Uloga i odgovornosti voditelja sastanka

Voditelj sastanka je zaposlenik koji je odgovoran za planiranje, organiziranje, upravljanje pojedinostima i pozivanje sudionika na sastanak. Oni su zaposlenik koji je zadužen i odgovoran za napredak stvarnog sastanka. Oni poduzimaju korake prije, tijekom i poslije sastanka kako bi se osiguralo da sastanak postigne svoje ciljeve uspješno.

Tko vodi sastanak?

Voditelj sastanka ključan je u tome da sastanci i timovi budu uspješni. Zaposlenik koji služi kao voditelj sastanka je kritički važan. Na nekim sastancima voditelj je voditelj odjela, voditelj tima ili osoba koju imenuje višeg rukovodstva da vodi inicijativu. Ovi zaposlenici su odabrani za njihovu ulogu vodstva zbog svojih percipiranih vještina kao menadžer ili vođa.

Drugi puta, zaposlenik se može pojaviti kao vođa prirodno. Ti vođe su zaposlenici koje drugi zaposlenici traže i poštuju. U drugim se slučajevima tim može odlučiti za rotaciju vodeće uloge među svim članovima. To omogućuje svim članovima tima da nastave razvijati svoje vještine kao vođe sastanka, te u stvaranju uspješnih sastanaka, općenito.

Odgovornosti voditelja sastanka

Slijede ključne odgovornosti voditelja sastanka.

• Određuje cilj, zadatak ili svrhu koja se mora ostvariti. To je često zadatak ili dio opisa radnog mjesta lidera.
• Odlučuje je li sastanak najbolji mogući način ostvarivanja cilja ili svrhe ili postizanja željenog ishoda. Odgovorite na pitanje: potrebno je sastanak?
• Određuje tko treba pomoći u planiranju sastanka.
• S timom ili kao vođa odlučuje o dnevnom redu sastanka. (U tijeku sastanaka, taj zadatak postiže se na kraju tekućeg sastanka.)
• Najčešće određuje datum, vrijeme i lokaciju pomoću zajedničkog organizacijskog kalendara.

• Stavlja se na sastanak s unaprijed zadanim radom kao što su čitanje, financijske informacije, povijest, minute povezane sastanke s timom i tako dalje.
• Poziva sudionike i distribuira zadatke i pred-rad koji omogućuje što više vremena kako bi sudionici bili spremni na sastanak.
• Osigurava da sastanak ima zapisivača ili zapisničara za dokumentiranje postupaka i svih obveza, akcija ili odluka. Imenuje mjeritelj vremena, kada je to potrebno za uredno vođenje sastanka.
• Može upotrijebiti icebreaker da zagrije sudionike i stvori okruženje u kojem sudionici sastanka mogu komunicirati jedni s drugima i razmjenjivati ​​ideje i informacije.
• Dolazi rano i vodi sastanak održavanjem na zadatku, na putu i uključivanjem svih sudionika tako da svatko smatra da je njihova prisutnost bila neophodna na sastanku. To osigurava njihovo sudjelovanje na sljedećem sastanku
• Začini sastanak tvrtke tako da sudionici ne osjećaju dosadno i dosadno. Bez obzira koristite li icebreakers, humor ili primjere zabave, niti jedan sastanak ne bi trebao završiti bez smijeha.
• Osigurava dodjeljivanje i rukovanje sljedećim koracima i akcijskim stavkama.
• Izvješćuje sastanak i planira dnevni red za sljedeći sastanak.
• Pratite sudionike sastanaka kako biste bili sigurni da su stavke djelovanja na putu i da pružaju pomoć i / ili resurse ako volonter ima problema.

Dodatne uloge voditelja

Vođa sastanka preuzima te odgovornosti, ali ima i uloge vezane za komunikaciju, izvješćivanje i performanse suigrača.

Svaki član tima ili sastanka koji je funkcionalan dužan je obavijestiti svoje odjel ili funkciju o aktivnostima i napretku sastanka ili tijeku tima. Oni također imaju odgovornost tražiti podatke od suradnika koji nisu na timu ili na sastanku. Niti svaki zaposlenik može prisustvovati svakom sastanku.

Vođa ima dodatnu odgovornost za održavanje viših menadžera uključenih i informiranih putem učinkovite komunikacije i povratnih informacija. Izgradnja vlasništva od zaposlenika izvan tima ili sastanka, posebno voditelja organizacije, osigurava da tim ili sastanak bude uspješan u razvoju, provedbi i integriranju svojih rješenja ili ideja.

Ako sudionik sastanka ne djeluje učinkovito na sastanku, vođa ima odgovornost ispraviti ponašanje putem učinkovite tehnike vođenja sastanka tijekom sastanka i učinkovito treniranje izvan sastanka. Sudionik sastanka koji monopolizira sastanak svojim mišljenjem ili kritizira druge članove za njih mora se ispraviti prije nego što pojedinac sabotira uspjeh sastanka.

Ove radnje su neophodne sve dok sudionici sastanka ne dosegnu razinu udobnosti i zrelosti koja im omogućuje da pomažu voditelju samog zvonjenja jer se neučinkoviti događaji razvijaju, a nefunkcionalni članovi prekidaju napredak.

Učinkoviti vođa sastanka ne jamči da se projekt ili tim uspješno izvode, ali on ili ona predstavlja ključni čimbenik koji pridonosi uspjehu projekata, odjela, sastanaka ili timova.

Zapisnici sa sastanka učinkovito su pridonijeli uspješnim sastancima kada se zapisnik pravodobno napiše i pravodobno distribuira.