Uzorak dnevnog reda sastanka Savjetodavnog odbora

Nakon pronalaženja ljudi koji će služiti na vašem Savjetodavnom vijeću, slanja pozivnih pisama i odabira članova odbora, vrijeme je za početak planiranja prvog sastanka Savjetodavnog odbora. Ključ za uklanjanje vašeg savjetodavnog odbora na pravi početak je da počnete s namjerom da nastavite.

Vi ste već dali mnogo misli na ono što nadate dobitku od savjetodavnog odbora i veselimo se savjetima i stručnosti koje vaši članovi Savjetodavnog odbora mogu pružiti u raznim aspektima vašeg poslovanja kao što su upravljanje, marketing, računovodstvo, osoblje, službu za korisnike, tehnologiju itd.

Želite biti sigurni da upravo na ovom prvom sastanku dopustite članovima Savjetodavnog odbora doprinos.

Planirajte dnevnu temu prvog sastanka o problemu ili temi za raspravu

Prvi sastanak, dakle, kao i svi sastanci vašeg savjetodavnog odbora, treba planirati oko pitanja ili problema. Možda ćete najlakše navesti problem kao cilj. Na primjer, "Želimo povećati prodaju za 25% u sljedećem kvartalu. Kako to možemo učiniti?" Ili biste općenito naveli temu za raspravu: "Kako možemo smanjiti naše poslovne troškove?" ili "Kako povećati produktivnost ili kako možemo poboljšati službu za korisnike?"

Prikupiti relevantne materijale u pozadini

Nakon što odlučite o temi rasprave, vrijeme je za prikupljanje materijala koji će vam trebati članovi Savjetodavnog odbora.

Budući da je to prvi sastanak Savjetodavnog odbora, trebali biste uključiti poslovni plan i sve druge dokumente koji su relevantni za temu rasprave, poput grafikona, grafikona i činjenica koje ilustriraju pozadinu teme rasprave.

Ako je moguće, trebate poslati kopiju tih dokumenata svim članovima Savjetodavnog odbora dva tjedna unaprijed, uz kopiju dnevnog reda.

Izradite dnevni red sastanka

Slijedi primjer prvog sastanka sastanka (s komentarima za učinkovito vođenje sastanka) koje biste trebali koristiti za prvi sastanak Savjetodavnog odbora.

Primjetite da je svaka stavka dnevnog reda vremenski određena; stvaranje vremenskog rasporeda u svoj sastanak i pridržavanje njega osigurava da se vaš sastanak ne opadne i potiče diskusiju na temu.

Provesti dogovore za bilježenje sastanaka sastanka

Također ćete željeti napraviti neke aranžmane za snimanje zapisnika sa sastanka. Ne pokušavajte to učiniti sami; morate biti u mogućnosti sudjelovati u potpunosti slušanjem i doprinosom. Ako nemate nekoga tko može prisustvovati i služi kao tajnik, zatražite dopuštenje članova Savjetodavnog odbora za snimanje sastanka.

Napravite dostupna osvježenja

Dobivanje osvježenja je dobra ideja. Kava, čaj, voda, sokovi i zdravi obroci kao što su voće ili muffini su lijepi dodir i uvijek su dobrodošli na sastancima. Nakon vašeg prvog sastanka, imat ćete osjećaj spremnosti za piće i zalogaje i mogu planirati za sljedeći sastanak.

Opustiti!

Iznad svega, nemojte se smijati zbog svoje prezentacije. Vi ste tu da podijelite svoju viziju i nade za svoju tvrtku i zatražite savjet, a ne da impresionirati svatko s multimedijskim prezentacijskim efektima.

Vaš dugoročni cilj je uspostaviti radni odnos povjerenja sa svojim članovima Savjetodavnog odbora, pa se usredotočite umjesto da se članovi Savjetodavnog odbora udaljavaju, osjećaju da su ih čuli i da su pridonijeli upravljanju vašom tvrtkom - i veselimo se sljedećem sastanku Upravnog odbora.

Primjerni dnevni red

U nastavku donosi se sastanak donjeg savjetodavnog odbora koji uključuje predložene aktivnosti s bilješkama koje će vas voditi kroz proces sastanka. Ispišite ovaj plan i prilagodite njegovim potrebama. Možete ga kopirati izravno u Word, Excel ili sličan uredski dokument odabirom teksta i korištenjem kopiranja / lijepljenja.

[Naziv vaše tvrtke]

dnevni red

[Datum]

[Mjesto]

Početak / završetak vremena	Aktivnost
10:00 - 10:05 a.m.	Upoznavanje(Pretpostavljajući da vaši članovi Savjetodavnog odbora nisu upoznati, predstaviti sebe i sve članove odbora, dajući kratak pregled njihove stručnosti.)
10:05 - 10:10 a.m.	Zašto Savjetodavni odbor?(Kratka izjava o tome kako vidite savjetodavni odbor i doprinose koje nadate Savjetodavnom odboru mogu učiniti vašoj tvrtki. Uključite detalje poput koliko će se zajednica sastati.)
10:10 - 10:20 a.m.	Pitanja(Ako postoje, ako niste, zamolite članove Upravnog odbora kako vide kako se Savjetodavni odbor radi i kako se nadaju da će ih pridonijeti.)
	Tema rasprave: [Ovdje unesite pitanje / problem]
10:20 - 10:25 a.m.	Prezentacija teme za raspravu(Pregled povijesti teme i načina na koji ona trenutačno utječe na tvrtku; suzdržite se od davanja vaših stavova / rješenja u ovom trenutku.)
10:25 - 11:35 a.m.	Rasprava(Želite zadržati ideju koja teče u ovoj fazi, ne odbacujte ili odbacujte ideje u ovom trenutku. Pridružite svojim idejama / pogledima također.)
11:35 - 11:50 a.m.	Prijedlozi / Rezolucije(Vrednovanje ideja koje je grupa čula i odabir najboljih "rješenja").
11:50 - 11:55 a.m.	Sažetak(Sažmite temu, raspravu i rezultate za grupu i recite im što namjeravate učiniti.)
11:55.	Odlaganje

[Datum sljedećeg sastanka]

Ako koristite ovaj vremenski raspored, ovo je sjajno vrijeme da se vaši članovi Savjetodavnog odbora odnesu na dobar ručak (osobito ako grickalice nisu poslužene tijekom sastanka).Sjeti se da je sastanak gotov i ručak bi trebao biti prije svega društvena prilika!

Čuvajte sastanke kratko

Nikada ne biste trebali imati sastanak Savjetodavnog odbora koji traje dulje od dva sata. Dva sata je dovoljno dugo da većina ljudi daje svoju nepodijeljenu pozornost na zadatak koji je pri ruci.

Počnite s budućim sastancima s pregledom prethodnih tema rasprave

Na budućim sastancima trebate započeti s pregledom onoga što ste učinili o temi koja je raspravljana na posljednjem sastanku i pozvati komentare članova Savjetodavnog odbora o radnjama vaše tvrtke.

Budući da je "susret i pozdrav" izvan puta, možda ćete htjeti imati dvije teme rasprave na budućim sastancima vašeg Savjetodavnog odbora. Možete imati čak tri ako mislite da će se udobno uklopiti u dvosatni format. Ali nikada ne bi trebalo imati više od tri.