Kako ispraviti greške na W-2 i W-3

Mnogo je lakše izvršiti ispravke obrasca W-2 prije no što ih prijavite SSA (Social Security Administration), ali to je postalo pomalo trickije nego u prošlim godinama. Rok za podnošenje obrasca W-2 i W-3 sa SSA je promijenjen početkom 2018. godine. Sada je isti kao rok za isporuku obrasca W-2 zaposlenicima: 31. siječnja.

Možda biste željeli dati obrasce W-2 svojim zaposlenicima početkom siječnja, ako želite omogućiti neko vrijeme da pregledate obrasce i upozorite ih na sve potrebne izmjene prije nego što ih prenesete SSA.

Pregled zahtjeva W-2 oblika

Morate pripremiti i distribuirati W-2 svakom zaposleniku, prikazujući njezinu plaću i zadržavanje za godinu do kraja siječnja iduće godine. Tada morate pripremiti obrasce za slanje obrasca W-3 i poslati ga zajedno sa svim W-2 obrascima u SSA. W-3 obrazac sažima i detalje svake oblike W-2 koje šaljete. Nije potrebno ako datoteku na mreži.

Točan rok može lagano mijenjati svake godine, omogućujući vikendima, ali računajući da je na ili vrlo blizu posljednjeg dana u siječnju.

Ako još niste poslali obrazac W-2 SSA-u

Obrasci W-2c i W-3c su obrasci za ispravljanje i moraju biti poslani SSA-u ako trebate izvršiti većinu izmjena u obrascima W-2. No, postoji iznimka ako još niste poslali pogrešan W-2 u SSA.

U ovom slučaju ne ispišite obrazac W-2c kako biste ispravili pogrešku. Jednostavno provjerite "prazninu" na kopiji A izvornog obrasca, kopiju koju šalje SSA. Zatim stvorite novi W-2 s točnim informacijama.

Napišite "ispravljen" na kopiju zaposlenika novog W-2 i dajte joj, te pošaljite ispravnu kopiju A u SSA.

Pogreške u nazivu zaposlenika ili broju socijalnog osiguranja

Ispunite obrazac W-2c samo do kutija "i" ako ste ispravno prijavili ime ili broj socijalnog osiguranja u prethodnom obrascu, ali ime ili SSN nisu točni ove godine. Ne morate dovršiti numerirane okvire s podacima o plaći i zadržavanju.

Jednostavno ponovite originalni W-2 i dajte je zaposleniku ako je to prvi put da ste netočno prijavili njegovo ime ili SSN. Također ćete morati popuniti i poslati obrasce W-2c i W-3c ako ste već poslali obrazac SSA zajedno s W-3.

Nedostaje ime ili broj socijalnog osiguranja

Ne možete koristiti W-2c za dodavanje podataka ako je pogreška nestalo ime zaposlenika ili SSN. Morate kontaktirati SSA izravno s ovim problemom na 1-800-772-6270.

Pogreška u iznosu

Ispunite W-2c u potpunosti, prikazujući izvorne i ispravljene iznose ako ste izvršili pogrešku u iznosu za zadržavanje ili zaradu. Možda ćete morati podnijeti obrazac 941c ako netočno prijavite plaće ili zadržavanje na 941 - Posljedničkoj tromjesečnoj poreznoj prijavi.

Pogreške s pokroviteljstvom sponzoriranim poslodavcima

Ove se informacije pojavljuju u polju 12 W-2 i kodirane su "DD". Ne utječe na poreznu situaciju zaposlenika, ali morate podnijeti obrazac W-2c kako biste ispravili pogreške ovdje, prema IRS-u.

Pogreške s mirovinskim doprinosima

Podaci o mirovini se pojavljuju u polju 13 W-2, a ovdje pogreška može uzrokovati sve vrste glavobolja za vašeg zaposlenika. To ga može ostaviti otvorenim za reviziju, a ti to ne želiš. Riješite pogreške ovdje odmah što je moguće korištenjem istog okvira 13 na obrascu W-2c.

dodatne napomene

• Ako ste platili plaću zaposleniku pogreškom, te se plaće još uvijek oporezuju zaposleniku.
• Nemojte upotrebljavati W-2c da biste prijavili ispravke za povratničku plaću zaposlenika.

Gdje dobiti obrazac W-2c

Morate kupiti kopije obrasca W-2c. Nemojte pokušavati koristiti onu na IRS web stranici jer to nije službeni. Na pravilnom obrascu možete kupiti na IRS web stranici, međutim, ili u bilo kojoj renomiranoj prodavaonici ureda ili web mjestu.

Podsjetnik o kasnijim podnošenjem

Obavezno unesite svoje W-2 svoje zaposlenike do datuma dospijeća i vaši W-3s koji su na vrijeme poslani SSA-u, uključujući ispravljene verzije, kako bi se izbjegle kazne za kasnu distribuciju i podnošenje.

Kazne su u rasponu od $ 50 za svaki W-2 ispravljene u roku od 30 dana od datuma dospijeća, do $ 260 po obrascu ako pričekate do nakon 1. kolovoza. To povećava na $ 530 ili 10 posto bilo kojeg neprijavljenog iznosa ako se ne bavite situacijom uopće.

Pažljivo pročitajte upute

Ovaj je članak opći pregled ovih računa plaća i poreza. Nije namjera biti sveobuhvatna. Pažljivo pročitajte upute u dokumentima prije nego što dovršite W-2c ili W-3c.