Kako učinkovito odgovoriti na zahtjev za prijedlog (RFP)

01 Razumijete li što su potrebne usluge?

Morate razumjeti i odgovoriti na zabrinutost i očekivanje vašeg klijenta u potpunosti. Imajte na umu da ne možete odgovoriti na isti način na koji ste primili svaki Zahtjev za prijedlog. Obavezno naglasite što kupac želi i kako to možete ponuditi kupcu.



02 Koji je problem riješen?

Ako je izdan Zahtjev za prijedlog, pojavljuje se problem. Morate procijeniti metodu koju ćete koristiti za rješavanje ili suočavanje s problemom. Prikažite dostupne vještine, resurse i metodologije koje ćete koristiti za rješavanje problema. Sastaviti plan koji objašnjava kako ćete zadovoljiti cilj kupca i učiniti da je prioritet prilikom odgovaranja na RFP.

Uspostaviti i priznati prioritete klijenata

Većina agencija koje izdaju Zahtjev za prijedlog imaju posebne uvjete koji moraju biti ispunjeni, počevši od najvažnijeg faktora. Procijenite sami sebe i odredite koliku težinu dajete tom čimbeniku u svom odgovoru. Predočite jasan i sažet način na rješavanju tog važnog čimbenika.

04 Projektni opseg

Razumijevanje opsega projekta omogućit će vam da pripremite najbolji tim, resurse i vremenski okvir koji je potreban za rješavanje problema. Opseg mora biti definiran od strane kupca i mora biti adresiran u RFP s resursima, logistikom, idejama i pružiti prošla iskustva o tome kako se vaša tvrtka bavi time.

05 Očekivanja klijenata

Nemojte stvoriti idealističke scenarije s nevjerojatnim rješenjima i metodologijama, pripremiti stvarna rješenja, stvarne članove tima i odgovoriti s konkretnim rješenjima i prezentirati postojeće probleme ako su dostupne. Raspored mora biti dio vašeg RFP odgovora i mora sadržavati očekivanja o tome kada treba započeti, što učiniti kada je postavljen, a čak i kako predstaviti privremena rješenja ako je potrebno.

Dva su bolja od jednog

Pokušajte predstaviti alternativne načine za rješavanje problema. Prikazivanje više mogućnosti odabira omogućit će klijentu da misli da imate veliko iskustvo i da se možete nositi s neočekivanim uvjetima koji proizlaze iz trenutnog problema. Navedite svoje mogućnosti, osim ako nije drugačije upućeno, tako da klijent može imati na vašem RFP odgovoru više izbora za koje možete izabrati.



07 Ljudski resursi - naučene lekcije

Predstaviti specifične primjere prošlih iskustava; identificirati slična rješenja i slične probleme na kojima ste radili. To će povećati vjeru u vas i pretvoriti će vas u jedan od finalista. Zajedno skupite svoju grupu, sjetite se da govorimo o timu koji će sudjelovati u projektu i objasniti kako će prevladati uobičajene probleme.

08 Niste jedini

Osim odgovora na klijenta, morate se suprotstaviti konkurentskoj konkurenciji. Nemojte misliti da ste jedini koji odgovara na prijedlog. Predočite stvarne ideje o odabiru vas od drugih tvrtki. Istaknite svoje snage i pokušajte smanjiti svoju slabost. Izbjegavajte u svakom slučaju da razgovarate o svojim natjecateljima, sjećate se sve o vama.

09 Dodana vrijednost

Predstavlja klijentu šire alternative koje će nadopuniti zahtjev za određeno izdavanje prijedloga. Predložite druge stvari i radnje koje će predstaviti dodanu uštedu klijentu. Navedite alternative inženjerske vrijednosti koje možete koristiti ili kako uštedjeti novac svojim klijentima, ali ipak rješavajte problem naveden u RFP-u.

10 Tim

Uključite ključne ljude s iskustvom na sličnim projektima. Koristite članove tima s izvanškolskim aktivnostima, obukom i drugim iskustvima učenja. Prikažite dijagrama o resursima, vremenu predanoj projektu, kada će sudjelovati i kada će sredstva biti vraćena iz projekta.

11 Vremenski okvir

Sadašnji vremenski okvir i specifični rasporedi kako će se problem riješiti ili kako će proces implementacije trajati. P6 ili MS Project raspored će pokazati vaše razumijevanje projekta, a ako je resurs učitan, čak i bolje.

12 Navedite reference

Odredite slične agencije s sličnim problemima na kojima ste radili i kakvu vrstu rješenja i problema s kojima ste se bavili. Popis ključnih igrača za kontakt, veličinu projekta, rasporede, troškove i probleme s kojima se suočavaju prilikom rješavanja sličnih problema s drugim korisnicima.