Upravljanje promjenama na projektima

Voditelji projekata troše puno vremena za izradu planova i utvrđivanje ciljeva tima. Sponzori, dionici i timovi zatim provode dosta vremena mijenjanju opsega posla i procesa predstavljanja. Imajući jasan i jednostavan postupak upravljanja promjenama na mjestu i stabilan pogled na veću sliku, čak i kako se neki detalji mijenjaju, ide dug put prema održavanju projekta kretanja naprijed i omogućava vam da zadržite svoje kul.

Prihvati da se promjena dogodi

Promjene se događaju na gotovo svakoj točki životnog ciklusa upravljanja projektom. Prepoznajući da su promjene neizbježne - zapravo, često korisne - dijelovi procesa omogućuju najboljim voditeljima projekata prilagodbu agilnijim pristupima planiranju i izvršenju. Imajući na raspolaganju strategije za učinkovito bavljenje promjenama kao što se dogode, najbrži je način da svi čuvaju nagradu, čak i pred onim što ponekad može činiti konstantnim pomacima u smjeru.

Definirani, strukturirani proces upravljanja promjenama je vaša izvršna igračka knjiga; svoju biblijsku strategiju. To će definirati, za vas, kako najbolje odgovoriti kao voditelj prijedloga - čak i zahtjeva - za promjenu unutar razvojnog procesa. Pomoći će vam da navigirate, graciozno i ​​sa sigurnijim, ponekad spornim suradničkim krajolicima prema postizanju konačnih ciljeva svih stranaka.

Proces upravljanja promjenama

Proces upravljanja promjenama izgleda ovako:

• Primanje zahtjeva / zahtjeva za promjenu u procesu na projektu
• Procijenite zahtjev / zahtjev za promjenom s naglaskom na proračun projekta u vezi s:
  • materijali
  • sve relevantne zahtjeve za dozvolom
  • radni sati
  • vrijeme izgubljeno / steklo
• Pripremite i predočite dioničarima projekta / povezujte svoje preporuke o tome kako postupiti u odnosu na zahtjev (e)
• Prihvatite odobrenje odluke dioničara ili odbijanje za nastavak

Neka pogled na svaki od tih koraka zauzvrat:

Primanje zahtjeva / zahtjeva za promjenu u procesu na projektu

Vi ćete dobiti zahtjev za promjenu projekta na stotine različitih načina: na sastanku, e-poštom, telefonom, u hodniku dok izađete iz ureda navečer. U idealnom slučaju, dobit ćete informacije o obrascu zahtjeva za promjenu, ali biste trebali znati da u stvarnom životu mnogi važni dionici smatraju da je dovršavanje ove vrste papira upravitelj projekta i to u vašoj tvrtki.

Predložak zahtjeva za promjenu projekta (više o tome u minuti) treba točno i sažeto obuhvatiti sve pojedinosti zahtjeva, no neformalno dolaze do vas. Kada osjetite da su sve detalje točno zabilježene, pokrenite obrazac pokraj pokretača kako biste provjerili jesu li sve točke u potpunosti adresirane.

Imajte na umu da se promjene mogu odnositi i na izvođenje radova. Don uvijek pretpostavlja da će promjene biti povezane s stavljanjem u rad. Postupak je isti bez obzira povećavate li ili smanjujete opseg projekta.

Provedite procjenu promjene

Detaljno pogledajte zahtjev za promjenu. Procjenjujete utjecaj na:

• Raspored
• Dokumentacija
• Do sada učinjeno i još posla
• budžet
• Kvalitete mjere
• djelokrug
• Dostupnost resursa

Na primjer, promjena softvera može se procijeniti na 5 dana. To ne bi samo trebalo dodati 5 dana u raspored jer bi se istisnula drugi zadatak i pomaknuli to u vremenskom okviru gdje je ključni resurs na odmoru. Taj zadatak bi također trebao biti pomaknut, pa bi ukupna promjena trebala dodati 8 dana rasporedu. To bi koštalo $ 5k za napraviti, a dodatnih 8 dana gura nas u drugi mjesec s dobavljač ugovor, tako da postoje troškovi uzeti u obzir. Kvaliteta ostaje ista, ali opseg uključuje promjene u novu promjenu.

