Imao si me na Hello: Pravilnu telefonsku etiketu

Istina je, iako nije raketna znanost, pravilna telefonska etiketa u radnom okruženju uključuje malo više od sposobnosti da izgovori pozdrav. Budući da to može biti vaša početna točka kontakta s klijentom, kupcem ili čak poslodavcem, vaša je prilika da napravite dobar prvi dojam ili siromašan. Evo nekoliko savjeta koje biste trebali slijediti prilikom korištenja telefona na poslu:

Prvo proguta

Drugim riječima, vaša usta trebaju biti slobodna kada se upućuju pozivi ili odgovaraju na telefon. Želite biti u stanju govoriti jasno i to je nemoguće ako ste žvakanje ili gutanje.

Ime i poredak Molimo

Kada primite poziv na poslu, trebate se identificirati i vaša tvrtka i odjel ako je primjenjivo. Ako vas je pozivatelj prenio s glavne linije tvrtke, možete navesti samo ime i odjel. Osoba koja je najprije odgovorila na poziv najvjerojatnije je dala ime tvrtke. Kada budete pozivatelj, prepoznajte se na isti način prije nego što pitate osobu koju pokušavate dosegnuti.

Manners Do Matter

Uvijek budite pristojni bez obzira tko je na drugom kraju linije. Bilo da razgovarate s recepcionarom ili predsjednikom tvrtke nikada ne zaboravite reći molim vas i hvala vam. Osim činjenice da svatko zaslužuje poštovanje, osoba koja odgovara vašem pozivu može se pobrinuti da se na odgovarajući način riješi.

Fokus

Dok svi volimo višezadačno (ili pokušavamo) suzdržati se od toga da se nastojimo pozabaviti drugim stvarima dok ste na pozivu. Trebate dati osobu s kojom razgovarate s vašom nepodijeljenom pozornošću. Vaša e-pošta, društveni mediji i igre mogu čekati.

Sada se zadrži

Prije svega, trebali biste izbjegavati sve druge razgovore dok ste na telefonu. Stvarnost ponekad dobiva na putu kroz. Možda ćete morati razgovarati s nekim tko dolazi u vaš ured ili kabinu ili pokupiti drugi poziv. Oprostite, a zatim ograničite svoj drugi razgovor na samo nekoliko sekundi. Ne ostavljajte nekoga na neodređeno vrijeme na čekanju. Ako se ne možete brzo brinuti o drugom pitanju, ali se mora odmah riješiti, umjesto da stavite osobu s kojom ste govorili na čekanju, pitajte možete li nazvati u vrijeme koje joj odgovara.

Ne dopustite da se vaš pozivatelj izgubi u sustavu

Postoje slučajevi kad nećete moći pomoći osobi na drugom kraju linije i morat ćete ga prenijeti nekome tko može. Kada to učinite, pobrinite se da zna kome ćete prenijeti poziv i zašto. Javite mu da to učinite ako poziv ne prođe ili ako osoba koja ga šaljete nije tu ili ne može pomoći.

Zadržite kratke i slatke poruke

Kada netko ostavite poruku govorne pošte, govorite polako i jasno, posebno kada navedete svoje ime i telefonski broj. Previše ljudi ostavlja vrlo dugo i prenapuhavajuće poruke samo da brzo zamrljaju imena i brojeve na kraju što ostavlja primatelja da ne može vratiti poziv.

Jednom je dovoljno

Ako ostavite poruku, a osoba za koju ste ga ostavili ne vraća se odmah, to može biti jer trenutno ne može. Nema potrebe za ponovnim pozivom. Ako je to važno, možete pokušati ponovo nazvati sljedeći dan ili pratiti e-poruku s time da ste i ostavili govornu poštu.

Prvo slušajte

Slušajte govornu poštu koju ste primili u cijelosti prije vraćanja telefonskog poziva. Možete saznati da nije ni potrebno nazvati (wow, kakav je vremenski saver) ili da morate najprije paziti na nešto. Na primjer, pozivatelj može zatrebati informacije koje možete dobiti kada se vratite njoj.