Plan upravljanja interesnim grupama u upravljanju projektima

U upravljanju projektima plan upravljanja zainteresiranim stranama formalni je dokument koji prikazuje kako će se dionici uključiti u projekt. Dionik je osoba ili grupa koja ima zainteresiranost za projekt. Razmišljajući o tome kada i kako će biti uključeni dionici, projektni tim može povećati pozitivan utjecaj dionika na projekt.

Što su dionici?

Dionici mogu biti unutarnji i izvan organizacije. Primjeri internih dionika uključuju rukovoditelje i poslovne jedinice kao što su računovodstvo i informacijska tehnologija. Poslovne jedinice obično imaju predstavnike u projektnom timu. Vanjski dionici mogu biti interesne grupe, tvrtke i građanske organizacije. Rijetko je da eksterni dionici budu zastupljeni u projektnom timu. Za agencije s regulatornim ovlastima, industrije koje reguliraju najčešće su najvažnija vanjska skupina dionika za svaki projekt.

Ako projektni tim identificira dionika, dionik treba razmotriti u planu upravljanja dionicima.

Neupotrebljivo je da se projektni tim sastoji od članova koji predstavljaju svaku skupinu dionika. U mnogim slučajevima to je nemoguće. Međutim, projektni tim treba uložak i buy-in od dionika kako bi projekt uspio. Na primjer, vladina organizacija želi potpuno obnoviti i modernizirati najčešće korišteni vlasnički softverski program. Gotovo svatko u organizaciji koristi program na neki način. Svaka vrsta korisnika ne može biti izravno zastupljena u projektnom timu, tako da tim razvija načine prikupljanja informacija od dionika i odlučuje o načinima informiranja dionika o statusu projekta.

Ove metode prikupljanja ulaznih i komunikacijskih strategija dokumentirane su u planu upravljanja interesnim skupinama.

Razlika između plana upravljanja interesnim skupinama i komunikacijskog plana

Može doći do značajne količine krvarenja između plana upravljanja zainteresiranim stranama projekta i komunikacijskog plana. Njihove funkcije su vrlo slične. Plan upravljanja zainteresiranim stranama je širi jer olakšava ulazak u projekt kao i izlaze izlaze. Plan upravljanja zainteresiranim stranama je uži jer se bavi samo onima sa zainteresiranim interesima, dok komunikacijski plan može uključivati ​​širu publiku.

Plan upravljanja zainteresiranim stranama se razvija tijekom projekta

Plan upravljanja zainteresiranim vlasnicima obično vodi voditelj projekta. Kako napreduje projekt, voditelj projekta pregledava plan upravljanja zainteresiranim stranama i povremeno ga vraća projektnom timu da razmotri ažuriranja. Projekt može izgledati vrlo različito u sredini svoje vremenske linije nego što je to učinio u fazi planiranja, stoga je važno osigurati da se vodljivi dokumenti projekta promijene ako to okolnosti zahtijevaju.

Primjer kako funkcionira plan upravljanja interesnim grupama

Evo primjera kako plan upravljanja zainteresiranim stranama može promijeniti tijekom trajanja projekta. Državna agencija započinje projekt rulemakinga. Kako započinje, projektni sponzor i voditelj projekta dolaze s popisom dionika kako bi se stavili u plan upravljanja zainteresiranim stranama. Jedan od prvih zadataka projektnog tima je izraditi plan. Nakon nekoliko mjeseci, član projektnog tima identificira dionika koji nitko nije mislio na početku projekta. Voditelj projekta dodaje novi dionik plana i poziva sastanak projektnog tima kako bi raspravljali o tome kako se angažirati novom dioniku.

Kada tim odluči što učiniti, voditelj projekta će obavijestiti sponzora projekta.

Jasno je da je plan upravljanja zainteresiranim stranama živi dokument. Kako se projekt mijenja, plan upravljanja zainteresiranim stranama može se promijeniti s njom kako bi se bolje služili potrebama projekta. S skretnim planom upravljanja interesnim skupinama, projektni tim može prikladno prikupljati podatke i povratne informacije od dionika, kao i informirati one dionike.