Zašto je sitni novac važan za vaše poslovanje

Blagi novac nije ono što je nekoć bilo. U danima kada smo platili sve male poslovne transakcije u gotovini, bilo je potrebno namjerno pratiti te transakcije. U 21. stoljeću imamo bolje načine plaćanja malih poduzeća za kupnju i praćenje njih. Ali koncept "sitnog novca" i dalje je važan.

Što je Petty Cash?

Sitan novacopisuje male transakcije poslovanja. Pojam "sitni" se koristi jer je mala (sitna) količina gotovine ili gotovinskih transakcija. "Petty" više nije tako mala, pa razmislite o tome koliko je malih iznosa možda ne mislite o praćenju. U ovom ćemo članku upotrijebiti izraz "sitni novac" kako bismo uključili niz malih poslovnih transakcija.

Na primjer:

• Kupnja kave za uredski aparat za kavu
• Plaćanje cestarina ili parkirnih metara
• Tretirajući zaposlenike na pizzu kako bi proslavili postignuće
• Kupujete mali dar na putu do poslovnog sastanka.

Zašto je Petty Cash važan?

Smanjenje novčanih transakcija. Ne dokumentiranje i praćenje tih malih kupnji može značiti puno potencijalnih poslovnih troškova koji su ostavljeni bez traženja, kao što ih bacaju.

Pogledajmo nekoliko primjera:

• Ako koristite Keurig čaše za vašu uredsku kavu, čak i ako jeftin i skupno kupljen, to će vas koštati oko 26 centa šalice. Za prosječnog zaposlenika koji piju kavu, to je dvije šalice dnevno oko 200 dana godišnje, to je više od 100 dolara za tog jednog zaposlenika. Pomnožite to prema broju zaposlenika i imate veliku količinu novca.
• Pizza za 10 osoba može koštati 50 USD. Ako to učiniš jednom mjesečno, to je 600 dolara godišnje. Ne voditi evidenciju znači 600 dolara u izgubljenim troškovima.

Kako treba zabilježiti transakcije sitnih novca?

Možete snimiti snimke ili unos, ovisno o tome što je lakše. Važno je zapamtiti da je svaka transakcija potrebno snimiti i mora sadržavati:

• Datum transakcije
• Iznos transakcije
• Opći opis transakcije (npr. "Krafne za uredski sastanak")

Ne morate zabilježiti broj računa u vrijeme transakcije.

Kada nadopunite sitni novac, grupirajte transakcije prema broju računa i unesite ih u knjigovodstveni program.

Mogu li pratiti sitne transakcije na mreži?

Smart poduzetnici ovih dana plaćaju poslovne transakcije s poslovnim kreditnim karticama ili debitnim karticama i aplikacijama. Pomoću aplikacije možete pratiti parkiranje, a možete koristiti i automatski sustav naplate cestarine kako biste eliminirali vrijeme provedeno u "samo gotovini" traka na cestama s naplatom cestarine. Naravno, plaćanje s poslovnim zaduženjem ili kreditnom karticom olakšava praćenje malih troškova. Samo pazite na poslovnu namjenu na računu.

Što ako moj posao i dalje ima gotovinsku kutiju?

Mnoge tvrtke posjeduju gotovinski fond u uredu, osobito maloprodajne tvrtke koje imaju kupce koji plaćaju gotovinom. Novčana kutija se koristi za stvaranje promjena, au nekim slučajevima i za male poslovne transakcije. Obično okvir započinje s gotovinom u odgovarajućim denominacijama. Zatim, kada se blagajni skupe, to se nadopunjava.

Ako se sredstva za novčana sredstva upotrebljavaju za male kupnje, prijavite se u okvir kako biste ih mogli zabilježiti.

Kako mogu osigurati da se sve transakcije sitnih novčanica bilježe?

Vaša je odgovornost kao vlasnik tvrtke postaviti pravila za upotrebu sitnih novčanica, praćenje sitnih novčanih transakcija i osigurati da zaposlenici odgovorno koriste sitni novac. Neke mogućnosti:

• Dajte pouzdanim zaposlenicima poslovnu debitnu karticu i zatražite od njih da se detaljno obrade u svrhu poslovanja za sve njihove debitne kupnje.
• Zahtijevajte zaposlenicima koji koriste svoje automobile za posao da imaju alat za praćenje naplate. Možete mu pružiti i dobiti pojedinosti. Trebat će vam zaposlenik da potvrdi poslovnu svrhu.
• Ako zaposlenici imaju pametne telefone za poslovnu upotrebu, zahtijevajte od njih da uključe aplikacije za bilježenje računa na fotografijama ili ih šalju u odjel za knjigovodstvo.

Dno crta na sitničkom novcu:

Postavljanje i praćenje sitne gotovine trebalo bi biti dio cjelokupnog sustava evidencije vašeg poduzeća. Zapamtite, ako ga ne snimite, ne možete je odbiti kao poslovni trošak. Pobrinite se da iskoristite prednosti svih onih sitnih novčanih transakcija, tako da možete potraživati ​​više legitimnih troškova poslovanja i smanjiti poreze na posao.