Potrebno je ažurirati svu relevantnu dokumentaciju, uključujući projektni plan i priručnike za obuku, koji su već započeli.

Dakle, u velikoj slici, jednostavna petodnevna promjena ima zvučni učinak. Važno je uzeti u obzir sve relevantne čimbenike prije donošenja odluke o provedbi, a kao cjelovita slika može promijeniti ishod.

Pripremite i predočite preporuke

Naoružani razumijevanjem punog utjecaja tražene izmjene ili promjena, predočite svoje preporuke glede održivosti promjene.

U nekim slučajevima promjene neće biti implementirane jer će primjetna korist biti manja od troškova. U drugim slučajevima može se pronaći dovoljno koristi za kompenzaciju troškova obavljanja dodatnog posla. Drugi slučajevi, i dalje, pokazat će da će promjene biti neizbježne i izvan vaše kontrole, bez obzira na negativan učinak koji proizlazi iz regulatornih ili sukladnih pitanja ili internih pitanja kao što je organizacijska restrukturacija.

Odluka

Za male izmjene koje spadaju u vašu granicu autorizacije, odluka o prihvaćanju ili odbijanju izmjena temelji se na vama (s pravim unosom tima). Sve veće treba odobriti projektni sponzor ili projektni odbor. Uvjeti za ono što spada pod kategoriju općenito su jasno navedeni na početku bilo kojeg projekta.

Bez obzira na ishod, važno je pridržavati se svih uključenih u proces. Otuđivanje članova tima u bilo kojem trenutku razvoja može koštati cjelovitost cijelog projekta, kao i sve buduće suradnje.

Alati za upravljanje promjenama

Razvijen je niz alata za upravljanje promjenama koji olakšavaju i pojednostavljuju taj proces. Središnja za svaki alat za upravljanje promjenama promjena trebao bi biti:

• Kontrolni popis ili procesna karta hodaju interesnim skupinama kroz odgovarajuće korake kako bi se podigla promjena opsega projekta
• Obrazac za zahtjev za promjenu predloška (NAPOMENA: ako su vaši projekti radili na mreži s automatiziranog tijeka rada, sjajna je ideja da ovaj obrazac bude uključen u vaš popis dokumenata)

Izrada obrasca zahtjeva za izmjenu projekta

Obrazac zahtjeva za izmjenu projekta trebao bi uključivati:

• Ime osobe koja traži izmjenu ("podnositelj zahtjeva").
• Jedinstveni identifikator, poput broja promjena (to možete dodati kasnije, jer malo je vjerojatno da će bilo tko od ljudi koji podiže zahtjev i upotreba obrasca znati što unijeti ovdje).
• Opis predložene promjene, s što je moguće više pojedinosti.
• Kategorija promjene. U idealnom slučaju, podnositelji zahtjeva trebali bi biti u mogućnosti odabrati ovaj odjeljak, tako da moraju samo označiti okvir. Ovo je dobro mjesto za bilježenje je li zahtjev za promjenom u odnosu na regulaciju ili interne usklađenosti - ako je to (istinski), možete zaobići mnogo planova i procjena i jednostavno se uključiti.
• "Zašto" promjene. Što je opravdanje za njegovo provođenje? Zašto ga molitelj traži?
• Potencijalni utjecaj predložene promjene na različite elemente projekta, uključujući vrijeme, cijenu, kvalitetu, opseg. Podnositelj zahtjeva možda nema sve pojedinosti tako da može zahtijevati vašu pomoć u popunjavanju ovih praznina kroz korak procjene promjene. Najmanji iznos koji tražite u ovom trenutku je za pojašnjenje može li povećati, smanjiti ili promijeniti postojeće parametre projekta.

