Najbolje prakse za zaposlene osobne datoteke

Dobra je ideja za poslodavca da zadrži osobnu datoteku za svakog zaposlenika. Dokumentacija povijesti zaposlenja, evidencija doprinosa i postignuća, disciplinske obavijesti, promocije, planovi razvoja izvedbe i još mnogo toga pripadaju osobnom dosjeu. I pametni poslodavci drže više od jedne osobne datoteke.

Poslodavac ima dobre razloge za zadržavanje nekoliko osobnih dosjea - neke zakonske i neke za najbolje prakse u zapošljavanju. Dokumentacija je potrebna kako bi poslodavac imao točan prikaz povijesti zapošljavanja zaposlenika. Dokumentacija podupire odluke poslodavca i može štititi poslodavca u ispravno očuvanoj tužbi.

Sadržaj osobne datoteke pruža povijesni pregled važnih događaja tijekom karijere zaposlenika. Podržavaju odluke koje se donose o zaposleniku i njegovoj karijeri. Oni pokazuju obrazloženje poslodavca iza zapošljavanja, promocija, prijenosa, nagrada i priznanja te odluka o pucanju.

Različite smjernice povezane su s različitim vrstama osobnih datoteka

Budući da se preporučuje nekoliko vrsta osobnih datoteka, različita pravila i smjernice povezane su sa svakom vrstom osobne datoteke.

• Svaka vrsta osobne datoteke ima drugačiji razlog za postojeće i različite sadržaje, na temelju toga razloga.
• Svaka vrsta osobne datoteke se drži drugačije.
• Pristup osobnoj datotečnici ograničen je na određene zaposlenike u većini organizacija. Različite vrste osobnih datoteka imaju različite smjernice za pristup.
• Pristup zaposlenicima u njegovu ili njezinu osobnu datoteku dopušten je, ali većina poslodavaca postavlja smjernice za pristup zaposlenicima s pravilima pristupa osobnim datotekama u priručniku zaposlenika. (Različita država i jurisdikcija imaju različita pravila, stoga ažurirajte svoju lokaciju.)Većina organizacija ne dopušta upravitelju zaposlenika pristup opće osobne datoteke. Očekuju od menadžera da zadrže relevantnu dokumentaciju u svojoj radnoj dokumentaciji koja nije službena datoteka osoblja.

• Odjel za ljudske resurse posjeduje i odgovoran je za zapisnik osoblja.

Preporučene osobne datoteke

Evo vrste preporučenih osobnih datoteka i što trebate znati o radu s njima.

Osobna datoteka zaposlenika

Ovo je glavna datoteka osoblja koju poslodavac održava za svakog zaposlenika. Osobna datoteka pohranjuje povijest zaposlenja svakog zaposlenika. To je ono što trebate znati o datotekama osoblja zaposlenika.

Medicinska datoteka

Medicinski dokument zaposlenika ima ozbiljna zakonska ograničenja koja poslodavac mora znati i paziti. Evo što trebate znati o povjerljivosti i sadržaju medicinske datoteke zaposlenika.

Dozvola za plaće

Pristup zaposleniku za zaposleničku evidenciju plaće manje je ograničavajući od pristupa medicinskoj ili osobnoj datoteci. Datoteka plaća sadrži podatke o plaći, odabiru pogodnosti, promjenama stopa plaća, oprostima i drugoj zakonskoj dokumentaciji koja utječe na plaću zaposlenika. Različiti računovodstveni i kadrovski djelatnici pristupaju informacijama u listi plaća.

I-9 Datoteka za zaposlenike

Zbog pristupnih prava različitih vladinih agencija slijedite najbolju praksu održavanjem zasebne datoteke za obrasce zaposlenika I-9. Saznajte više o pohranjivanju I-9 oblika.

Pregled osobnih datoteka

Želite samo kratke i osnovne pojedinosti o datotekama osoblja zaposlenika? Ovdje pogledajte pregled datoteka zaposlenika zaposlenika.

Pravila o pristupanju osobnim datotekama za zaposlenike

Želite omogućiti svakom zaposleniku da zna što je u njegovom ili njezinom osobnom dokumentu, ali morate kontrolirati cjelovitost, potpunost i temeljitost datoteke. Održavanje povjerljivosti zaposlenika i poslodavca i ograničenog pristupa osiguravaju se pravilima o pristupanju osobnim datotekama.

Što ne uključiti u osobnu datoteku zaposlenika

Tražite smjernice o sadržaju koje nikada ne bi trebale biti uključene u datoteku osoblja zaposlenika? Ovdje su moje najbolje preporuke o sadržaju koje želite zadržati ili na odvojenoj, neformalnoj lokaciji ili uopće ne zadržite. Čuvanje nepotrebnih i čisto dokumentiranih dokumenata može vas povrijediti.

Dokumentacija

Znaš li koja je dokumentacija? Riječ, dokumentacija, često se pojavljuje u svijetu zapošljavanja i ljudskih resursa. Ali, ovdje je temeljito objašnjeno značenje dokumentacije i zašto biste htjeli dokumentirati posebne događaje za zapošljavanje.

Odricanje: Napominjemo da navedeni podaci, iako autoritativni, nisu zajamčeni za točnost i zakonitost. Tražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih državnih resursa kako biste bili sigurni da su vaša pravna tumačenja i odluke ispravne za vašu lokaciju. Ove informacije služe samo kao smjernice.