Kako kupiti poslovni telefonski sustav

Za većinu organizacija najvažniji dio uredske opreme je telefon. Telefonski sustavi poslovne klase obično počinju koštati nekoliko tisuća dolara, a cijena se povećava proporcionalno povećanjem veličine sustava i brojem željenih značajki.

Sustavi telefonskog razgovora o poslovnoj klasi ovdje su za urede s deset ljudi ili više.

Koje značajke trebate

Značajke koje donose vrijednost vašem poslovanju i povezuju vašu tvrtku s cijelim svijetom povećavaju ukupni trošak telefonskog sustava. Prodavač telefonskih sustava pokušat će vam prodati sva zvona i zviždaljke (to je njihov posao), ali morate pogledati svaku značajku i odlučiti hoće li dodati vrijednost vašem poslovanju ili vam uštedjeti novac.

Osnovne značajke

Evo nekih od uobičajenih značajki koje su dostupne na poslovnom telefonskom sustavu. Svaka marka je drugačija, pa se od prodavača zatražite od potpunog popisa opcija.

Automatski polaznik obično zauzima mjesto recepcionera tako što predstavlja pozivatelje s popisom opcija za usmjeravanje poziva (npr. "Pritisnite 3 da biste razgovarali s nekim u prodaji"). Može također dopustiti pozivatelju da izravno nazove ekstenziju stranke.

• Mogućnosti konferencije dopustiti da se dvije ili više proširenja spoje za dijeljenje u razgovoru. Obično je zadana dva. Ako vam je potrebno više od dva, pitajte što je maksimalan broj sudionika. Neki sustavi dopuštaju samo internim proširenjima da se kontaktiraju. Ako vam je potreban i vanjski konferencijski poziv, pitajte i za to.
• Automatizirano imenik omogućuje pozivateljima da potraže proširenje zaposlenika unošenjem prvih nekoliko slova njihova imena.
• Glasovna pošta omogućuje ostavljanje poruka za zaposlenike koji nisu dostupni ili na telefonu. Neki sustavi mogu prosljeđivati ​​poruke govorne pošte na e-poštu zaposlenika i omogućiti zasebnu opremu govorne pošte treće strane da se sučelo s njihovom opremom. Ovisno o cijenama, to bi vam uštedjelo novac.

• Poziv na čekanje je sposobnost stavljanja poziva na čekanje dok korisnik prisustvuje drugim pitanjima. Obično su uključeni u sustav.
• Preusmjeravanje poziva omogućuje korisniku da privremeno može prosljeđivati ​​sve pozive na drugo proširenje ili na govornu poštu.
• Brzo biranje sprema često korištene telefonske brojeve i omogućuje korisniku da ga birati gumbom push ili dva. To je koristan vremenski rok za često nazvane brojeve.
• Ponovno biranjedopušta posljednji broj za ponovni poziv dodirivanjem gumba.
• prijelom omogućuje korisniku da govori preko sustava javne adrese kako bi pozvao zaposlenika ili dao obavijesti.

• Glazba na čekanju daje vašim pozivateljima nešto za slušanje dok su na čekanju. Može biti glazba ili unaprijed zabilježene poruke koje oglašavaju vašu tvrtku.
• Napunite energiju će osigurati alternativni izvor struje za 10 do 60 minuta u slučaju nestanka struje.

Napredne postavke

Napredne značajke će dodati značajne troškove ukupnom sustavu i dodati će trajni trošak tijekom trajanja sustava. Međutim, to bi se moglo nadoknaditi smanjenjem korisničke usluge i uštedama vremena koje donose.

• Udaljena lokacija značajka omogućava jednostavne veze s zaposlenicima izvan radnog mjesta ili malim udaljenim uredima jednostavnim biranjem internog proširenja.
• Pronađi me / slijedite me dopušta korisnicima da na svoj zahtjev preusmjeravaju svoj telefon na drugi telefon, mobitel, kućni telefon, tajnik itd.
• Računalna integracija telefona (CTI)omogućuje telefonskom sustavu da komunicira s računalnim sustavom. Primjeri uključuju mogućnost da korisnik klikne na telefonski broj na zaslonu i telefon automatski bira broj (smanjenje pogrešnih brojeva i štedi vrijeme); ili prosljeđivanje telefonskog broja kupca na računalo kada pozivaju kako bi podigle račun klijenta i prikazali ga na zaslonu zaposlenika prije odgovaranja na telefon. Ova je opcija vrlo skupo.

