Kako pronaći mjesto za savršeni događaj

Odlučivanje o najboljem prostoru ili prostoru događaja ključno je za ukupni uspjeh vašeg događaja. Dok planiranje mjesta treba vremena, ne mora se osjećati neodoljivo. Za mnoge profesionalne planera događaja i amatere, to može biti zabavan izazov.

Pod pretpostavkom da ste već identificirali vrstu događaja koji planirate i njegovu svrhu, morate uzeti u obzir i mnoge druge čimbenike kada započnete proces odabira samog mjesta. Slijedi ovaj smjernica koji će vam pomoći u koracima odabira savršenog događaja.

Vaša ciljana publika

Kada planiranje mjesta za događaj, jedan od najvažnijih dijelova informacija koje morate znati je tko će biti vaši gosti i koliko očekujete da prisustvujete. Dok će vrsta događaja zasigurno obavijestiti mjesto izbora, jedan od najvećih ograničavajućih čimbenika za događaj je njegov kapacitet. Pazite da znate barem točnu procjenu (to može biti raspon) broja gostiju jer će to odmah ograničiti opcije mjesta za održavanje. Također biste trebali razmotriti svoju publiku. Budite sigurni da mjesto ne odražava samo događaj, već i goste i očekivanja gostiju.

Datumi događaja

Provjerite svoj kalendar jer će vrijeme utjecati na mnoge odluke, uključujući mjesto izbora. Nakon vašeg popisa gostiju datum vašeg događaja bit će sljedeći ograničavajući faktor. Ovisno o vrsti događaja koji planirate, možda ćete morati biti fleksibilni s vašim datumom događaja kako biste dobili mjesto na kojem želite ili ćete morati biti fleksibilni s izborom mjesta kako biste dobili datum koji želite. Trebali biste započeti planiranje mjesta gdje znate gdje ste vi ili klijent fleksibilni. Evo nekih pitanja koja valja razmotriti:

• Kada su vaši gosti najvjerojatnije dostupni za sudjelovanje na temelju njihovih rasporeda?
• Koji prostor ima prikladan i raspoloživ prostor za ta vremena?
• Kada je najbolje vrijeme za vaš menadžerski tim da održi događaj?

Izračunajte svoj proračun

S otvorenim proračunom svatko može planirati veliki događaj i imati beskonačan izbor izbora mjesta. No, vjerojatnije je da su vaši financijski resursi ograničeni i morate biti svjesni od samog početka vaših financijskih ograničenja - čak i ako je vaš proračun događaja jednostavan proračun ili raspon lopte. Planer događaja uvijek može planirati veliki događaj unutar razumnog proračuna.

• Da li se prostori spadaju u proračunske parametre za prostorne, tehničke i ugostiteljske troškove?
• Jeste li pregovarali o povoljnoj stopi usluga i pokazali vrijednost svoje uloge?
• Jeste li dopuštali fleksibilnost u proračunu ako su troškovi stavke retka slučaja prekoračili plan?

Obujam iz različitih lokacija

Jednom kada su popis brojeva gostiju i eventualni datumi događaja suzeni, važno je utvrditi gdje se događaj može održati. Hoteli i događaji ili centri za konferencije su neki od najpopularnijih događaja za korporativne događaje i vjenčanja, ali nisu jedine mogućnosti. Ovo je vrijeme da budete kreativni u vašem razmišljanju. Razmislite o sljedećem:

• Na temelju teme vašeg sastanka, koje tri najbolje lokacije dolaze na pamet?
• Gdje bi vaši gosti radije sudjelovali na ovom sastanku?
• Što će vam najviše odgovara?
• Osim hotela, koje neočekivane lokacije mogu povećati stopu RSVP?

Pronađite pravu vrstu prostora

Mjesto koje odaberete mora imati odgovarajući prostor za vrstu događaja koji planirate. Hoće li vaš događaj zahtijevati plesni podij? Trebate li PA sustav? Što je s postoljem zvučnika ili zaslonom projektora? Koju vrstu postava tablice trebate? Pored razmatranja ovih vrsta pitanja, ovdje su neke od najboljih pitanja o planiranju mjesta za postavljanje pitanja:

• Da li događaj ispunjava posebne kriterije vašeg programa ili događaja?
• Može li mjesto odgovarati vašoj produkciji, zabavi, A / V, zvuku i drugim tehničkim potrebama?
• Da li stanje objekta odražava visoke standarde vaše organizacije?

Razmotrite usluge i ograničenja mjesta

Uz pronalaženje prave vrste prostora događaja, željet ćete pogledati vrste ostalih usluga koje nudi mjesto i odlučiti o vrijednosti svojeg događaja. Neki će objekti imati i željeni popis dobavljača s kojih morate raditi na pronalaženju dobavljača ili dobavljača za druge usluge. Ostala mjesta imaju ograničenja na dekor ili druge aspekte samog događaja. Neka od pitanja koja se postavljaju uključuju:

• Sadrži li ovo mjesto dobro opcije parkiranja ili sobar?
• Sadrži li ovo mjesto održavanja sigurnosti?
• Sadrži li ovaj prostor dodatne usluge poput ugostiteljstva, cvjetnih aranžmana, iznajmljivanja posteljine i stolova, itd.?
• Ima li ovo mjesto postavljanje i čišćenje posade?
• Ograničava li ovo mjesto održavanja koje druge dobavljače s kojima radite?
• Sadrži li ovo mjesto minimalne količine hrane i pića?

Razmotrite ugled

Reputacija mjesta za uslugu ključna je. To je često razlika između održavanja dobrog događaja i stvaranja velikog događaja. Način na koji mjesto održava svoje sadržaje, osoblje i klijente uvijek će se pamtiti. Da biste dobili osjećaj za vrijednost reputacije mjesta, razmotrite ova pitanja:

• Koji je mandat menadžera konferencije, menadžera ugostiteljstva ili izvršnog kuhara?
• Hoće li vas uprava tretirati kao VIP klijent ili kao jedan od višestrukih programa?
• Koliko je fleksibilnost mjesto koje ste spremni proširiti na vas?
• Imaju li dostupni svjedočanstva ili recenzije?
• Da li mjesto nudi fotografije iz događaja sličnih vašima?

Raspored posjeta

Osim ako logistika i vrijeme to ne spriječe, svaki planer događaja treba provesti inspekciju na mjestu prije nego što se dogovori s bilo kojim mjestom. Slike mogu biti izuzetno korisne, ali postoje mnogi aspekti koji se mogu samo procijeniti osobno. Zatražite obilazak mjesta, uključujući sve, od parkirališta do ulaza i prostora događaja do kupaonice. Bit će vam drago što ste učinili!

Uključite postavke klijenta

Planeri događaja moraju predložiti svoje mjesto preporuke svojim klijentima (bez obzira na to jesu li interni klijenti poput rukovoditelja tvrtke ili menadžmenta ili vanjskog klijenta) i dobivaju odobrenja. Jedino pitanje koje se postavljaš kod klijenta tijekom faze planiranja mjesta je hoće li klijent odobriti moju preporuku (e)? Da biste mogli odgovoriti na to pitanje s nekim povjerenjem, morate se pobrinuti da razumijete klijenta očekivanja i preferencije od samog početka.