Stručni način stavljanja pozivatelja na čekanje

Prvi korak koji možete poduzeti kada stavite pozivatelja na čekanje i čineći ga zadovoljavajućim iskustvom sustavno je. Kad je pozivatelj na čekanju, 60 sekundi izgleda kao vječnost, pa pogledajte možete li programirati sustav telefona za reprodukciju glazbe (smirivanje klasične ili junčaste jazza je najbolje) da prekine tu percepciju beskrajnog čekanja.

Osim toga, ipak, stavljanje nekoga na čekanje na profesionalan način ovisi o vašem ponašanju. Zlatno pravilo koje treba imati na umu je kako slijedi: kako biste željeli biti tretirani ako ste bili na drugom kraju linije?

Stavljanje pozivatelja na čekanje: To je

Pravilna etiketa nije komplicirana - uglavnom se sastoji od uobičajene ljubaznosti.

• Objasnite razlog zbog kojeg morate staviti pozivatelja na čekanje.
• Zatražite telefonski broj osobe, u slučaju prekida razgovora.
• Obećajte da se vratite za minutu - ili vašu najbolju procjenu koliko će trajanje zadržati. Ako mislite da će kašnjenje biti dulje od nekoliko minuta, zatražite broj i vrijeme kada možete nazvati.
• Ako, unatoč vašim najvećim naporima, kašnjenje traje duže nego što se očekuje, prijavite se s pozivateljem da se ne osjeća napušteno. Ponovno, ponudite povratni poziv "umjesto da zadržite drži".

• Kad se vratite na telefon, ispričajte se zbog neugodnosti i zahvalite pozivatelju na strpljenju.
• Često upotrebljavajte ime pozivatelja kako biste dodali osjećaj veze.

Stavljanje pozivatelja na čekanje: The Don'ts

Opet, ljubaznost je najvažnija razmatranja. Razmotrite osjećaje druge osobe:

• Nemojte prekidati pozivatelja na pola rečenice i staviti je na čekanje. Pričekajte stanku u razgovoru.
• Nikada ne stavljajte nekoga na čekanje bez najave da ćete to raditi. Pitajte je možete li je staviti na čekanje, a ne samo joj reći.
• Ne stavljajte osobu na čekanje više puta u jednom pozivu.
• Ne ostavljajte pozivatelja više od dvije minute bez prijave.
• Nemojte je natjerati da vas nazove natrag; uvijek biste trebali ponuditi povrat poziva.
• Nikada nemojte biti nepristojni, bez obzira koliko ludi pozivatelj može dobiti.

Uzorak načina na koji će pozivatelja biti na čekanju

Ne morate slijediti dijalošku riječ riječima, ali ovi uzorci daju osjećaj profesionalnog načina da netko stavlja na čekanje:

• "G. Smith, molim vas, molim vas dok ne dohvatim vašu datoteku?" [Pauza za odgovor] "Hvala vam, vratit ću se za minutu." [povratak na poziv] "Hvala što ste čekali, g. Smith, sada vam mogu pomoći."
• - Gospođice Jones, provjerit ću je li Johnson dostupan za vaš poziv. Može li se za trenutak držati? [Pauza za odgovor] "Hvala, vratit ću se odmah." [povratak na poziv] "Žao mi je zbog neugodnosti, gospođice Jones. Gospodin Johnson trenutno nije dostupan. Mogu li ga nazvati?"

Poboljšajte sustav

Kada je riječ o onome što slušatelji čuju tijekom razdoblja zadržavanja, ne morate biti ograničeni vašim telefonskim sustavom ili opcijama nosača. Danas postoje mnogobrojne usluge na čekanju koje vam omogućuju preuzimanje i instaliranje glazbe ili poruka. Kao još profesionalnija, sofisticirana opcija, vaša tvrtka mogla bi zaposliti tvrtku koja će razviti jedinstveno prilagođeno programiranje na vašem telefonu. Jedan aspekt audiovizualne marke - marketinška praksa iznimno vruća u 21. stoljeću^st stoljeće - može uključivati ​​sve iz izgovorenih riječi do udara pjesme.

Tvrtka koja razvija svoj vlasnički zvuk ili poruku periodički osvježava ili čak i mijenja.