Obrazac za zamjenu obrasca trebao bi biti zaokružen s prostorom za pojedinosti koje možete popuniti jer se dodatno raspravlja o promjeni. Predložak također treba sadržavati prostor za:

• Odlučivanje o promjeni: prihvaćanje, odbijanje ili odgodu
• Ime osobe koja je donijela odluku (ili skupinu) plus datum donošenja odluke i bilo koji dodatni komentar.

Promjene i upravljanje projektom

Upravljanje opsegom projekta je proces koji filtrira i pročišćava razlike između onoga što je potrebno za uspješno izvršavanje projekta i što nije. Kada se primaju zahtjevi za promjenu projekata, potrebno je razmotriti kako te promjene mogu utjecati na ukupni projekt. Vaš proces upravljanja promjenama pomaže vam precizirati i definirati unutar konteksta, zašto je promjena neučinkovita ili nije potrebna.

Vodič za upravljanje projektom Body of Knowledge (PMBOK® Guide) - Peto izdanje za pokrivanje projekta promjena upravljanja vrijedi spomena, jer nije tako intuitivan kao što mislite. PMBOK® vodič uključuje izvrsne smjernice za pokretanje u obliku procesa koji se zove "Kontrolni opseg" u odjeljku Upravljanje projektom. Međutim, proces upravljanja promjenama na projektima treba biti obrađen na integrirani način, a to se odražava iu tekstu. PMBOK® vodič korisnici bi se također trebali odnositi na Provođenje procesa integriranog upravljanja promjenama jer jasno pokazuje kako se sve povezuje u većem krajoliku.

U svrhu postaje PMP važno je razumjeti kako PMBOK® vodič pokriva upravljanje promjenama jer će to biti dio vašeg ispitivanja. No, imajte na umu da će proces upravljanja promjenama koje ćete koristiti na projektima treba integrirati, lako pratiti i praktično.

Vodeći vaš tim kroz proces promjene

Projektni tim je ključan za uspjeh bilo kojeg projekta, pa im pomaže da se aktivno uključe prilikom upravljanja promjenama u procesu.

5 načina na koje možete pomoći vašem timu da brzo stekne uvjete s procesom upravljanja projektom promjena:

1. Budite otvoreni o promjenama. Neka vaš tim zna kako se očekuje promjena na projektima.

2. Budite otvoreni o procesu. Ovdje opisani proces upravljanja promjenama ne dolazi prirodno svima. Većina članova tima neće znati što se očekuje od njih dok im ne bude savjetovano. Pripremite sastanak s njima kako biste prolazili kroz taj proces i neka svaki zna koja je njegova uloga u izvršenju.

3. Olakšajte. Promjena projekta često je, u najboljem slučaju, kontrolirani kaos. Koraci koje ste poduzeli kako biste ga uspješno kretali definiraju vašu pozornost kao upravitelja projekta. Vaš tim može doći do promjena uznemirujućim - osobito velikih ili onih koji su preokrenuli odluke koje su dugo mislili da se riješe i prepreke koje se smatraju dugo čistim. Raspored je pogrešan, proračun može biti drugačiji, zahtjevi su svakako različiti.

Vaš tim vas gleda u smjernice i stabilizaciju. Napravite postupak što je lakše moguće za njih.

4. Budite tu da vam pomognete. Novi način rada traži puno vremena za uspješno integriranje. Ako ste prethodno upravljali projektnim promjenama na neformalni način (ili uopće nisu), onda bi promjena u formalni proces mogla potrajati neko vrijeme da postane "način na koji radimo stvari ovdje". Neka momčad zna da ste tamo da im pomognete ako trebaju pokrenuti nešto prije vas.

5. Nemojte se bojati reći ne. Nisu sve promjene razumne prijedloge. Neka vaš tim zna da ako se osjećaju snažno o tome da promjena nije dobra stvar za projekt u ovom trenutku, da ćeš stajati uz njih u tom razgovoru s podnositeljem zahtjeva za promjenu.

Ako ne uspijete učinkovito upravljati promjenama, glavni je način na koji se projekt može potpuno izvući, pa pazite. Naoružan pravim informacijama i procesima, promjene projekta mogu se rješavati na kontroliran, pametan i koristan način za sve uključene.