Jednostavni sustavi podnošenja poslovnih rješenja

Čak iu ovom digitalnom svijetu, iznenađujuće je koliko se papira može nakupiti kućanstvo. Nadalje, toliko se može pratiti u kućnom poslu, od vaših financijskih računa, marketinških strategija, projekata, kupaca i još mnogo toga. Važno je razviti organizacijske sustave rano u vašem poslovanju kako biste bili sigurni da ćete moći pronaći ono što vam je potrebno kada vam je potrebna.

Što trebate spremiti i organizirati

Do određene mjere, stavke koje trebate razviti sustav podnošenja zahtjeva ovisit će mnogo o vašem poslovanju. Na primjer, ako prodajete opipljiv proizvod, trebat će vam nešto što prati vaš oglasni prostor. Međutim, ovdje je opći popis stavki koje ćete morati pratiti u svojoj kućnoj poslovnoj djelatnosti:

• Poslovni i marketinški planovi.
• Pravni dokumenti (npr. Papirologija LLC, poslovne licence i registracije intelektualnog vlasništva, ugovori)
• Kontakti (profesionalni, klijenti, dobavljači, davatelji usluga itd.)
• Financijske informacije (izvještaji o računu dobiti i gubitka, bilanci, obveze prema dobavljačima)
• Porezi
• Poslovni troškovi (primici)
• Projekti

Zajedno s ovim popisom trebate dodati stavke koje su specifične za vašu tvrtku.

Sustavi za organizaciju kućnog poslovanja

Vjerojatnost je da ćete koristiti različite metode za pohranjivanje i rukovanje vašim novinama i drugim važnim informacijama. Ključni čimbenik je odabrati metodu koja vam najbolje odgovara. Svatko ima drugačiji način razmišljanja i organiziranja. Na primjer, za neke ljude smisla je organizirati datoteke abecednim redom, no za druge, lakše ih je organizirati prema datumu. Ako niste sigurni što će vam najbolje funkcionirati, pokušajte je, a ako se borite za održavanje, usvojite neki drugi sustav. Evo tri načina organiziranja datoteka i informacija:

Jednostavan sustav podnošenja obveznica

Za male tvrtke koje ne stvaraju previše papirologije, sustav veziva je dobar izbor. Također je idealan za ljude koji vole imati sve na jednom mjestu ili koji trebaju svoje informacije da budu mobilni. Sustav veziva koristi veliki vezivo s tri prstena, zaštitne ploče i razdjelne dijelove.

Koristite odjeljke odjeljaka za organiziranje kategorija poslovanja kao što su narudžbe na čekanju, popunjene narudžbe, glavne kopije različitih oblika itd. Od tamo ćete početi prikupljati datoteke u zaštitnicima lima. Nakon što se vezivnica puni - na kraju tjedna, mjeseca ili tri mjeseca - bit će vrijeme za čišćenje. Jednostavno ćete prenijeti datoteke s narudžbama kupaca i druge povijesne zapise u tradicionalni sustav podnošenja koji blisko odražava organizaciju vašeg veziva.

Tradicionalni sustav arhiviranja

Tradicionalni sustavi za arhiviranje koriste ormariće za pohranu, vješanje datoteka i mape s manilom. Gotovo svaki posao u konačnici će trebati ovu vrstu podnošenja kao i njihov posao raste. Postoji samo previše papirologija nastalih tijekom vremena da ih nema. A budući da porezni zapisi moraju biti zadržani sedam godina, trebate mjesto za pohranu svih tih zapisa. Tradicionalni sustavi podnošenja su idealni za stavke koje treba čuvati, ali ih se ne pristupa redovito, kao što su prethodni porezi i poslovna dozvola. Evo nekoliko savjeta kako biste dobili svoj tradicionalni sustav podnošenja s tla i uspješan:

• Razmislite o vrsti sustava koju ćete zapravo koristiti. Možete krenuti u kupnju hladnih uredskih potrepština i osmisliti najrazličitije i najsloženije sustave za arhiviranje na svijetu, ali ako to ne odgovara vašem stilu rada, to će biti gubitak vremena i novca za postavljanje.
• Izradite sustav za upravljanje papirom koji omogućuje najmanji iznos "dotakne". Želite izbjeći gradnju hrpe papira, i rješavati svaki komad više puta. Umjesto toga, radite da odlučite o tome gdje treba komad papira kad prvi put dodirnete.

• Odvojite vrijeme za podnošenje. Lako je izbjeći ovaj zadatak poput kuga, ali je potrebno i pomoći će vašem poslovanju da se trči mnogo glatko. Pogotovo račune i druge stavke koje se koriste u poreznom vremenu, čuvanje takve stvari organizira podnošenja svoje poreze mnogo lakše.

Elektronički sustav arhiviranja

Digitalni svijet nije u potpunosti eliminirao potrebu za skladištenjem papira, ali je olakšalo spremanje podataka. Digitalni sustavi mogu kreirati, slati i upravljati računima, a mogu pratiti vaše poslovne financije kuće, a zatim ih uvesti u porezni softver za e-podnošenje. Možete skenirati račune i pohraniti ih u datoteku na računalu (iako biste vjerojatno trebali zadržati i verziju papira). Elektronički sustavi mogu pohraniti vaše klijente, klijente i informacije o izgledima u sustavu upravljanja odnosima s kupcima radi lakšeg pristupa, slanja e-pošte, naplate i još mnogo toga.

Online sustavi se mogu koristiti za spremanje vaših ideja, pomoći vam upravljati projektima, organizirati informacije ili istraživanja.

No, poput papirnih datotečnih sustava, vaš digitalni arhivski sustav mora imati organizacijsku strukturu, koristeći mape i datoteke pohranjene na vašem računalu ili u oblaku. Za najjednostavnije upravljanje, koristite iste strukture i nazive datoteka u digitalnom sustavu kao i na papirnom sustavu. Da biste zaštitili svoje digitalne datoteke, sigurnosno kopirajte ih na zasebni tvrdi disk ili na mrežni sustav za pohranu.

Kombinacija svih gore navedenih

Šanse su da ćete morati koristiti više od jednog sustava za upravljanje svim podacima i materijalima koji su vam potrebni za pohranu u vašem poslovanju. Prvo, trebate odlučiti što vam najbolje odgovara, a zatim ga implementirati. Na primjer, možda imate sustav veziva koji vam pomaže organizirati svakodnevno upravljanje vašim poslovanjem, kao što je vaš raspored, marketing i kopije vaših obrazaca.

Vaš tradicionalni sustav može držati sve vaše dugoročne radove kao što su prethodnih godina poreza, dozvola i poslovnih licenci i registracija intelektualnog vlasništva. Možete upotrijebiti digitalni sustav za spremanje ideja, kao što je Evernote i praćenje projekata.

S druge strane, možda biste željeli biti što je moguće digitalniji, koristeći on-line popis obveza i kalendar, skeniranje svih računa na računalu i korištenje softverskih ili online usluga za sve druge potrebe za poslovnim upravljanjem. Pa ipak, i dalje ćete htjeti sustav upravljati papirom koji se generira. Ključ je pronaći sustav koji je jednostavan za vas da se pridržavaju i pronaći informacije koje su vam potrebne kada vam je potrebna.

Ažurirano rujan 2016. Leslie Truex