Savjeti za širenje vašeg sastanka tvrtke

Jeste li planer mjesečnog ili periodičnog sastanka tvrtke ili odjela? Mogu biti smrtonosni, ako ne budete oprezni. Znaš proceduru. Mnogo govorenih glava se podudara s informacijama o tvrtki. Da, svakako vam je drago da održavate ovaj povremeni sastanak.

Zaposlenici trebaju informacije kako bi se uskladili s strateškim smjerom tvrtke. Žele znati što se događa diljem tvrtke, osobito kada informacija dotakne svoj posao ili ukupni uspjeh tvrtke. Iskreno se zainteresirani za ono što se događa u raznim odjelima.

Dakle, vaši zaposlenici su zainteresirani, ali im pružaju odmor od govorenih glava i neprekidnih moćnih točaka. Najučinkovitiji sastanci privlače pozornost pitanjima i odgovorima koji izazivaju misli, audio vizualnosti i sudjelovanja. Ovi savjeti će vam donijeti uspjeh.

1. Pokrenite sastanke, prezentacije i vježbe s ledenjakom ili zagrijavanjem. Na velikom sastanku ili kratkom sastanku, ledolomac može biti jedno pitanje koje ljudima razmišlja i razgovara sa svojim susjedom. Kao primjer, postavite pitanje koje uzrokuje da ljudi podignu ruke. Duljina ledenog prekidača ovisi o duljini vašeg sastanka, stoga planirajte mudro.

2. Razvijte svoje metode prezentacije. Ako svaki govornik razgovara s publikom, u obliku predavanja, čak i zainteresirane glave uskoro će klimnuti glavom. Zamolite ljude da razgovaraju u malim skupinama.

Koristite audiovizualne materijale kao što su videozapisi, slajdovi i prezentacije i slike programa PowerPoint. Ako govorite o novom slikarskom procesu, prikažite svoje zaposlenike prije i poslije obojenih dijelova. Proširite pozitivne klijentske ankete i komentare.

3. Pozovite gostujuće govornike za sudjelovanje publike i uzbuđenje. Vaši klijenti imaju puno toga da kažu vašoj radnoj snazi ​​o njihovim potrebama i zahtjevima kvalitete. Jedna klijentela koja udruge s neprofitnim i dobrotvornim udrugama ima gostujuće govornike iz organizacija koje primaju svoje donacije. Zvučnici iz organizacija koje vaši zaposlenici podržavaju financijski su dinamit.

4. Potaknite pitanja da se dijalog odvija. Zamolite ljude da zapišu svoja pitanja prije sastanka i tijekom sastanka. Dopustite vrijeme za pitanja usmjerena svakom govorniku dok idete.

Ako ne možete odmah odgovoriti na to pitanje, obavijestite ljude s kojima ćete se vratiti kada dobijete točan odgovor. Ako pitanja prekorače vrijeme, zakazujte sastanak na temu.

5. Često previdjeti, ali ključna, uspješna taktika sastanka je da svaki zvučnik zatraži glasno ponoviti svako pitanje koje mu se traži. Osoba koja postavlja pitanje tada zna da je govornik razumio pitanje. Drugi ljudi koji sudjeluju na sastanku mogu čuti i znati i pitanje, ne samo pretpostavljati pitanje - možda pogrešno - od odgovora govornika.

6. Postavite ciljeve za svoj povremeni sastanak. Ne možete predstaviti svaki aspekt poslovanja tvrtke u jednom satnom sastanku. Dakle, odlučite o važnim, pravodobnim pitanjima i potrošite vrijeme sastanka na njih. Uzmite u obzir i interese većine sudionika.

Imajte na umu da imate druge načine za komuniciranje podataka tvrtke koji uključuju programe kao što su Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype za tvrtke, Flowdock, e-mail i IM. Komunikacija svih strateških informacija o tvrtki ne mora se održavati na sastanku.

7. Pripremite svoje planove pažljivo. Utvrdite potrebe i interese većine sudionika. Počnite s dobrim vijestima koje će sudionici osjećati dobro.

8. Promijenite redoslijed govornika na dnevnom redu svakog mjeseca. Ne želite da ljudi dosadi istovjetnosti. Distribuirajte potrebne poslovne stavke diljem dnevnog reda tako da ljudi ne podešavaju kraj sastanka ili smatraju da su posljednje stavke manje važne.

Članak u "Wall Street Journalu", prije nekoliko godina, izjavio je da će američki menadžeri uštedjeti 80 posto vremena kada će otpasti na sastancima ako ispravno izvrše dvije stvari. Prvi je uvijek imao dnevni red. Drugi je trebao početi na vrijeme i završiti na vrijeme. Dodat ću da morate dopustiti svakom zvučniku koliko vremena potrebno za pokrivanje njihove teme. Držite ih u svoje vrijeme - lijepo.

9. Organizirajte fizičko okruženje kako bi ljudi bili pozorni na sadržaj sastanka. Nitko ne smije sjediti iza ili na stranu zvučnika. Provjerite jesu li mjesta za sve sudionike, a ako je potrebna bilježenja, također treba napisati površinu. Provjerite jesu li vidljivi vidici i da ljudi mogu čuti. Možda ćete morati koristiti mikrofon. Možete proći rekvizite ili uzorke oko prostorije za gledanje.

Ako je veličina sastanka postala prevelika za fizičku okolinu svoje dvorane za sastanke, upotrijebite tehnologiju za usmjeravanje sastanka u nekoliko dodatnih lokacija konferencijske prostorije. Iako biste svakako mogli prosljeđivati ​​sastanak s prijenosnicima pojedinaca, to negativno utječe na izgradnju tima, što omogućava pohađanje nastave s drugim zaposlenicima u nekoliko lokacija konferencije.

10. Nikad ne podcjenjujte moć hrane na sastanku. Hrana opušta atmosferu, pomaže da se ljudi osjećaju ugodno, pomaže ljudima da održe pozitivnu razinu energije i grade prijateljstvo tima. Osigurajte da zadovoljavate raznolike potrebe vaše grupe s hranom koju poslužite. Kao primjer, osim voća i voća nude i voće i jogurt. Ponuda vegetarijanskih i košerskih hot doga s redovitim frankovima.

Što vam je potrebno za uspješan sastanak:

• Zvučnik ili stola
• Mikrofon
• dnevni red
• Vizualna pomagala
• Video kamere
• Tronožac
• Uređaj za kodiranje
• Streaming tehnologija uživo

Više vezano uz sastanke

• Kako razviti učinkovit sastanak sastanaka
• Voditeljica sastanka: Uloga i odgovornosti
• Što su sastanke i tko ih zapisuje?
• Koja je svrha tima?