Etiquette poslovne e-pošte

Prema nedavnom izvješću tvrtke za istraživanje tržišta, e-pošta ostaje go-to oblik komunikacije u poslovnom svijetu. U 2013. godini računi poslovnih e-pošte iznosili su 929 milijuna poštanskih sandučića. Očekuje se da će ta brojka porasti s prosječnom godišnjom stopom rasta od oko 5% u naredne četiri godine, a do kraja 2017. godine doseći će više od 1,1 milijarde. Izvješće navodi da se od ukupnog broja svjetskih računa e-pošte očekuje povećanje od gotovo 3,9 milijardi računa u 2013. godini do preko 4,9 milijardi računa do kraja 2017. godine.

To predstavlja prosječnu godišnju stopu rasta od oko 6% u naredne četiri godine.

Dno crta je da je e-pošta postala željena opcija za sve poslovne komunikacije i taj trend i dalje raste. Očekuje se da će nove tehnologije kao što su usluge poslovnih e-pošte temeljene na oblaku, a posebice Google Apps i Microsoft Office 365, ubrzano povećavaju tijekom sljedeće četiri godine.

Moguće je slanje e-pošte s pametnih telefona, tableta i drugih mobilnih uređaja. Iako je to velika praktičnost, dolazi s tendencijom da postane lagana formalnošću sadržaja komunikacije. Mobilni uređaji preobrazili su način na koji komuniciramo u poslovanju jer nam omogućuju trenutačno komuniciranje s našim klijentima, partnerima i zaposlenicima. Međutim, budući da sadržaj e-pošte tvrtke ne sadrži infleksije, primatelju e-pošte lako je pogrešno interpretirati namjeru riječi. Kako bi izbjegli ovaj nesretni rezultat, poslovna e-pošta mora biti formalna i točna kao poslovna pisma su.

Podsjetimo da je prije nekoliko desetljeća, jedini način komuniciranja u pisanom obliku s kupcem; prodavač ili zaposlenik je korištenjem formalnog pisma. Izrađeno pismo zahtijevalo se po svim pravilima i ispravnosti pisane komunikacije. Ako se ne šalju poštom u omotnicu s plaćenom poštarinom, možda je poslana faksom. Bez obzira na to je li pismo poslano poštom ili poslano faksom, predstavljala je pravno obvezujuću komunikaciju koja je bila "stavljena u pisanom obliku".

To je također slučaj sa svakom poslanom e-poštom: to je pravno obvezujuća komunikacija jer je pisana. Ne može se čuti kada se posao pismeno komunicira. U tu svrhu e-mail komunikacija uvijek treba pridržavati se istih smjernica i načela pisanja stručnog pisma. Razdoblje.

Pisanje poslovnih e-pošte znatno se razlikuje od pisanja teksta ili instant poruke (IM). Ovi oblici komunikacije su dizajnirani za brzo i neformalno skrivanje među prijateljima. Dakle, jezik tekstova i IM-ova koji sadrže vlastite izraze kao što su LOL, ROFL i mnogi drugi prihvatljivi su za razgovor s prijateljem, ali nemaju mjesta u profesionalnoj e-pošti tvrtke.

Isto tako za emojiste. Emojis je također novi jezik koji se razvio i razvio s proliferacijom mobilnih komunikacijskih uređaja. Isto pravilo o suzdržavanju od upotrebe teksta i kratica potrebno je primijeniti na korištenje emojisa - ovaj novi jezik nema mjesta u poslovnoj e-pošti. Iako je možda primamljivo raspršiti na nekim smiješnim licima kako bi naglasila točku u poslovnoj e-pošti, još jednom, jer e-poruke podliježu interpretaciji od strane prijamnika, oduprijeti se iskušenju da preruši e-poštu s ovim neformalnim žargonom.

Kad god pošaljete poslovnu e-poštu iz ove točke, zamislite da sjedite ispred pisaćeg stroja, s debelim zalihama ili legalnom veličinom papira, a vi ćete pisati formalno pismo koje će vam potpisati na dnu zadnje stranice i poslane ili poslane faksom.