Jednostavno upravljanje zapisima o troškovima poslovanja

Ako ste uzeli vremena da napravite popis svih zadataka koje morate poduzeti kako biste upravljali tvrtkom, a zatim ih naručili u smislu koliko ste voljeli raditi ih, gdje bi potrošili upravljanje zapisima? Dvjesto sedamdeset? Ili još niže?

No, iako većina nas svakako smatra da je upravljanje poslovnim zapisima funkcioniranje i nastoji dati niskom prioritetu, dobro upravljanje zapisima ne samo da olakšava naš radni život, već nas može dati pravi ublažavanje stresa u poreznom vremenu. Evo što možete učiniti kako bi upravljanje zapisima bilo lako:

Održavajte svoje poslovne i osobne troškove

Zvuči jednostavno, zar ne? Ali ovo je dio upravljanja zapisima koji putuje do većine ljudi. Ako, primjerice, uzmete potencijalnog klijenta za krug golfa, to je osobni trošak ili poslovni trošak? (Odgovor je osoban jer zelene naknade nisu odbitni poslovni rashodi.) Vozila koja koristite za osobne i poslovne razloge su još jedan višegodišnji problem. Morate znati što se kvalificira kao legitimni poslovni troškovi i što ne i biti sigurni da se vaši poslovni zapisi to točno prikazuju.

Dobijte dovoljno dokumentacije za sve troškove poslovanja

Mnogi poslovni ljudi čine pogrešku razmišljanja da su "popisi" dovoljno dobri za svrhu rekordnog upravljanja. Na primjer, oni imaju popis kupnji na svojim izjavama o kreditnoj kartici i misle da je to dovoljno dobro u smislu potraživanja tih kupnji kao poslovnih troškova.

Nažalost, CRA (Kanada prihoda agencija) je zahtjevnije. Ne prihvaćaju izjave o kreditnoj kartici ili otkazane čekove kao dovoljnu dokumentaciju za izdatke kada bi se račun ili potvrda normalno izdali. IRS je oprostiti i, u nedostatku potvrde, općenito će prihvaćati izjave o kreditnoj kartici i otkazane provjere kao dokaz o potraživanju troškova.

Što se tiče vođenja evidencije, imajte na umu dvije točke:

Uvijek dobijte potvrdu, Uobičajite se tražiti račun kada god kupite - bez obzira koliko je mala. I mali troškovi se zbrajaju, a potrebna vam je dokumentacija za poslovne zapise.

Ako je potrebno, označite svoje priznanice, Još uvijek postoje tvrtke oko koje prenesu račune koji nemaju ništa na njima, osim datuma kada je stavka kupljena i koliko košta - što nije korisno kada gledate na račun koji pokušava shvatiti što predmet je bio i koja se kategorija poslovnih troškova uklapa.

Kada dobijete račun, pogledajte ga i napišite nedostajuće / relevantne informacije o njoj, kao što je ono za što je pribavljeno i kategorija troškova.

Nabavite odvojeni bankovni račun za svoju tvrtku

Iako su naknade za račune poslovnih banaka znatno visoke u odnosu na osobne račune, poslovni bankovni račun je apsolutno neophodan za dobro upravljanje poslovnim rekordom. Račun poslovnog bankarstva pomaže vam da izdvojite svoje poslovne i osobne troškove. Sve poslovne prihode položit ćete na poslovni račun i povuci sve troškove poslovanja ili isplate s poslovnog računa.

Koju vrstu poslovnog bankovnog računa trebate dobiti? Račun za provjeru - ponajprije onaj koji donosi mjesečne izvještaje i vraća vam otkazane čekove.

Poslovne provjere olakšavaju upravljanje vašim zapisima jer možete koristiti dopisivanje na prednjoj strani svake provjere radi dokumentiranja poslovne svrhe troška.

Imati i koristiti odvojenu kreditnu karticu za poslovne troškove

Korištenje vaših osobnih kreditnih kartica u poslovne svrhe brzo će vas ubaciti u zapis rekorda upravljanja. Poslovna kreditna kartica uvelike pojednostavljuje upravljanje poslovnim rekordom pomažući odvojeno zadržavanje osobnih i poslovnih troškova. (Ona također pomaže da vaš posao izgleda profesionalnije.)

Zadržite bilježnicu o vašem poslovnom putovanju

Ako koristite bilo koji od vaših vozila u poslovne svrhe, dnevnik kilometraže bit će velika pomoć u zapisima upravljanja. Napominjemo kilometražu (ili kilometražu) čitanje na kilometražu na početku godine, a zatim unesite kilometražu prema datumu svaki put kad koristite vozilo u poslovne svrhe. Čuvanje zapisnika za kilometražu u pretincu za rukavice vašeg vozila učinit će to lako. Ako imate više od jednog vozila koje koristite u poslovne svrhe, vodite evidenciju o kilometrima.

Držite sve vaše poslovne zapise za određenu poreznu godinu zajedno

Imajući vaš poslovni rekord razbacani po cijelom mjestu je stvarni vremenski razbacivač kada se radi o računovodstvu ili pripremi poreza, a organiziranje sustava upravljanja poslovnim rekordom po fiskalnoj godini olakšat će pronalaženje poslovnih evidencija koje vam trebaju kada vam je potrebna ih.

Zadrži evidenciju o vašoj tvrtki za točnu dužinu vremena

Iz nekog razloga čini se da postoji puno konfuzije o tome koliko dugo morate voditi poslovne zapise. U porezne svrhe, "ako podnesete svoj povrat na vrijeme, vodite evidenciju najmanje šest godina nakon isteka porezne godine na koju se odnose". Ovo šestogodišnje razdoblje počinje od zadnjeg korištenja poslovnih zapisa, a ne od trenutka nastanka transakcije.

Za porezne prijave SAD-a "vodite evidenciju za 3 godine od datuma kada ste poslali originalni povrat ili 2 godine od datuma kada ste platili porez, ovisno što je kasnije ako podnesete zahtjev za kredit ili povrat sredstava nakon što podnesete povrat. Vodite evidenciju 7 godina ako podnesete zahtjev za gubitak od bezvrijednih vrijednosnih papira ili odbitaka od loših duga ".

Računovodstveni softver olakšava

Zbog jednostavnosti upotrebe, pristupačnosti s mobilnih uređaja i niskih troškova, današnji programi malih računovodstvenih softverskih paketa u oblaku mogu uvelike pojednostaviti upravljanje zapisima. Za dobavljače softvera od $ 10 / mjesečno, kao što su FreshBooks i Zoho, nude osnovne pakete startera pogodnih za slobodne i samostalne djelatnosti, uključujući fakturiranje, praćenje troškova i jednostavno izvješćivanje. Razmislite o prednostima mogućnosti slanja fakture, primjerice, izravno s pametnog telefona, snimite primitak ručka s klijentom i zabilježite ga kao trošak ili pratite vrijeme naplate s ugrađenim timerom.

Ovih osam stvari koje možete učiniti kako bi vaše upravljanje zapisima bile jednostavne nije teško. Poput mnogih administrativnih poslova povezanih s vođenjem posla, oni samo zahtijevaju uspostavljanje dobrih navika i upornosti. Ali ako sada primijenite ova pravila i pratite ih, vidjet ćete veliku razliku u slijedećem poreznom vremenu, a vaše će računovodstvo biti lakše tijekom cijele godine.