Korištenje prekretnica u upravljanju projektima

Jedna od definicijskih karakteristika projekta je ta da traje određeno vrijeme. To bi moglo biti bilo što od nekoliko tjedana do nekoliko godina, au nekim slučajevima, velikih građevinskih projekata ili javnih radova, desetljeća.

Za praćenje napretka na putu i osiguravanje postizanja ključnih rezultata prema vremenskoj traci, voditelji projekata koriste prekretnice.

Prekid projekta je zadatak s trajnošću nula što označava postignuće u projektu. Koriste se kao način prikazivanja napretka kretanja i napretka te pokazuju ljudima što se događa, čak i ako nemaju detaljno poznavanje zadataka koji su uključeni u to. U tom su smislu vrlo korisni za komunikaciju dionika i postavljanje očekivanja.

Kada koristiti projektne prekretnice

Ključevi u upravljanju projektima koriste se za označavanje:

• Početak značajnih faza rada
• Završetak značajnih faza rada
• rokovi
• Kada se donese važna odluka
• Ostale fiksne točke u vremenu koje trebaju posebno naglasiti

Kako često postaviti prekretnice u svom planu

Tečaj treninga može preporučiti postavljanje prekretnica u vašem planu oko jednom mjesečno. Ovo je u redu i dobro pravilo, ali morate koristiti svoju profesionalnu prosudbu. Neki mjeseci mogu imati veliku aktivnost, a važni sastanci označeni su kao prekretnice, donošenje odluka i zatvaranje jedne faze i početak drugog.

U drugim mjesecima možda ćete biti usredotočeni na izvršenje, s vrlo malo, ako ništa, da možete objesiti prekretnicu.

U svrhu izvješćivanja korisno je stvoriti razlog da barem jednom u svakom ciklusu izvješćivanja bude prekretnica.

Kako su prekretnice predstavljene na Gantogramu

Prekretnice su jedna od komponenata Ganttovog grafikona i prikazane su na grafikonu kao dijamant. Nisu prikazani kao uobičajeni zadaci jer imaju trajanje nula: drugim riječima, oni ne zauzimaju vrijeme. U svrhu planiranja na Ganttovom grafikonu, samo se događaju.

Ako ne upotrebljavate Ganttove karte, još uvijek možete upotrebljavati prekretnice. Evo 5 alternativa Ganttovim grafikonima: još uvijek možete uključiti prekretnice u svoj plan pomoću ovih.

Ako želite ostati osobno organiziran i vaš softver za upravljanje projektima nije potpuno integriran u vaš kalendar, možete kopirati i zalijepiti ključne datume u svoj dnevnik. Ovisno o tome kako želite raditi, ovo vas može podsjetiti na ono što se treba dogoditi.

Kako nazvati miljokute

Prekretnice trebaju imati jasan opis svog rasporeda projekta, ali ne i onaj koji implicira da su zadatak. Stoga ih ne bi smjeli zvati "Postignite sporazum za prelazak u fazu 2", ali "Početak faze 2". Ako želite odražavati napore za postizanje dogovora o prelasku u fazu 2, dodajte zadatak neposredno prije prekretnice koja će ga pokriti.

Prekretnice bi trebale opisati točku u vremenu koje oni predstavljaju ovako:

• Završena faza ispitivanja
• PID odobren
• Potpisan ugovor

Mnogi menadžeri projekta odlučili su brojati svoje prekretnice radi lakšeg referiranja. Ako koristite strukturu raščlambe posla, pomoću toga možete koristiti numeriranje. U suprotnom, u redu je koristiti M1, M2 i tako dalje kako bi se jasno objasnilo na što se odnosi. Jasna struktura imenovanja postaje važnija jer se broj prekretnica povećava pa razmislite o tome kako ćete to učiniti ako vaš projekt traje više mjeseci.

Kako da biste dobili prekretnice potpisane

Prekretnice čine dio vašeg rasporeda projekta, tako da kada se raspored temelji, trebali biste uzeti u obzir vaše prekretnice potpisane.

Ako trebate izmijeniti datume vaših prekretnica, trebali biste upotrijebiti standardni postupak kontrole promjena za prilagođavanje vašeg plana. To bi moglo biti tako jednostavno kao što je razgovor s vašim projektnim sponzorom i obavijestiti ih zašto se datumi trebaju mijenjati ili kao formalni kao sastavljanje novog preporučenog rasporeda i njegovo prihvaćanje odboru za planiranje.

Najbolje je da otkrijete što će vaš prekršajni proces potpisivanja biti, ako ga ima, prije nego što ga trebate koristiti, tako da ne gubite vrijeme kada morate izvršiti promjenu.

Korištenje prekretnica za komunikaciju

Prekretnice su korisne za komunikaciju i izvještavanje jer predstavljaju minimalne točke kontrole u planu. Drugim riječima, ako ste izvadili sve ostale zadatke, još uvijek možete vidjeti što se događa i nastaviti s projektom, koristeći samo ključne događaje.

Trebali biste moći izvući prekretnice i staviti ih na nadzornu ploču ili izvješće o projektu. Trebali bi detaljno ispričati priču o projektu kako bi zadovoljili osobe koje prijavljujete, obično vaš sponzor projekta ili neku drugu izvršnu skupinu kao što je upravljačka skupina (ili projektna ploča). Svaki mjesec, ili na učestalost izvješćivanja koju upotrebljavate, možete prikazati koji su postignuti ciljevi.

Izvješćivanje o prekretnicama vrlo je jednostavno i često se radi kao stol. Navodite opis prekretnice, datum dospijeća i novi datum predviđanja. Kada se postigne prekretnica i može se označiti kao potpuna, dodajte i taj datum. Nadam se da će to biti isto kao i predviđeni datum, ali projekti ne rade uvijek tako.

Takav stol jasno pokazuje ono što je dovršeno i što je izvanredno. Moći ćete planirati odgovor na pitanje "Zašto nismo pogodili tu prekretnicu?" Prije no što se upoznate sa svojim sponzorom ili pošaljete izvješće.

Kada je vaš projektni plan vrlo dug, a imate puno prekretnica, lakše ćete ispustiti dovršene prekretnice svakog ciklusa izvješćivanja. Izvijestite samo događaje koji su nadolazeći ili završeni tog mjeseca: sljedeći mjesec uklanja sve što je prošlo prošli mjesec, tako da ne stalno dodajete duljinu izvješća tako što ćete obavijestiti ljude o poslu koji već znaju.

Prekretnice su stvarno koristan alat za upravljanje projektima za planiranje, raspoređivanje i izvještavanje i jednostavan je za korištenje. Stavite nešto u svoj sljedeći plan projekta, pratite ih i naći ćete se učiti što frekvencija radi najbolje za vas.

Kao i kod svega u upravljanju projektima, fleksibilno ih koristite kako biste isporučili željeni rezultat, koristeći ove savjete i smjernice kako biste informirali vlastite odluke.