Otkrivanje i sprečavanje krađe zaposlenika i pronevjere

Vlasnici tvrtki moraju stalno biti budni protiv krađe, a najčešći tip krađe su zaposlenici i pouzdani financijski savjetnici. U ovom članku saznajte neke znakove da zaposlenik pronevjeruje i neke savjete za zaštitu vašeg poduzeća od krađe i pronevjere zaposlenika.

Što je pronevjera?

Nerazumljavanje je krađa ili zlostavljanje (loše radnje) od strane zaposlenika ili drugih povjerenih u poslovanju. Većina pronevjera uključuje krađu ili preusmjeravanje sredstava tvrtke zaposleniku. Nereljavanje se može dogoditi u bilo kojem dijelu tvrtke, ali je najčešći u odjelima gdje se obrađuju novac, gotovina, čekovi ili kreditne kartice (kao što su platni spisak ili računovodstvo). Može se dogoditi i na proizvodima ili zalihama, kao u transportu, inventaru i uredskom ormaru za opskrbu.

Prijevara zaposlenika Značajan poslovni novac odvoda

Prijevara je opća kategorija koja uključuje i pronevjeru i krađu. Prema izvještaju iz Udruge certificiranih prevara ispitivača iz 2006. godine, "tipična američka tvrtka gubi 7% godišnjih prihoda od prijevara zaposlenika", a mala poduzeća imaju najviše slučajeva i najveće gubitke. "

Otkrivanje prijevare zaposlenika i pronevjere

ACFE kaže da većina zaposlenika koji počinju prijevaru ili pronevjeru pokazuju znakove poput življenja izvan svojih sredstava, imaju financijske poteškoće, imaju neuobičajeno bliske odnose s dobavljačima i imaju prekomjerne kontrole. Ako ste oprezni i budni, možda ćete moći otkriti i spriječiti ove poslovne gubitke.

Budite oprezni: Potražite ove znakove upozorenja

Držite oči otvorene za ove upozoravajuće znakove prijevare zaposlenika ili pronevjeru:

• Zaposlenik koji odbija uzeti godišnji odmor (bojati se da će krađa biti otkrivena zamjenom)
• Zaposlenik koji neprekidno radi prekovremeno, čak i kada to nije potrebno
• Zaposlenik koji želi raditi kući
• Prekomjerna osobna potrošnja (novi automobili, putovanja) od strane zaposlenika čiji prihod ne može podržati ove ekstravagancije. Zaposlenik može ponovo prodavati stvari ili jednostavno uživati ​​u "dobrom životu" na vašem trošku
• Blaga novca nestaje prebrzo
• Ekstravagantni troškovi za putnike zaposlenika
• Zaposlenici koji imaju bliske odnose s dobavljačima.

• Brzo nestaju uredske potrepštine. Ako vam se čini da sve više trošite na uredske predmete, možda idu kući s zaposlenicima.
• Osobni odnosi između zaposlenika i drugih zaposlenika, prodavača ili kupaca.

Svjesni znakova može vam pomoći da znate gdje se usredotočite na istrage.

Upravljanje zaposlenicima radi sprječavanja pronevjere i krađe

Jedan od najboljih načina za sprečavanje krađe i pronevjere je upravljanje ponašanjem zaposlenika. Na gornjem popisu postoji nekoliko ponašanja koje možete obuzdati. Postavite određena pravila u priručniku pravila o zaposlenicima i postupaka za pokrivanje tih situacija.

• Zahtijevati zaposlenicima da se odmor. Ne dopustite da se akumuliraju previše odmora.
• Ograničite prekovremeni rad zaposlenicima koji rade na osjetljivim područjima kao što su plaće. Ako su zaposlenici plaćen, zatražite od njih prestanak rada u određenom satu.
• Nikada nemojte dopustiti zaposlenicima da rade kod kuće.
• Iako dobri radni odnosi s dobavljačima pomažu vašem poslovanju, pazite na te odnose. Pazite na zaposlenike koji često ručaju s dobavljačima ili koji su povezani s vanjskim izvođačima koji rade za vašu tvrtku.
• Postavite pravila za odvajanje zaposlenika koji imaju osobne odnose s drugim zaposlenicima (tzv. Politike fraternizacije).

