9 Sposobnost olakšavanja sastanaka za menadžere

Sastanci mogu biti prilike za razmjenu ideja, raspravu o izazovima i definiranje akcijskih planova, ili mogu završiti kao neproduktivna vremena. Nažalost, menadžeri su često glavni doprinos procesu sastanka.

Ovdje su ideje za menadžere na svim razinama kako bi ojačale vještine olakšavanja sastanaka u cilju poboljšanja produktivnosti susreta.

Gdje se upravitelji pogrešno susreću sa sastancima

Mnogi menadžeri misle da znaju kako "voditi" sastanak. Oni postavljaju dnevni red, obavljaju sve razgovore i donose sve odluke. Iako to može biti lako i učinkovito za menadžere, to je često gubitak vremena ljudi i ne dodiruje kreativni potencijal tima. Zapravo, ima suprotan učinak kao što se zaposlenici skloni povlačiti, odgađajući upravitelju koji želi biti zadužen.

Postoji mnogo razloga zbog kojih menadžeri više ne uključuju svoje zaposlenike na sastancima, uključujući:

• Strah od puštanja
• Lažna uvjerenost da, budući da su oni zaduženi, moraju pružiti sve odgovore
• Nedostatak povjerenja u sposobnosti ili sposobnosti rješavanja problema svojih zaposlenika
• Nedostatak vještina olakšavanja sastanaka

Dok su prve tri stavke ponašanje siromašnih menadžera, posljednja, vještine olakšavanja, može se naučiti i ojačati praksom.

Jačanje vaše sposobnosti olakšavanja sastanaka

Po definiciji, olakšavanje sredstava, " Olakšati ili manje otežati; pomoći naprijed . "Da bi upravitelj olakšao sastanak (umjesto da ga pokreće), moraju biti spremni pustiti svoju moć i biti otvoreni za različite ishode i pristupe.

Pravilno olakšavanje sastanaka uključuje dobivanje svih koji su uključeni u prepoznavanje i rješavanje problema. Timovi će gotovo uvijek razviti bolja i kreativna rješenja nego što bi bilo tko mogao i vjerojatnije će podržati implementaciju rješenja.

Evo devet vještina potrebnih za olakšavanje sastanka, od kojih se sve može naučiti i poboljšati u praksi:

1. Planiranje dnevnog reda. Zajednički sastanak započinje planiranjem dnevnih redova. Odabir tema koje pozivaju sudjelovanje, tj. Problem koji treba riješiti je mnogo zanimljiviji od "informativnih" tema. Međutim, dovoljno se vremena treba dodijeliti kako bi se omogućilo uključivanje u grupu.
2. Okoliš i klima. Logistika je važno! Kada su ljudi neudobni, ne mogu se međusobno vidjeti, ne čuju ili su gladni, rezultati sastanka će patiti. Saznajte kako koristiti logistiku kao način poticanja velikog sudjelovanja i uklanjanja prepreka.
3. Postavljanje pitanja. Velika pitanja stimuliraju veliku raspravu. Članak, "70 Awesome Coaching Questions Using GROW Model", nudi neke izvanredne rasprave za poticanje.
4. Aktivno slušanje. Kada menadžer parafrazira, provjerava razumijevanje i postavlja pitanja koja slijede, potiče više sudjelovanja i održava diskusiju koja teče.
5. Brainstorming. Većina ljudi misli da već znaju kako razmišljati. Međutim, obično to ne čine. U previše postavki, učinkovitost brainstorminga smanjena je lošim upravljanjem procesima, snažnim društvenim ili političkim pritiscima i lošim vještinama olakšavanja. Mnogi ljudi nikada nisu doista iskusili moć dobro provedene brainstorming sesije.
6. Znanja o izgradnji konsenzusa. Konsenzus ne znači da se svatko mora složiti s odlukom. To znači da svatko ima priliku podijeliti svoje perspektive i predložiti ideje. Pravilno olakšavanje će voditi grupu od dijeljenja ideja do razvoja učinkovite odluke. Dosezanje konsenzusa traje više vremena, ali obično će dobiti jači buy-in od grupe u cjelini. Međutim, imajte na umu da konsenzus nije krajnji cilj. Učinkovita odluka o problemu pri ruci je najvažnije pitanje. Pogledajte Okvir za donošenje odluka sa šest stupnjeva konsenzusa kako biste saznali više o tome kako voditi tim kroz proces odlučivanja o konsenzusu.
7. Rješavanje sukoba. Kad god postoji soba ljudi uključenih u rješavanje problema, sukob je neizbježan. Zapravo, konflikt nad zadatkom ili problemom razmatra timski istraživači kao dio procesa za učinkovito donošenje odluka. Voditelj mora naučiti kako iskoristiti moć sukoba na pozitivan način.
8. Ne verbalne vještine komunikacije. Dok istraživači raspravljaju o točnim postotcima, većina bi se složila da više od 50 posto komunikacije nije neverbalno. Voditelj mora biti u stanju pročitati ton i jezik tijela grupe kako bi procijenio njihovu razinu angažmana, iskrenosti i predanosti.
9. Snimanje. Sposobno olakšavanje grupe uključuje znanje kada se obratiti na flipchart ili ploču za snimanje onoga što ljudi govore. Na taj način ljudi se osjećaju kao da se njihove ideje čuju i vrednuju, a služi kao vrijedan zapis koji će se koristiti za planiranje i praćenje akcija.

Donja linija

Vrijeme je dragocjeno sredstvo u životu i na poslu. Nastojte upravljati sastancima radi optimalne učinkovitosti i učinkovitosti. Učenje, vježbanje i primjena devet vještina olakšavanja prepoznate je veliko mjesto za početak.