Koliko bi trebao biti sustav

Sljedeće pitanje na koje morate odgovoriti je mjesto gdje želite telefone. Sljedeći popis identificira uobičajena mjesta na kojima želite pronaći proširenje telefona:

• recepcioner
• Svaki ured
• Faks uređaj
• Kreditne kartice, priključci za podatke
• Konferencijska soba
• Trgovina / skladišni pod
• Javna površina (čekaonica, hodnici, ulazni putovi itd.)

Zatim ćete morati utvrditi koliko će istodobnih telefonskih poziva upasti i napustiti ured. Ukupan broj dolaznih i odlaznih poziva u svakom trenutku je broj redaka (ili debla) koji vam trebaju.

Uobičajene konfiguracije su 3, 8, 12, 16, 24 ili 48 redaka. Veći sustavi imaju utore za proširenje tako da kasnije možete dodati još redaka. Ne zaboravite uzeti u obzir budući rast (25% nije neuobičajeno). Važno: ako to podcjenjujete, pozivatelji će dobiti signal zauzet ako su sve linije u upotrebi.

Pronalaženje trgovca telefonskog sustava

Pronalaženje trgovca nije teško. Prvo, možete pretraživati ​​internet za "Telefonske opreme i pribor" kako biste pronašli trgovca blizu vas.

Poslovne i uredske sajmove tehnologije također su dobra mjesta za početak. Ne samo da ćete moći susresti prodajne i korisnike podrške, ali ćete i vi moći isprobati sustav.

Konačno, najbolji način je pitati oko sebe. Pitajte ljude koje poznajete koji imaju posao s uredom. Također možete dobiti njihovu procjenu kvalitete opreme i razine usluge koju ste dobili.

Izračunavanje ukupnog troška

Ukupni trošak sustava sastojat će se od sljedećih komponenti:

• Osnovna jedinica / sustav je jedinica koja kontrolira cijelu telefonsku infrastrukturu.Trošak ovisi o broju značajki koje imate, broju telefonskih postavki koje možete podnijeti i broju linija koje dolaze od telefonske tvrtke.
• Uređaji za slušalice / stolove su jedinice koje leže na stolu ili su pričvršćene na zid. Dolaze u nekoliko različitih stilova, sposobnosti i cijena. Cijene se kreću od 70 do 1.000 dolara. Primjeri uključuju osnovne (najjeftinije), srednje razine, izvršne / high-end, recepcijske setove (najskuplje) i konferencijske stolne jedinice. Ostale opcije uključuju slušalice bez ruku i bežične veze. Većina mobilnih uređaja je vlasnički i radit će samo s osnovnim sustavom tog proizvođača. Ako zamjenjujete postojeći telefonski sustav, trošak svih novih mobilnih slušalica (ako promijenite marke) može izvršiti nadogradnju na sljedeći veći model jedino prihvatljivo rješenje koje imate.
• ožičenje su krvne žile organizacije i ne smiju biti marginalizirane. Ako gradite ured, instalirajte dodatna ožičenja i posude u bilo kojem području za koje smatrate da ćete trebati telefon u budućnosti. Trošak će biti dio troškova ako se morate vratiti kasnije i probiti rupe u stropovima i zidovima. Ako ga instalirate u zgradu s postojećim ožičenjima, prije nego što potpišete ugovor, trgovac provjerite ožičenje za kompatibilnost.
• Instalacija i početna konfiguracija bit će najduži dio projekta. Telefonski sustavi ne rade ispravno i vjerojatno će morati biti instalirani i inicijalno konfigurirani od strane obučenog tehničara. Da biste se što brže uspavali i pokrenuli, provjerite je li to uključeno u ugovor. Ostale opcije koje se mogu dogovoriti su održavanje, buduće izmjene i obuka za svoje zaposlenike.

Izrada konačne odluke

Konačna odluka počiva na vašim ramenima. Prodavači telefonskih sustava mogu biti agresivni, ali imajte na umu da ste "kupac" i vi ste zaduženi. Da biste dobili najbolju cijenu za željeni sustav, ispunite svoje zahtjeve nekoliko tvrtki i pustite ih da se natječu za projekt. Pobrinite se da dobijete detaljni prijedlog koji pokriva sva gore navedena područja. Nećete dobiti natrag usporedbu jabuka s jabukama, stoga zatražite da se troškovi značajki navedu zasebno (ili detaljno, ako su uključeni kao paket značajki).

To će vam omogućiti da odredite što uzrokuje razlike u cijenama. Ako još niste sigurni da ste jasni voditelj, zatražite demo na postojećem web mjestu kupca. Konačno, usporedite prijedloge i odaberite onaj koji zadovoljava vaše potrebe, omogućava rast i, što je najvažnije, osjećate se najudobnije.