Ostali načini sprečavanja krađe zaposlenika i pronevjere

Ne znajući znakove gubitaka zaposlenika nije dovoljno. Morate biti u mogućnosti posebno saznati radi li zaposlenik. Evo nekoliko internih kontrola (računovodstvene tehnike upravljanja) koje možete pokrenuti kako biste saznali što se događa:

• Uplate dnevno i pomirite se mjesečno . Ostavljanje gotovine u zatvorenom prostoru previše je primamljivo za neke zaposlenike, a pomirenje bankovnog izvoda svakog mjeseca pomaže vam uhvatiti nepravilnosti prije nego kasnije.
• Odvojene financijske obveze zaposlenika. Na primjer, zaposlenik koji piše čekove ne bi trebao biti zaposlenik koji pomiruje bankovni izvod.
• Pratite sitnu gotovinu. Novac u novčanoj ladici može se pokazati previše primamljiv za neke zaposlenike. Zahtijevajte da sve transakcije s malim novcem imaju mali bankovni račun ili se prijavljuju za njih i zahtijevaju dva potpisa na novčanoj nadoknadi.
• MBWA (Upravljanje pješice). Neka zaposlenici znaju da pazite na stvari oko tvrtke. Nemojte se upuštati u ormariće ili stolove zaposlenika ili osobne stvari, samo budite oprezni zbog promjena ili neobičnih aktivnosti. To je iznenađujuće kako će ljudi tope liniju kada znaju da netko brine dovoljno za gledanje.
• Provjerite da li su troškovi putovanja podržani odgovarajućim dokumentima i da su u skladu. Na primjer, provjerite račune hotela kako biste bili sigurni da ne plaćate filmove ili masaže.

Komunicirajte svoju poruku o iskrenosti zaposlenika

Od prvog dana rada, zaposlenici bi trebali znati da ih trebate, da budete iskreni. Novi zaposlenik jednostavno zaboravlja ono što im kažete, ali ako moraju pročitati i potpisati priručnik za zaposlenike ili priručnike o pravilima i postupcima, nemaju izgovor da ne znaju što je potrebno.

Držite priručnik za zaposlenike ažuriran i uključite informacije o svojim očekivanjima i što će se dogoditi ako nisu iskreni.

Budite žurno

Tipovi izvršenja zakona će vam reći da je najveći zastrašivač za zločin vjerojatnost da budu uhvaćeni i procesuirani. Zaplijenjavanje zaposlenika krađe ili pronevjere nije dovoljno; morate biti spremni na gonjenje. Biti lagodan jer je zaposlenik "samo to učinio jer joj je potreban novac" neće zadržati nju ili druge da kradu od vašeg posla.

Posavjetujte se s odvjetnikom za zapošljavanje

Prije nego se nešto dogodi, provesti neko vrijeme razgovarajući s odvjetnikom za zapošljavanje, nekim tko je upoznat sa zakonima o zapošljavanju i kako se nositi s pitanjima zaposlenika. Saznajte svoja prava kao poslodavca, kako se nositi s sumnjom krađe ili pronevjere, kako komunicirati o tom pitanju s tiskom i drugim zaposlenicima i kako se tužiti za radnika.

Ako sumnjate da jedan zaposlenik kradu od vas ili pronevjeruje, vaš prvi poziv trebao bi biti odvjetnik, ali puno je bolje ako imate odnos s nekim i znate općenite obrasce rješavanja krađe i pronevjere zaposlenika.

Odricanje od odgovornosti Informacije u ovom članku i na ovim stranicama vodiča služe kao opće informacije i ne namjeravaju biti pravni ili porezni savjeti. Svaka je situacija različita; prije nego što poduzmete bilo kakvu radnju protiv zaposlenika, obratite se odvjetniku.