Znati kako, zašto i kada dokumentirati izvedbu zaposlenika

U svijetu ljudskih resursa i zaposlenosti, dokumentacija o izvedbi zaposlenika može učiniti ili onemogućiti vašu sposobnost discipliniranja, prestanka ili pravedanog promicanja, nagrađivanja i priznavanja zaposlenika.

Dokumentacija je neophodna za menadžere i osoblje ljudskih resursa jer morate ozbiljno nastojati bilježiti sve događaje u povijesti zaposlenja vaših zaposlenika - i pozitivnih i negativnih događaja.

Evo razloga zašto menadžeri i zaposlenici HR-a žele pažljivo dokumentirati sve događaje.

Zašto

• Dokumentacija daje dokaze da se pitanja zaposlenika raspravlja s zaposlenikom pravodobno i sažeto.
• Dokumentacija nudi povijest poboljšanja zaposlenika ili neuspjeh u poboljšanju performansi tijekom vremena. To je kronološki i precizan opis radnji zaposlenika, akcije menadžera i događaja koji se događaju.
• Dokumentacija donosi dokaze koji podržavaju odluke o upravljanju da poduzmu nepovoljne radnje kao što su disciplina ili prestanak zaposlenika.
• Dokumentacija pruža dokaz da zaposlenik zaslužuje dostupnu promociju ili priliku nad ostalim zaposlenicima koji također imaju pravo.

• Dokumentacija daje dokaze koji opravdavaju povećanje plaća, smanjenje ili zašto zaposlenik nije primio nikakvu podizanju.
• U slučaju tužbe, potpuna i temeljita dokumentacija štiti interese poslodavca. Dokumentacija može podržati radnje uprave u ukidanju neuspješnog zaposlenika. Također može dokazati da je zaposlenik prestao iz zakonskih razloga za razliku od drugih kao što je ilegalna diskriminacija.

Što

Menadžeri trebaju dokumentirati rad zaposlenika, i pozitivne doprinose i neuspjehe u izvedbi. Moraju dokumentirati točno ono što je zaposlenik učinio i rekao, a što je menadžer učinio i rekao odgovorom tijekom sastanka ili razgovora.

Morate dokumentirati sve ugovore sklopljene tijekom razgovora, postavljene ciljeve, potrebne i očekivane poboljšanja te vremensku traku za poboljšanje. Dokumentacija bi također trebala sadržavati obveze koje upravitelj pomaže zaposleniku.

Kako

Dokumentacija treba biti napisana tijekom ili neposredno nakon sastanka ili razgovora s zaposlenikom. Ni u jednom trenutku ne smijete propustiti zapisivati ​​razgovor danom kada je doista došlo. Čekanje dok kasnije ne utječe na kvalitetu dokumentacije jer se temelji na memoriji.

Jedan od najgorih pogrešaka menadžeri čine da je vjerovati da oni mogu rekonstruirati povijest zaposlenika savjetovanje prema potrebi. Nijedna osoba koja ima bilo kakvo iskustvo pristojne i pravovremene dokumentacije nikada se ne prevaruje rekonstruiranim zapisima. Menadžeri koji rekonstruiraju iz sjećanja dovode nepotrebne i neprihvatljive rizike za svoju tvrtku, jer se povijesna povijest neće podnijeti u potencijalnoj tužbi.

Potrebna vam je dokumentacija kako bi bila profesionalna, uredna i organizirana. Pišite dokumentaciju kao da pričaš o povijesti trećoj strani. Nikad ne znate tko će jednog dana čitati vašu dokumentaciju, stoga pazite da to odražava vašu profesionalnost. (Natrag na koktel, omotnicu ili ljepljivu notu ne kvalificira se kao profesionalna dokumentacija.)

Vaša dokumentacija bi trebala ići na novog upravitelja zaposlenika ako zaposlenik dobije novi posao - ili to učinite - u vašoj organizaciji. Za sjećanje i obavijestiti novog menadžera zaposlenika trebate navesti ime i naslov zaposlenika, vaše ime i naslov te puni datum na svakom dokumentu.

Napišite dokumentaciju koja je činjenična, pravedna, pravna, objektivna, cjelovita i dosljedna. Izbjegavajte mišljenja (Mike je neuredan, Alice je lijen, Tom mi je lagao.), Nazivajući, uredništvo (John je jerk, Mark ima problem s stajalištem), i označavanje (Mary je neodgovorno. igrač.).

Izbjegavajte i pokušavati tumačiti ponašanje zaposlenika. (Marsha ne bi smjela voljeti ovaj zadatak.) Paula izgleda da je iznad glave.) Minimizirajte upotrebu opisnih riječi kao što su pridjevi i prilozi (polako, slabo, nesretno, neumjereno, nepristojno). Navedite određeno ponašanje i radnje zaposlenika, a ne svoje mišljenje ili tumačenje.

U dokumentaciji je potrebno točno zapisati razgovor. Držite se činjenica i napišite samo ono što ste rekli i što je zaposlenik rekao. Pazite da je vaša dokumentacija nedvosmislena i da je ispravna. (U svakoj potencijalnoj pravnoj situaciji, pogreške u bilo kojem od dokumentiranih događaja čine svu dokumentaciju osumnjičenu.)

Naposljetku, dokumentirati sve ugovore, obveze, rokove, potrebne poboljšanja, točke prijave i druge pojedinosti koje bi mogle skrenuti iz memorije. Pobrinite se da postavite datum i vrijeme za rokove i dospjele datume tako da se nesporazumi neće dogoditi.

Upoznajte se s dokumentacijom o dokumentaciji vašeg odjela za ljudske resurse, koja će vam reći koja dokumentacija treba postaviti u osobnu datoteku djelatnika. Svakako treba uključiti svaku dokumentaciju o disciplinskim postupcima.

Gdje

Budući da je dokumentacija o zaposlenicima povjerljiva i privatna za zaposlenika, morate voditi računa da svaka dokumentacija ostaje povjerljiva upravitelju, HR-u i potencijalno sljedećem upravitelju zaposlenika. Stoga, preporučuje se stavljanje dokumentacije na zajednički pogon računala. Ručna dokumentacija i ispisana dokumentacija upravitelja najbolje se čuvaju u zaključanoj pohrani.

Ako slijedite ove smjernice, kada idete na HR i zatražite pomoć u disciplini, prestanku ili prijenosu zaposlenika na posao s boljim potencijalnim sposobnostima, HR će vam pomoći riješiti problem ili poboljšati situaciju. Kad HR kaže da dokumentirate, dokumentirate ili ne možete pomoći; imat ćete sve svoje baze pokriveno.

Odricanje: Napominjemo da navedeni podaci, iako autoritativni, nisu zajamčeni za točnost i zakonitost. Stranicu čitaju publika širom svijeta, a zakoni i propisi o zapošljavanju razlikuju se od države do države i zemlje do zemlje. Tražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih državnih resursa kako biste bili sigurni da su vaša pravna tumačenja i odluke ispravne za vašu lokaciju. Te informacije služe kao smjernice, ideje i pomoć.