Kako napisati zahtjev za prijedlog ili RFP

Zahtjev za prijedlog, koji se ponekad zove RFP ili RFQ ("zahtjev za ponudu"), dokument je tvrtka koju ispituje kada želi kupiti proizvod i želi učiniti svoje specifikacije dostupnim javnosti. To je obično slučaj kada se nekoliko tvrtki ponudi na posao, a RFP poziva na konkurentnije cijene. Ali, ako pravilno ne pripremite RFP, vaš napor može proizvesti ponude koje su gubitak vremena, ili još gore, uopće nema ponude. Evo kako napraviti kreiranje RFP-a kako biste osigurali najbolje rezultate.

Teškoća: prosječan

Potrebno vrijeme: Nekoliko dana

12 koraka

1. Napiši domaću zadaću:Saznajte što trebate, što želite i što je moguće prije nego počnete pisati vaš RFP. Nemojte izdati RFP za uređaj koji može proizvesti 1.500 widgeta na sat ako nikada ne prodate više od 25 mjesečno. Nema smisla izdavati RFP za automobil s visokim pogonom kada glasnik može dobiti promet jednako brzo na biciklu.
2. Razlikovati vaše potrebe i želje: Ako želite kupiti aplikaciju koja može slati slike između sjedišta i vaših kombija na radilištu, možete odrediti broj potrebnih slika u sekundi, maksimalnu veličinu potrebnih slika i potrebnu razlučivost. Iako bi bilo lijepo imati te slike u boji, odlučite je li to stvarno potrebno. Ako zaista zahtijevate određenu specifičnost, upotrijebite riječi poput "volja", "mora" i "mora". To znači da su to zahtjevi. Specifikacije koje su samo "želi" trebaju biti identificirane riječima "svibanj", "mogu" i "opcionalno".

1. Odlučite što će izgledati pobjednik: Prijedlozi koje dobijete kao odgovor na vaš RFP razlikovat će se. Svaka odgovorna tvrtka ima različite snage i slabosti. Neki će se usredotočiti na najniže troškove. Drugi će se usredotočiti na najbolju kvalitetu. A drugi će ponuditi kompletan skup značajki. Odlučite se naprijed što tražite - najniži trošak, najbrži isporuku ili neka kombinacija tih dviju.
2. Organizirajte dokument: Sve što pišete za posao treba dati veliku misao i trebao bi biti organiziran. Okvir je dobro mjesto za početak. Potrebno vam je minimalno dijelove za uvod, zahtjeve, kriterije za odabir, vremenske odreene i procese. Mnogi od tih odjeljaka imat će pododjeljke.

1. Napišite uvod: Ovo je mjesto gdje ćete objasniti potencijalnim ponuditeljima zašto objavljujete RFP i što se nadate postići tako. Uvod može sadržavati i sažetak ključnih točaka iz ostalih odjeljaka, uključujući datum dospijeća. Uvođenje RFP-a za slikovni prijenosni sustav može pročitati nešto slično: "XYZ tvrtka traži prijedloge za vrlo pouzdani i jednostavni sustav koji može slati slike s glavnog ureda u kombi u bilo kojem dijelu gradskog područja. mora biti zaprimljeno do ponedjeljka, 5. ožujka 2007., u 8 sati PST-a. "
2. Objasnite zahtjeve: Ovaj odjeljak je jedan od najvažnijih i obično zauzima najviše vremena. Morat ćete odrediti veličinu i jasnoću slika koje trebate prenijeti i potrebnu brzinu. Budite specifični, ali nemojte reći ponuditeljima kako želite da se posao ostvari, osim ako to nije bitno. Možda biste htjeli razbiti ovaj dio na pododjeljke. Na primjer (a) veličinu slike i kvalitetu (b) prijenosa, što može uključivati ​​željenu brzinu i sve zahtjeve koji osiguravaju prijenos (c) željene opcije, pri čemu biste boju mogli navesti kao poželjnu opciju.
3. Kriteriji odabira: Evo gdje ćete reći ponuditeljima kako ćete odabrati najpovoljniju ponudu. Možete otkriti koliko ili koliko god želite. Dobro je uključiti rečenicu poput: "Pobjednički ponuditelj, ako ga ima, bit će odabran isključivo presudom XYZ tvrtke". Možda biste htjeli izraditi proračunsku tablicu koja dodjeljuje svaku ponudu određenom rasponu bodova u svakoj kategoriji. Zatim, odaberite najbolju ponudu od onih s najboljim rezultatima.
4. Rokovi: Ovo poglavlje govori tvrtkama kako brzo moraju djelovati i koliko dugo se očekuje da će postupak biti poduzet. Budite razumni kada postavite rokove. Nemojte tražiti prijedloge za složene sustave, nego dati ponuditeljima samo nekoliko dana za odgovor. Dopustite više vremena za pripremu licitacije ako je vaš RFP velik, ako je željena kupnja komplicirana ili ako vam je potreban vrlo detaljan odgovor. Ovo je također mjesto gdje možete reći ponuditeljima koliko će dugo trajati procjena kada će biti obaviješteni ako su uspješni i koliko brzo moraju isporučiti ono što su obećali.
5. Postupak: Koristite ovaj odjeljak kako biste objasnili kako će proces funkcionirati - od slanja RFP-a do dodjele ugovora i kada će posao započeti. Ovo poglavlje može reći: "Ponude se plaćaju na datum naveden u gore navedenom koraku 8. Sve ponude će biti pregledane kako bi se osiguralo da zadovoljavaju sve zahtjeve i da su odgovarajući. koju želite), a prijedlog tim će ocijeniti prve tri ponude kako bi odabrali najpovoljnijeg ponuditelja i zamjenika. Pregovori s pobjedničkim ponuditeljem očekuju da će rezultirati ugovorom u roku od dva tjedna. "
6. Odlučite kako poslati RFP: Većina RFP-ova se šalju poštom, ali oni ne moraju biti. Možete poslati RFP putem e-pošte ili ga možete objaviti na web stranici tvrtke. Jednostavno navedite naziv (ili broj licitacije) koji bi ponuditelji trebali koristiti za identifikaciju RFP-a na koji reagiraju.
7. Odlučite tko će primiti RFP: Već ste identificirali dobavljače od kojih želite kupiti. Vaša tvrtka možda čak ima popis prihvatljivih dobavljača. Ako ne, možete pronaći moguće dobavljače putem svoje profesionalne mreže, pretraživanjem na mreži ili traženjem pouzdanih dobavljača drugih materijala za njihove preporuke. Ne ograničavajte svoj popis tko prima vaš RFP samo velikim tvrtkama ili osnovanim dobavljačima. Možda ćete pronaći bolje ideje i još bolje cijene od manjih dobavljača koji su često željniji u osvajanju vaše tvrtke.
8. Obavijestite pobjednika: Nakon što dovršite sve gore navedene korake, vrijeme je da se skokovi i obavijestite pobjednički RFP da je vrijeme da se krene naprijed s projektom.