Vodič za cijene konferencije i sastanaka

Za razliku od Sjedinjenih Država, uobičajena je praksa da europski hoteli nude korporativne konferencije i sastanke kao opcije za organizatore događaja koji održavaju seminare, konferencije i druge sastanke u hotelu. Ideja koja nudi usluge paketa korporativnih događaja jest kombinacija svih različitih elemenata prostora za sastanke, hrane i pića te audiovizualnih potreba u paket sastanka za ravnu dnevnu cijenu po osnovi sudionika. Ne samo da ova praksa može biti općenito učinkovitija za one koji su uključeni u planiranje događaja, nego čini upravljanje i predviđanje troškova povezanih s prostorom mnogo jednostavnijim postupkom.

U Sjedinjenim državama, s druge strane, hotelima je još uvijek uobičajenija izgradnja stavki retka troškova konferencije po stavkama retka na temelju detaljnih i prilagođenih potreba svakog sastanka ili događaja. Iako praksa omogućuje organizatoru događaja da posjeduje veću kontrolu nad svakim pojedinostima događaja, često stvara i komplicirane narudžbe događaja za domjenke i više poteškoća u upravljanju troškovima i ukupnom proračunu događaja.

Iako kako glavni igrači u industriji i dalje mijenjaju način na koji posluju, europski model i američki model još uvijek odražavaju te razlike u pristupu konferencijskim i korporativnim događajima. Za dublje ronjenje pogledajte dva primjera korporativnih događaja i paketa za konferencije: jedan iz bivše Fira Palace u Barceloni (europski primjer), a drugi u Wynn Resortsu u Las Vegasu (američki primjer).

Primjer paketa konferencije i sastanaka

Dnevne pakirane stope su popularne u Ujedinjenom Kraljevstvu i radile su svoj put do kontinentalne Europe. "Veliko tržište u Velikoj Britaniji prvi je tražilo ovu vrstu paketa i uvijek nastojimo prilagoditi naše prijedloge kako bismo zadovoljili potrebe naših klijenata", objašnjava bivši generalni direktor Fira Palace u Barceloni (sada Crowne Plaza Barcelona), tvrtku hotel koji je popularan među korporativnim događajima i planerima sastanaka koji organiziraju međunarodne sastanke.

Hotel klijentima

Natrag kad je Crowne Plaza Barcelona još djelovao kao palača Fira, oko 20% hotelskih klijenata bilo je iz Španjolske. Ostatak godišnjeg klijenta došao je iz Velike Britanije (19%), SAD-a (17%), Francuske (7%), Italije (6%), Japana (4%) i Njemačke (4%). Osim toga, oko polovice poslovnih događaja u kojima su bili domaćini bili su od farmaceutske industrije s ostatkom, uključujući tehnologiju, hranu i piće, bankarstvo i klijente auto industrije.

Potražnja za cijenama paketa konferencije

Za to vrijeme, dnevni sastanak paket u Fira Palace uključeni korištenje sastajališta, pauza za kavu, ručak, ekran, i još mnogo toga. Dostupni paketi za sastanke uglavnom su uključivali sve što bi planer trebao uključiti u sastanak.

Kako se industrija razvila, zahtjevi za paketima za sastanke i sastanke nastavljaju se mijenjati tijekom vremena. U početku, korporativni događaj planeri su tražili stan konferencijski cijene za sobe za sastanke i hrane i pića. S vremenom su ti zahtjevi prošireni na druge stavke, kao što su zasloni, pristup internetu, flip charti i zvučni sustavi. Ali potražnja je još uvijek bila za pakiranu, flat-rate cijenu.

Za one koji su trebali preko noći gost sobe, također su zatražili posebnu / pregovaračku stopu za smještaj u konferenciji sveukupne cijene događaja. Iako će ovi paketi pokrivati ​​većinu potreba za događajima, planeri bi i dalje pregovarali o ostalim zahtjevima događaja, kao što su izložbeni prostor, gala večere, koktel prijeme i ostale stavke dnevnog reda.

Pro i kontra od europskog pristupa

Jasno je da prvenstveno europski pristup planiranju konferencija i cijenama može pomoći organizatorima događaja iz nekoliko razloga, uključujući percepciju uštede troškova, predvidljivost troškova i jednostavnost prezentacije i odobrenja klijenata.

To je rekao, takav pristup stavlja povećan teret na hotelu kako bi predvidio potrebe svojih klijenata dok je upravljao svojim dnom. "S naše točke gledišta, mnogo je lakše napraviti" à la carte "događaje, zapravo je operacija puno složenija, no korist nam je zadovoljstvo kupaca", kaže bivši generalni direktor Fira Palace.

Primjer američke konferencije i paketa za sastanke

Iako je europsko tržište relativno zrelo pri prihvaćanju i korištenju paketa za sastanke ili sastanke, još američki hoteli mogu početi razmotriti promjenu načina na koji pakiraju, te cijene i konferencije. Posebno je važno sada kada se planeri događaja traže da sve češće donose odluke o sastanku u kraćim rokovima.

U svibnju 2009. godine, Wynn Las Vegas preuzeo je inicijativu za uvođenje tri vrste onoga što nazivaju sveobuhvatne cijene konferencija i sastanaka za male sastanke na tržištu, što znači one s manje od 80 sudionika. Danas još uvijek nude one pakete. Oni uključuju:

• Delegat paket cjelodnevnih konferencija
• "AM" Paket s Delegatom za poludnevnu konferenciju
• "PM" Paketni Delegat Konferencija Poludnevne konferencije

Kao što se očekuju i europski događajni planeri, Wynnove pakirane opcije cijene po delegatima (npr. Sudionicima), uključujući sobu za sastanke, hranu i piće, zalogaje za pauze, LCD projektor i zaslon.

Ideja za Wynn da razvije svoje mogućnosti konferencijskog paketa rasla je od pristupa europskog tržišta.Zapravo, André Link, bivši nacionalni prodajni menadžer Wynn, prethodno je došao iz Europe. "Uglavnom u Europi, to je jedini način na koji smo prodali sastanke … Vrlo je rijetko da smo pripremili à la carte prijedloge koji navode troškove za F & B, iznajmljivanje soba, AV troškove itd.", Objašnjava Link.

Američka industrija Shift

Lansiranjem svog malog paketa sastanaka, Wynn Resorts predvidio je da će paketne cijene konferencije biti popularnije kod svojih korporativnih klijenata jer većina sastanaka udruga ima veću veličinu. Imali su pravo. Od tada, nekoliko visokih američkih hotelskih lancera počelo je s ponudom korporativnih sastanaka i konferencija koje bolje odražavaju europski model ako se planiraju korporativni događaji.

Kako bi bili sigurni, cijene sastanka i konferencije neće zadovoljiti potrebe svakog događaja. Zapravo, većina planera prepoznaje da će odreći određene postavke za svoj program ili zahtijevati mjesto prilagodbe paketa za uključivanje dodatnih elemenata. Uvijek postoji oprez pri oslanjanju na cijene paketa ako planeri predviđaju da njihovi programi mogu trajati duže nego što se očekivalo, što može potaknuti dodatne naknade. Ali za one sastanke i planere događaja koji pozorno prate proračun, ti sastanak i konferencije nude jasnu predvidljivost za konferencijski proračun.