Vrste računovodstvenih informacijskih sustava

Računovodstveni informacijski sustavi prikupljaju i obrađuju podatke o transakcijama i prenose financijske informacije zainteresiranim stranama. Postoje mnoge vrste računovodstvenih informacijskih sustava i kao rezultat toga se znatno razlikuju. Brojni čimbenici utječu na te sustave kao što su vrsta poslovanja, veličina poslovanja, količina podataka, vrsta potrebe za upravljanje podacima i drugi čimbenici.

Sustavi za elektroničku obradu podataka (EDP)

Većina poduzeća, osim najmanjih, koriste kompjuterske sustave, takozvane elektroničke obrade podataka (EDP). Ovi sustavi obrađuju svaki korak u računovodstvenom procesu od bilježenja financijske transakcije do pripreme financijskih izvještaja. Tvrtke stalno poboljšavaju svoju tehnologiju sustava kako bi ostale konkurentne i ostale u skladu sa Zakonom Sarbanes-Oxley iz 2002. Čak i najmanja poduzeća mogu odabrati korištenje sustava poput QuickBooks.

Osnove poslovnih transakcija i poslovnih procesa

Da biste razumjeli kako ti računovodstveni informacijski sustavi funkcioniraju, morate razumjeti osnovne računovodstvene pojmove "poslovne transakcije" i "poslovne procese". Ono što je najvažnije, morate razumjeti kako se poslovne transakcije i procesi povezuju kako bi generirali financijska izvješća. Što se tiče računovodstvenih informacijskih sustava, poslovne transakcije mogu se podijeliti u nekoliko vrsta poslovnih procesa:

1. Procesi, sustavi i kontrole prihoda i povrata

Poslovne transakcije koje spadaju u te poslovne procese jesu velike količine dnevne prodaje, povrata i transakcija priljeva novca.

2. Procesi, sustavi i kontrole izdataka i povrata

Poslovne transakcije koje spadaju u te poslovne procese jesu velike količine izdataka, povrata i transakcija novčanog tijeka. Ova kategorija je i platni promet i transakcije kupnje fiksnih sredstava.

3. Procesi pretvorbe, sustavi i kontrole

Poslovne transakcije u ovoj kategoriji su sirovine i transakcije u tijeku.

4. Administrativni procesi, sustavi i kontrole

Poslovne transakcije koje su administrativne su investicije, zaduživanje i kapitalne transakcije.

Sve ove poslovne transakcije rezultiraju T-računima postavljenim u procesima, sustavima i kontrolama glavne knjige. Iz glavne knjige razrađuju se i unutarnja i vanjska financijska izvješća. Unutarnja financijska izvješća mogu biti raspored starenja za potraživanja ili izvješće o statusu prodaje. Vanjska financijska izvješća bila bi račun dobiti i gubitka, bilanca i izvještaja o tijekovima novca.

Vrste računovodstvenih informacijskih sustava

Postoji više vrsta ili kategorija računovodstvenih informacijskih sustava. Ono što poslovna tvrtka koristi ovisi o vrsti poslovanja, veličini poslovanja, potrebama poslovanja i sofisticiranosti poslovanja:

Ručni sustavi

Ručni računovodstveni informacijski sustavi koriste uglavnom male tvrtke i kućne tvrtke. Ako je sustav u potpunosti priručnik, potrebno je sljedeće: izvorne dokumente, glavnu knjigu, opći dnevnik, te posebne časopise ili pomoćne časopise koji vam mogu zatrebati.

Naslijeđeni sustavi

Naslijeđeni sustavi često su u postojećim poslovnim tvrtkama i korišteni su prije no što je informacijska tehnologija postala sofisticirana kao i danas. Premda se naslijeđeni sustavi mogu pojaviti zastarjelima, oni imaju određene prednosti za tvrtku. Sadrže vrijedne povijesne podatke o tvrtki. Osoblje tvrtke obično zna kako koristiti sustav i razumjeti ga. Naslijeđeni sustav obično je prilagođen specifičnim potrebama pojedine tvrtke. Nećete naći ovu vrstu prilagodbe u generičkim računovodstvenim programskim paketima.

Nažalost, naslijeđeni sustavi također imaju značajne nedostatke. Često nema dokumentaciju. Obično je teško pronaći zamjenske dijelove jer hardver i softver mogu postati zastarjeli. Čak i računalni jezik koji koriste naslijeđeni sustavi obično je stariji jezik. Većina naslijeđenih sustava izgrađena je ispočetka.

Zamjena postojećih sustava

Svoj naslijeđeni sustav možete potpuno zamijeniti novim, ažuriranim sustavom. To je sasvim skupo rješenje. Također možete ažurirati svoj naslijeđeni sustav. Možete upotrijebiti postupak zvane struganje zaslona, ​​što je tehnika koja poduzima podatke prikazane na zaslonu računala i prevodi ga tako da ih može pročitati noviji program. Također možete postaviti sustav integracije aplikacija poduzeća. Ova vrsta mreža sustava razlikuje različite aplikacije u vašem postojećem sustavu, kao što su oglasni prostor, plaća i drugi.

Ako ste SMB, osim ako ste najmanja, domena sorta, željet ćete da vaš računalni informacijski sustav bude ažuriran kako bi vas zadržao konkurentan u vašoj industriji. Mnogo je mogućnosti izbora.