Smjernice za zatvaranje ureda za odmor

Priprema vašeg ureda zbog privremenog zatvaranja zbog odmora ili drugog razloga lako je pratiti ovaj popis. Pravilno izvršene, Vaši klijenti, prodavači i zaposlenici bit će svjesni svoje zakazane poslovne zatvaranja i zatvaranja ureda, a nakon povratka možete izbjeći ljutite klijente i nezadovoljne zaposlenike. Osim toga, također možete uštedjeti nešto novca. Kupci će cijeniti znajući da je trajanje poslovanja zatvoreno, tako da oni nisu frustrirani čekajući odgovor vaše tvrtke dok ste daleko.

Završetak odmora u ordinaciji: Obavijestite zaposlenike, kupce i dobavljače

Obavijestite ključne dionike u svojoj tvrtki najmanje dva do četiri tjedna prije vremena. Zaposlenici se mogu obavijestiti / podsjetiti pomoću umetka u paychecku. Kupci mogu biti obaviješteni na vašoj web stranici i putem automatske posredničke poruke na vašem telefonskom sustavu. Dobavljači (posebno oni s ponavljajućim rasporedom isporuke) mogu se obavijestiti putem e-pošte ili redovitom poštom.

Obavijestite sigurnosnog osoblja / usluge

Pošaljite dopis sigurnosnom osoblju ili sigurnosnoj službi koja ih obavještava o datumima zatvaranja. Pobrinite se da vaš popis hitnih popisa bude ažuriran s ključnim brojevima telefona zaposlenika.

Promjena automatiziranog pozdravnog pozdravnika

Raspored automatskog pozdravnog pozdravnog poziva na vašem telefonskom sustavu kako bi odrazio da je ured zatvoren. Obavezno navedite i kada se ured ponovno otvori. Ako pružate hitne službe (npr. Grijanje i hlađenje, vodovod itd.), Obavijestite pozivatelja kako doći do telefonske sekretarice ili telefona tijekom isključivanja.

Obavijestiti sekretaricu

Ako koristite uslugu automatske sekretarice, obavezno obavijestite o datumima kada će ured biti isključen i provjerite je li vaš popis kontakata ažuriran s brojevima telefona zaposlenika koji će biti na poziv.

Promijenite pozdravne poruke govorne pošte i izradite e-poruke s automatskim odgovorima

Ako vaš telefonski sustav omogućuje vanjskim pozivima da zvoni izravno na stolove vaših zaposlenika, trebate se pobrinuti da koriste privremenu ili pozdravnu poruku "Out of Office" govorne pošte koja pozivatelju omogućuje da nisu u uredu. Vaši zaposlenici bi također trebali obavijestiti pozivatelja kada će se vratiti i što učiniti ako im je potrebna hitna pomoć dok je ured zatvoren za odmor. Osim toga, obavezno izradite autorizaciju e-pošte izvan ureda.

Smanjite termostat

Uštedite energiju i nešto novca postavljanjem (ili reprogramirajući) svoj uredski termostat tijekom isključivanja.

Sigurnosna kopija poslužitelja

Ako imate kritična računala i poslužitelje, pobrinite se da ciklus sigurnosnog kopiranja radi ispravno prije i nakon isključivanja. Smanjite svoju izloženost katastrofi tako što ćete zakazati svoju rezervaciju offsite za rano podizanje sustava, a ne čekate nakon što zatvorite odmor.

Isključite uredsku opremu

• Desk svjetla
• kopirke
• Kalkulatori
• Gornja svjetla
• Drobilice

Isključite Računala i periferne uređaje

• Računalo
• Monitor
• Skener
• printer

Nemojte se isključiti

• Faks uređaji
• Telefonski sustav
• Računala za poslužitelje
• Grijači / Svjetla za Tropical Fish Tanks