Kako razlikovati dobar hotelski RFP

Nije tajna da hotelijeri uvijek traže načine identificiranja sastanaka i događaja koji mogu odabrati hotele i druga mjesta za sastanke, poticajne izlete, konferencije i izložbe.

Mnogi se hoteli oslanjaju na web-lokacije hotela online (RFP) (Request for Proposals), kao što su Conventionplanit.com i sabrehotelrfp.com kako bi promovirali svoje mogućnosti sastanka i konferencije. Također su razvili vlastite online RFP obrasce.

Mnogi planeri ne žele poslati svoje hotelske RFP-ove putem tražilice trećih strana, pozivajući se na upućivanje svojih zahtjeva za hotelske ponude izravno u hotelske i konferencijske centre.

Koje su informacije uključene u hotelski RFP?

Izvrstan alat za pomoć planerima da počnu razvijati vlastite forme za ponude hotela i druge potrebe događaja je događaj prihvaćen praktični alat za razmjenu iz Konvencije Vijeća za industriju.

Osnovni elementi za hotelski RFP trebali bi uključivati ​​sljedeće:

• Osnovne podatke za kontakt kontakta (ime, naziv, organizacija, adresa, telefon, e-mail itd.)
• Datumi događaja (dajte najmanje dvije različite opcije)
• Potrebni blokovi (datumi i brojevi soba)
• Zahtjevi za sastanke (datumi, veličine sobe, količine)
• Zahtjevi za hranu i piće
• Uvjeti pristupačnosti
• Dostava i primanje zahtjeva
• Ostale relevantne informacije

Iskorištavanje RFP alata

Osim toga, Global Business Travel Association (GBTA) svojim članovima osigurava opsežan RFP alat koji bi organizatori događaja mogli razmotriti. Elementi GBPA hotela RFP uključuju sljedeće:

• Informacije o objektu hotela
• Informacije o RFP zahtjevima
• Detalji o ugovoru o gostu
• Veličina ukupnog prostora za sastanke hotela
• Ukupan broj soba za sastanke
• Veličina najveće hotelske dvorane ili dvorane za sastanke
• Visina stropova za najveću plesnu dvoranu ili dvoranu za sastanke
• Ima li hotel stalni odbor za sastanke?
• Koliko će ljudi smjestiti odbor?
• Ima li hotel posvećen izložbenom prostoru?
• Koja je veličina izložbenog prostora?
• Koja je udaljenost do kongresnog centra područja?
• Koji je naziv konvencijskog centra?
• Koji je porezni postotak na hranu i piće?
• Što je postotak naknade za banketnu uslugu?
• Oporezuju li se naknade za banketnu uslugu?
• Ima li hotelsku ponudu audiovizualnih (A / V) usluga?
• Hoće li hoteli ponuditi popust na vlastite A / V usluge?
• Hoće li hotel dopustiti klijentima da dovedu izvan A / V dobavljača?
• Koliko soba za sastanke sadrži bežični internet velike brzine?
• Koliko soba za sastanke sadrži video konferencije?
• Postoji li naknada za korištenje vlastitih A / V dobavljača?
• Da li hotel prihvaća korporativne "kartice sastajanja" za plaćanje?
• Posjeduje li hotel cijene sastanka za sastanke?

Osim toga, bilo bi korisno dijeliti s hotelskim prodajom vrstu događaja koji ste domaćin. To će im pružiti uvid u ciljeve koje vaš sastanak može imati.

Dobra vijest o radu s hotelima je da bi većina trebala biti prilično iskusna u povezivanju sličnih događaja, a veliki menadžer prodaje ili ugostiteljstva moći će vam podijeliti više detalja o načinima pomoći planerima događaja u ispunjavanju njihovih ciljeva.