Kako funkcioniraju usklađivanja banaka i zašto su važni

Prilikom bankovnog usklađivanja usporedite interne financijske podatke s evidencijama koje vam je dala vaša banka. Mjesečno pomirenje pomaže u pronalaženju i prepoznavanju neobičnih transakcija koje mogu biti uzrokovane prijevarama ili računovodstvenim pogreškama, pogotovo ako vaša tvrtka koristi više od jednog bankovnog računa.

Usklađivanje banaka

Kako biste pomirili svoje račune, usporedite svoj unutarnji rekord transakcija i salda na mjesečni bankovni izvod. Prođite kroz svaku transakciju pojedinačno, pazeći da se iznosi savršeno podudaraju i da primijetite bilo kakve razlike u istraživanju.

Također biste željeli osigurati da bankovni izvodi pokazuju završetak stanja računa koji se slaže s vašim internim zapisima ili da imate određena objašnjenja za razliku.

Postupak može biti formalan ili neformalan kao što želite, a neke tvrtke izrađuju izjavu o usklađenosti banke kako bi dokumentirale svoje rezultate. Ako mjesečno ne izvršite postupak, možete ga obavljati svakodnevno, tromjesečno ili bilo koje drugo razdoblje za koje odaberete.

Vaš računovodstveni sustav trebao bi omogućiti pristup svim potrebnim transakcijskim podacima, ili možete imati svoje podatke u ručno održavanom kontrolnom registru. Vaša banka može omogućiti online pristup vašem računu, omogućujući redovito pregledavanje i preuzimanje transakcija radi usporedbe.

Ako ste upoznati s balansiranjem čekovne knjižice, tada ste već upoznati s bankovnim pomirenjem. U osnovi radiš istu stvar iz istog razloga.

Uobičajeno je vidjeti manje razlike zbog vremena, uključujući stavke koje još nisu izbrisale banku, ali biste trebali moći lako objasniti te razlike. Na primjer, možete napisati ček na dobavljača i smanjiti saldo računa u skladu s tim, ali vaša će banka pokazivati ​​veći saldo sve dok ne udari na vaš račun. To su također poznate kao izvrsne provjere.

Isto tako, automatsko elektroničko plaćanje može pogoditi vaš račun dan prije ili poslije kraja mjeseca, a možda biste se očekivali da ćete ga vidjeti u različitom mjesecu. Dokle god možete lako objasniti ove odstupanja, vjerojatno se ne treba brinuti. Dodatne pojedinosti o postupku, uz uzorke uzoraka (elektronički i papirnati), pogledajte kako se uravnotežiti bankovni račun.

Važnost usklađivanja

Redoviti pregled vaših računa može vam pomoći u prepoznavanju problema prije nego što izađu iz ruke. Nećete dobiti zaštitu računa poslovnih banaka kao što biste to učinili za potrošačke račune prema saveznim zakonima, što znači da se možete računati na banku da biste pokrili prijevare ili pogreške na računu.

Uhvatite prijevaru prije nego što bude kasno

Učinite bilo kakve znakove prijevare vaš prioritet prilikom usklađivanja transakcija izvršenih na bankovnom računu.

• Jesu li legitimne provjere koje ste izdali duplicirani ili izmijenjeni, što je rezultiralo da više novca napusti svoj tekući račun?
• Jesu li čekovi izdani bez odobrenja?
• Postoje li neovlašteni prijenosi s računa ili je li netko napravio neovlaštene isplate?
• Ima li na računu depozite koje nedostaju?

Sprječavanje administrativnih problema

Povezivanje računa također vam pomaže u identificiranju upravljanja računom ili administrativnim problemima koji trebaju pažnju. Na primjer, možda ćete morati ponovno procijeniti kako postupate s novčanim tijekovima i potraživanjima, ili možda promijeniti svoj sustav evidencije i računovodstvene procese koji upotrebljavate.

Pravilni postupci za upravljanje bankovnim transakcijama rezultiraju ishodima kao što su:

• Znajući koliko novca stvarno imate na svojim računima
• Izbjegavanje odskočenih provjera (ili izrade neispravnih elektronskih plaćanja) partnerima i dobavljačima
• Izbjegavanje bankovnih naknada za nedovoljna sredstva ili korištenje kreditnih linija kada ne trebate
• Znati jesu li korisnička plaćanja napustila ili propustila i ako je potrebno poduzeti bilo kakve radnje
• Praćenje vaših nepodmirenih provjera
• Provjerite da li se svaka transakcija pravilno unese u vaš računovodstveni sustav
• Uhvatiti bilo kakve pogreške u bankama

Najbolje vrijeme za usklađivanje

Mudro je pregledati račune barem jednom mjesečno. Za velike tvrtke ili situacije s većim rizikom od prijevare, možda ćete morati još bolje uskladiti bankovne transakcije. Neke tvrtke svakodnevno pomiruju svoje bankovne račune.

Također možete izgraditi zaštitu na bankovnim računima, a vaša banka može pružiti korisne ideje. Na primjer, mnoge banke nude rješenje Pozitivno plaćanje, što sprječava vašu banku da odobri plaćanja s vašeg računa, osim ako ih niste prethodno obavijestili o plaćanju.