Velike ideje za učinkovitu tablicu registracije događaja

Registracija je prva točka kontakta sa svojim gostima, a glatki check-in proces zadržava visoku razinu uzbuđenja i postavlja ton za veliki događaj. S druge strane, neorganizirano i dugotrajno iskustvo može ostaviti mnoštvo koji gristi sve do trenutka kada se vaš događaj pokrene. Uz toliko vožnje na tablici za registraciju, svakako ćete to odmah poželjeti. Slijedite ovaj popis osnovnih podataka kako biste osigurali dobru početak.

Veći je bolji

Jednostavna matematika nam govori da će velike gužve zahtijevati više radne snage ukoliko želite izbjeći velike linije. Preporučujem jedan polaznik za svakih stotinu gostiju i jedan plivač za svaku dvjestotinjak gostiju. Što se tiče potrebe tablice, pretpostavite dva polaznika po tablici osam stopa i dodajte dodatnu tablicu na ovaj izračun za materijal i radni prostor.

Ostanite povezani

Ne želite se trčati kroz dvorane koje traže utičnicu za napajanje ili internetsku vezu, stoga budite sigurni da ćete ove linije prijeći na stol. Također ćete htjeti donijeti prijenosno računalo čak i ako ne namjeravate koristiti ga. Online pristup može vam pomoći ako trebate provjeriti e-poštu ili pomoći izgubljenim gostima da pronađu svoj put do i od mjesta događaja. Posljednje, ali ne manje važno, provjerite stanje osvjetljenja. Ako je hodnik slabo osvijetljen, možda biste trebali dodati nekoliko stolnih svjetala kako biste lakše čitali popise.

Nemojte zaboraviti uredske pribor

Svaki planer trebao bi imati kutiju za ljepotu ispunjenu uredskim osnovama poput trake, škara i asortimana markera. Ostale značajne stavke za popis za pakiranje uključuju prazne oznake, tablične brojeve i rezervirane znakove za upotrebu po potrebi. Da, vaše mjesto održavanja će imati pristup većini tih stvari, ali vrijeme i frustracija koju štedite tako da ih imate pored vas je neprocjenjiva.

Požurite odgovore

Jedan od najvećih poremećaja vašeg "registracijskog ritma" bit će barijera jednostavnih pitanja koja dolaze od volontera i sudionika. Možete spriječiti ove upite usporavajući registracijsku liniju postavljanjem tablice pomoći. Bit ćete zaprepašteni koliko učinkovitije tablice za prijavu mogu pokrenuti kada imate posvećenu osobu koja odgovara na pitanja poput "gdje je kupaonica?"

Ostani otvoren

Neophodno je održati najmanje jednu osobu u registracijskoj tablici tijekom cijelog događaja. Ne želite relativno manji problem snijega u nešto veće jer nitko nije bio na raspolaganju za pomoć. To se obično događa kada su gosti prisiljeni gledati negdje drugdje kada se vaš tim ne može pronaći. Potrebno je samo jedan slabo određeno vrijeme pauze za kupaonicu kako bi poslali nestrpljivog sudionika u kuhinju kako bi zatražili salatu bez lukova!

Zatvori svoje prijatelje

Postoji nekoliko brojeva kontakata koje želite doći prije nego što se događaj započne. Prvi je broj mobilnog telefona za vaš koordinator mjesta. Neće imati vremena za skrivanje zgrade kad se papirnati ručnici ispuste u kupaonici, pa je taj broj apsolutno nužan. Još jedan dobar broj koji treba imati za pitanja vezana uz hranu je upravitelj ugostiteljstva. Konačno, potvrdite najbolje brojeve hitnih službi za policijske i vatrogasne postrojbe. Neki hoteli imaju svoje osoblje osiguranja koje su često u najboljim kontaktima u takvim situacijama.

Tablice za registraciju trebale bi pružiti više od samo znaka dobrodošlice i oznake imena. Iz perspektive gosta, oni predstavljaju službu za korisnike za vaš događaj. Ali, kako biste živjeli u skladu s ovim očekivanjem, morate biti spremni. Naposljetku, ako ga gosti ne mogu prijaviti prije registracije, ostatak vaših planerskih napora proći će nezapaženo.