Savjeti za upravljanje proračunom za nove upravitelje

Šanse su, kada se netko promovira u svoju prvu ulogu menadžera, prvi put će upravljati proračunom odjela.

Većina novih menadžera dobiva malo ili nimalo formalne obuke o tome kako razviti prognozu proračuna, pratiti njihove troškove ili kako napraviti srednjoročne prilagodbe. Često se predaju proračunsku tablicu ili izvješće od svojeg menadžera ili odjela za financije, a očekuje se da će znati kako to učiniti ili naučiti pokušajima i pogreškama.

Dok "suđenje i pogreška" može biti učinkovit način učenja nove vještine, bilo bi bolje ako novi upravitelj nije morao napraviti previše pogrešnih pogrešaka. Evo nekoliko savjeta.

Investirajte vrijeme da naučiš pravo od početka

Nema boljeg vremena pitati "glupo" pitanja nego kad ste potpuno novi u nečemu i nikad to niste učinili. Bolje je pitati i potrošiti vrijeme prije početka učenja, umjesto da pričekate da netko mora istaknuti vaše pogreške. Zatražite vrijeme od svog upravitelja (ili prethodnika ako možete) da biste pregledali temeljnu filozofiju, sveobuhvatne ciljeve, format i svaku stavku retka. Ako vaša organizacija ima finansijsku osobu, zamolite tu osobu da provede i vrijeme s vama. Većina će biti polaskana i spremna podijeliti svoje znanje.

Uostalom, ako vas mogu trenirati kako da rade stvari prema unaprijed navedenim specifikacijama, kasnije ćete im biti manje glavobolja.

Preuzmite tečaj "Financije i proračun za nefinancijske upravitelje"

Provjerite kod lokalnih sveučilišnih poslovnih škola pod "Izvršnim obrazovanjem". Većina poslovnih škola nudi jedan do tri dana, ne-kreditne tečajeve. Tijekom ili nakon tečaja, odvojite vrijeme da biste pregledali godišnje izvješće vaše tvrtke i razumjeli različite financijske pokazatelje i izvješća.

Upravljajte proračunom odjela kao da je to vaš vlastiti posao

Kada radimo za velike organizacije, mi se tretiraju "novac tvrtke" kao da raste na stablima. Ne, a sada je vaš posao kao upravitelj da preuzme osobno vlasništvo resursa vašeg odjela.

Budi timski igrač

Ako je moguće, pregledajte proračun upravitelja. Iako je važno preuzeti vlasništvo nad vašim proračunom, jedinica je dio većeg entiteta. Zamolite upravitelja da vam pokaže gdje se vaš proračun uklapa i podržava veliku sliku, kao i međuovisnosti sa svojim vršnjacima. Mogu postojati slučajevi kada drugi odjel treba novac za ciljeve koji su veći prioritet od vašeg. Nemojte čekati da se pitate ili ga oduzmite - budite proaktivni i ponudite pomoć vašem ravnatelju ravnopravnosti. Vidjet ćete se kao strateški i suradnički.

Nemojte igrati glupane igre

Samo zato što "svi to rade", ne znači da nije glupo i loše za tvrtku. Primjer tipične gluposti budžetne igre koju igrači igraju "koristite ga ili izgubite potrošnju". To je kada se približavate kraju godine, a vaš je proračun prikazan pod vašim predviđanjima. U prethodnim godinama, kada ste nedovoljno potrošili, proračun za sljedeću godinu postavljen je na temelju stvarne godine. Dakle, da ne biste ponovno smanjili svoj proračun, idete na kupovinu stvari za kupnju kupovine koje vam nisu potrebne ili za zalihe samo u slučaju da vam je to potrebno.

Mjesečno pratite svoje troškove i izvršite proaktivne korekcije

Nemojte pretpostavljati da će vam netko reći kada ste iznad proračuna. Zapravo, čak biste trebali zatražiti mjesečna izvješća ili pratiti sebe. Nemojte čekati do kraja godine, kada je iznenađenje (vama i vašem šefu). Do tada je prekasno istražiti i izvršiti ispravke. Budite odgovorni, mjerite se i proaktivno prijavite svom upravitelju.

Budite transparentni i uključite svoj tim

Dijelite svoj proračun sa svojim timom, možda čak i uključujte ih u postavljanje predviđanja. Uključivanje vašeg tima i pomaganje u razumijevanju procesa izrade proračuna stvara osjećaj dijeljenog vlasništva i potiče vaše zaposlenike na pronalaženje kreativnih načina upravljanja troškovima.

Budite strateški

Nemojte samo uzimati prošlogodišnje rezultate i dodati deset posto na prognozu za sljedeću godinu. Počnite s razvojem strategije i ciljeva, a zatim odredite resurse potrebne za postizanje tih ciljeva. Ako vam je potrebno više od prošle godine, pripremite poslovni slučaj kako biste opravdali svoj zahtjev za dodatnim financijskim sredstvima.

Nemojte je pretjerati

Upravljanje proračunom je važna uloga menadžera, a nikad ne izgubite iz vida najvažniju imovinu: vaši ljudi! Provjerite jeste li potrošili barem pet puta veću količinu vremena u razvoju vašeg tima, nego što raščlanjujete brojeve.