Strategije obilježavanja događaja za upravljanje konferencijskim tijekovima

Planeri događaja shvaćaju vitalnu ulogu koju dobar znakovlje igra u privlačenju sudionika na i iz širokog niza ponuda za konferencije. To se, rekao je, planiranje učinkovite strategije obilježavanja događaja rijetko je tako jednostavno kao stvaranje pregršt usmjerenih pjenastih ploča. Kad god imate stotine ljudi koji se okupljaju na nepoznatom području, trebali biste pretpostaviti da će biti izuzetaka čak i najboljim prometnim tokovima. Razgovarajmo o 5 najvažnijih razmatranja za procjenu prije rješavanja proračuna događaja za troškove tiskanja.

Poravnajte nazive vaše sobe s entitetom

U ovom suvremenom dobu priznavanja sponzora, često ćete vidjeti bijeg od imenovanog po sponzoru koji sudjeluje. Ima smisla jer je sjajan način da istakne suradnike na konferenciji. Međutim, jedna stvar koju ne želite učiniti je premostiti imena vašeg mjesta u prostoru. Na primjer, ako je mjesto definiralo vašu opću sesiju kao sobu za banketnu sobi 4, onda te informacije morate navesti na znakove i programe. Slijedom ovog protokola pomažete svima, od menadžera do čuvara, izravno izgubljenim sudionicima na ispravnu lokaciju.

Inače, izgubljena duša koja traži kreativno nazvanu "zlatnu sobu" mogla bi se prebaciti na nekoliko ljudi prije dobivanja odgovarajućih informacija.

Koristite čičak za dodavanje fleksibilnosti na svoj znak

To je jednostavan trik koji će vam uštedjeti puno gnjavaža na dan događaja. Napravite nekoliko općih znakova smjera s čičakom strelicama koje možete promijeniti po potrebi. Neki se prometni obrasci nemoguće predvidjeti, a fleksibilnost u postavljanju smjera usmjeravanja može vam spasiti od katastrofe. Uzduž iste linije, također možete iskoristiti Velcroovu funkcionalnost kako biste zamijenili znakove za buduće događaje. Na primjer, parkirni i zahodski znakovi su vrste stvari koje možete koristiti za gotovo svaki događaj.

Provjerite jesu li vaši znakovi izdvojeni od ostatka

Uobičajeni poticaj za organizatore događaja je nedostatak prevladavajućih znakova događaja koje pružaju hoteli i konferencijski centri. Najjednostavniji način za prolazak je preuzeti odgovornost za sve potrebe za signalizacijom. Naravno, ima smisla razmotriti dostupne opcije unutar tvrtke, ali ne zaboravite da biste možda trebali dijeliti neke od tih resursa s drugim događajima na mjestu održavanja događaja. Znakovi s markom koji se izdvajaju od suptilnih znakova za održavanje prostora znatno se razlikuju za vaše goste. Ljudi imaju tendenciju da hodaju desno pored kuće signage, pa provjerite je li vaš brand ili logotip je jasno prikazati kako bi privukli pozornost.

Prvo primajte svoje goste pred ulazna vrata

Nemojte čekati sudionike da unesu entitet prije nego što počnete usmjeravati ih. Ulazni i parking znakovi su presudni za osiguravanje da sudionici parkiraju i ulaze u zgradu na pravom mjestu. Vjeruj mi; ne želite biti osoba koja pozdravlja registraciju koja je upravo prošla pola milje jer su parkirali na pogrešnoj strani zgrade! Dobra strategija obilježavanja započinje na prvom mjestu na kojem će gost doći na teren zemljišta.

Nikad ne podcjenjuj moć ljudske interakcije

Bez obzira na to kako vam se čini znakovi vašeg znaka, oni nikada ne mogu zamijeniti vrijednost prijateljskog lica. Greeters, ushers i parking polaznici će uvijek biti najbolja obrana od izgubljenih i iritiranih sudionika. Većina konferencijskih centara nudi ove usluge po satu, ili možete dobiti dragovoljce iz svoje organizacije. Strateški postavljena tablica za registraciju ublažit će potrebu za osobljem, ali svakako prođite kroz imovinu i prepoznajte lokacije na kojima se vaši gosti mogu izgubiti.

Najbolji pristup razvoju dobre strategije obilježavanja događaja jest odbacivanje svih vaših pretpostavki iz prozora. Svaki hotelski i konferencijski centar ima određenu razinu zaliha marke, ali ne biste se trebali oslanjati na to kao primarni izvor uputa za konferenciju. U svijetu u kojemu se oglašavanje gura iz svih kuta, učinkoviti znakovi događaja moraju se istaknuti i privući pozornost vaših sudionika. To može biti tako jednostavno kao što uključuje logotip konferencije na svim znakovima ili još više uvjeravanja, određeni član osoblja osmijeh i odgovaranje na pitanja dok gosti stižu.