Upoznajte se s pravilima o privatnosti e-pošte tvrtke

Pošalji samo jasne i sažete poruke e-pošte

Prvo pravilo dobrog etiketa e-pošte je izbjegavanje e-poruka s dugotrajnim izrazima koji sadrže neprimjerene informacije i nevažne činjenice. Držite se predmeta koji se prenosi i koristite što je moguće manje riječi. Ako vam treba odluka, zamolite ga. Ako trebate informacije, pitajte ga. Ako želite da netko poduzme neku radnju, zamolite ga. Nemojte se čitateljima pitati zašto ih kontaktirate. Kada sastavljate e-mail, razmislite o tome kao djelu knjige. Nemojte to učiniti tajnovitost.

02 Uvijek koristite značajan predmet linije

Nikad ne ostavljajte predmetnu liniju poruke e-poštom prazno. Prazna linija predmeta možda će vašu e-adresu označiti kao neželjenu poštu i nikad neće doći do odredišta. E-poruke s praznim linijama predmeta često se i previdi, osobito ako namjerni primatelj obično prima mnogo e-poruka u bilo kojem danu. Uvijek koristite predmetnu liniju koja adekvatno odražava sadržaj e-pošte. Pomoći će vašim primateljima da učinkovitije sortiraju putem e-pošte i potiču brži odgovor na vašu e-poštu.

Izbjegavajte izuzetno oblikovane poruke e-pošte

Pošaljite e-poštu u profesionalnim formatima. Izbjegavajte višebojnih fontova i slika za pozadine. Te postavke mogu ometati čitatelje ili otežati čitanje poruke. Sve pozadinske slike koje dodate mogu obuzdati veličinu datoteke e-pošte. To može prisiliti primatelje s sporim vezama da pričekaju agonizirajuće dugo vrijeme za vašu poruku download.ny pozadinske slike koje dodate mogu nadimati veličinu datoteke e-pošte. To može prisiliti primatelje s polaganim vezama da pričekaju agonizirajuće dugo vrijeme da se vaša poruka preuzme.

Ako vaša tvrtka inzistira na tome da koristite određenu tiskanicu e-pošte za projektiranje dosljednog izgleda i dojma, iskoristite to. Logo tvrtke i linija potpisa mogu projicirati profesionalnu sliku na vašu e-poštu.

Pošaljite otpremne odgovore

Ne tjerajte ljude da čekaju pravovremene odgovore na njihovu e-poštu. Odmah odgovorite jasnom, sažetom porukom. Ako vam je potrebno više vremena za istraživanje odgovora ili prikupljanje više informacija, obavijestite svog pošiljatelja e-pošte kada mogu očekivati ​​odgovor.

Koristite alate za odgovor izvan ureda

Ako ćete biti udaljeni od ureda i ne možete čitati svoju e-poštu, upotrijebite vanjski ured alata za e-poštu kako biste automatski odgovorili na sve one koji vas pokušavaju kontaktirati. Pobrinite se da vaš automatski odgovor omogućuje pošiljateljima znanje kada mogu očekivati ​​primanje odgovora.

06 Nemojte kriknuti vuk sa zastavama s visokim prioritetom

Većina sustava e-pošte omogućuje da označite e-poruku kao "Visoki prioritet" ili "Rush". Nemojte ovo postavljati kao zadanu zastavicu e-pošte. Koristite ga štedljivo ili će primatelji zanemariti prioritetnu zastavicu. Kada konačno pošaljete istinski važnu poruku e-pošte, nećete dobiti pažnju koju zaslužuje.

Razmotrite je li "Odgovori svima" nužno

Nemojte instinktivno kliknuti gumb "Odgovoriti sve" za svaku e-poruku s više pošiljatelja ili primatelja. Razmotrite predmet i odlučite tko treba pročitati vaš odgovor. Stalno reagiranje na sve nepotrebno brzo će vas zaraditi ugledu kao "poslovni spameri", a korisnici mogu zanemariti sve vaše e-poruke.

Odvojeni poslovni i osobni račun e-pošte

Ako nije hitno, nikada ne koristite poslovnu e-poštu za osobnu korespondenciju. Čak i ako posjedujete vlastiti posao, dobro je imati dva odvojena računa e-pošte. Omogućit će vam da priložite prioritete e-pošte i zadržite nepovezane osobne poruke s poslovne mreže.

09 Upotrijebite imena računa računa profesionalne e-pošte

Upotrijebite svoje ime kao dio poslovne adrese e-pošte. Na primjer, [email protected] ili [email protected]. Izbjegavajte nadimke, ručke, monikere ili nejasne reference. Na primjer, nemojte koristiti [email protected] ili [email protected].

Je li e-pošta najbolja za ovaj odgovor?

Nemojte koristiti e-poštu kao svoj jedini komunikacijski alat. Nisu sve poruke prikladne za e-poštu, a bit će vremena kada kratki telefonski poziv ili kratki posjet uredu mogu biti učinkovitiji način prenošenja poruke. Sastanak ili razgovor preko telefona može uvesti ljudski element u interakcije, a to može učiniti svu razliku kad pokušavate nešto objasniti ili želite uvjeriti nekoga da poduzme neku radnju.

Budite osjetljivi i dostupni

Nikada ne upotrebljavajte e-poštu za prekid veze ili ugovora. U profesionalnoj poslovnoj korespondenciji uvijek sadržavajte potpisnu liniju koja pruža alternativne načine za kontakt s vama. Na primjer, možete uključiti broj ureda, telefaksa i mobitela, kao i vašu poštansku adresu.

12 Izbjegavajte e-poštu masivnim privicima

Nikada ne znate kako ili gdje će vaš primatelj pristupiti njihovoj e-pošti. Mobilni uređaji mogu početi preuzimati datoteku prije nego što zatraže od korisnika potvrdu preuzimanja. Moglo bi dugo trajati i potrošiti širinu pojasa koju mora primati primatelj. Zadržite kombiniranu veličinu privitaka ispod 50 MB.

Ako morate poslati veliku datoteku, prvo se obratite primateljima i pitajte kako bi željeli primati datoteku. Također koristite uslugu prijenosa datoteka za slanje datoteke.

13 Razmislite prije nego što pošaljete tu e-poštu

Konačno, odvojite trenutak i razmislite o onome što ste napisali prije nego što pritisnete gumb "pošalji". Je li to nešto što se ne bi trebalo poslati u e-poruci? Je li to osobna priroda i nije prikladno koristiti sustav tvrtke e-pošte? Jeste li napisali poruku e-pošte dok ste ljuti i uključili odlomke koje biste se mogli požaliti kasnije? Ako je tako, pritisnite gumb "delete".