radite dobar posao i to ih uvjerava da se projekt razvija kako treba. Ona također pruža kontrole i ravnoteže potrebne za menadžere da znaju da se novac troši na primjerene i usklađene poslovne prilike.