Pitanja i odgovori Intervjui za administrativni asistent

Kada razgovarate o poslu s administrativnim pomoćnikom, anketar će htjeti saznati o kvalifikacijama koje imate za poziciju i kako ćete se uklopiti u tvrtku i na odjelu. Anketari za upravni položaj često će vas pitati o specifičnim vještinama koje ste osposobljeni za posao, kao i vaše manje vještine ljudi koji se mogu kvantificirati.

Savjeti za rješavanje intervjua

Znajte da će rasprava vjerojatno prijeći meke vještine poput vaših komunikacijskih sposobnosti, sposobnosti za organizaciju ili pravodobnosti. Trebali biste biti spremni za razgovor o teškim vještinama.

1:14

Watch Now: Kako odgovoriti na 4 uobičajena pitanja za administrativne poslove

Pripremite se za raspravu o softverskim programima

Budući da mnogi administrativni pomoćnici zahtijevaju česta uporaba određenog softvera, možda ćete morati razgovarati o različitim programima s kojima ste radili, kako ste koristili te programe i vašu stručnost.

• Primjer odgovora: Volim koristiti tehnologiju i učiti o novim programima. Također imam smisao za podučavanje suradnika koji možda nisu toliko pametni u korištenju sustava. U svom zadnjem zadatku u Kent Associates, volontirao sam da pregledam sustave upravljanja projektima za tim stručnjaka koje sam podržao. Moj šef odobrio moju preporuku i donijeli smo web sustav, Asana, koji nam pomaže pratiti projekte i razmjenjivati ​​informacije na web platformi.
• Primjer odgovora: Ja sam go-to osoba u uredu za PowerPoint slajdove i uživajte pomagati našim prodajnim ljudima da wow klijentima sa svojim prezentacijama. Također sam napredan korisnik programa Excel i stvaranje složenih makronaredbi za pripremu proračunskih projekcija za projektne prijedloge.

Budite spremni raspraviti administrativne procese

Trebali biste biti spremni raspraviti svoje tijekove rada i administrativne procese na prethodnim pozicijama. Kao administrativni stručnjak ne treba biti pitanje da ste organizirani i orijentirani na detalje. Vaš anketar će htjeti znati kako te osobine očitujete u svom svakodnevnom tijeku rada.

• Primjer odgovora: Organizacijske sposobnosti i pažnja na detalje su me među najjačom imovinom. Ja sam napredovao u situacijama gdje mogu naručiti složene projekte. Na primjer, podržao sam osam stručnjaka koji planiraju promidžbene događaje za klijente. Razvio sam predložak za praćenje ciljeva i napretka za svaki projekt i postavljen na zajedničkom pogonu tako da svi članovi osoblja mogu pratiti napredak s tim projektima i događajima.
• Primjer odgovora: Kad radim za Alfredovu grupu, napravio sam priručnik za postupke koji je naznačio korake u obradi zahtjeva za kreditima i stavio ih na mrežu kako bi svi službenici mogli pratiti isti postupak.

Uvijek ga drži pozitivnim

Pazite na ponašanje tijekom razgovora.

Budući da administrativni asistenti često usko surađuju s pojedincima za koje rade, važno je biti pozitivan, profesionalan i pristojan.

Želite da anketar nema sumnju da će rad s vama biti ugodno iskustvo.

• Primjer odgovora: Radila sam na recepciji u našoj agenciji, a bilo mi je važno da napravim pozitivan prvi dojam za sadašnje i buduće klijente. Ja sam prirodni "mogu", a moje recenzije redovito su se pohvalili mojom orijentacijom usluge korisnicima.
• Primjer odgovora: Tvrtka istražuje klijente nakon interakcija, a moje ime dosljedno pojavljuje kao staffer koji je bio koristan, ugodan i profesionalan. Moj šef je komentirao koliko često klijenti traže od mene kada zovete ured za pomoć.

Priprema za intervju

Analizirajte opis posla kako biste pokušali doživjeti postoji li određena domena na kojoj se pozicija fokusira. Na primjer, postoji li naglasak na planiranju putovanja, koordinaciji projekata, zakazivanju svakodnevnih sastanaka, osobnoj pomoći ili bilo čemu drugom? Ako jeste, svakako naglasite svoje najrelevantnije iskustvo prilikom odgovaranja na pitanja interaktivnog intervjua za posao.

Napravite popis vještina koje spominju u objavljivanju posla i slobodno dodajte neke koje biste smatrali primjenjivima. Zatim pogledajte svoje vlastite administrativne i uredske vještine i uskladite svoje kvalifikacije s poslom.

To će vam pomoći prilagoditi odgovore na najrelevantniji način na određeni položaj.

Pitanja i odgovori Intervjui za administrativni asistent

Tijekom pripreme, korisno je razmotriti pitanja koja biste mogli postaviti i razmisliti o tome kako oblikovati odgovor, naglašavajući specifična iskustva i uspjehe iz prethodnih radnih mjesta.

• Koje računalne vještine imate i koje programe ugodno koristite? - Najbolji odgovori
• Jeste li spremni koristiti telefon s više linija i upravljati velikim brojem telefonskih poziva? - Najbolji odgovori
• U ovoj tvrtki volimo misliti o sebi kao timu koji zajedno radi prema istim ciljevima. Kako se osjećate za rad u timskom okruženju? - Najbolji odgovori
• Kako biste se osjećali nadzire dva ili tri druga zaposlenika? - Najbolji odgovori
• Koja je tvoja najveća snaga i kako će to pomoći vašem nastupu na ovom položaju? - Najbolji odgovori
• koja je tvoja najveća slabost? - Najbolji odgovori
• Kako se nosite s stresom i pritiskom? - Najbolji odgovori
• Kako je bilo raditi za svog nadzornika? - Najbolji odgovori
• Što očekujete od supervizora? - Najbolji odgovori
• Radije li raditi samostalno ili u timu? - Najbolji odgovori
• Radite li dobro s ljudima? - Najbolji odgovori
• Dajte neke primjere timskog rada. - Najbolji odgovori
• Pitanja intervjua recepcionistima. - Popis pitanja

Pitanja koja treba postaviti ispitivača

Isto tako, trebali biste poduzeti neka istraživanja o tvrtki i biti spremni postaviti odgovarajuća pitanja kada vam se pruži prilika. Može vam biti korisno postaviti nekoliko pitanja ispred vas koje biste mogli pitati ili raspravljati dalje, ako ranije u intervjuu niste dobili priliku. Često će se to približiti kraju intervjua, pa ih želite ostaviti s dobrim dojmom. Sjajan način da to učinite jest da pokažete svoje zanimanje i pripremu za intervju za posao vezujući se na pitanja koja su vam postavljena s nekim vlastitim pitanjima.

• Koje su odgovornosti ove pozicije?
• Možete li opisati tipičan dan (tjedan) u ovom odjelu?
• Koje su prednosti ovog odjela? Koje su slabosti?
• Što bi vaši prethodni suradnici rekli da je najbolji dio rada za vas? Što bi rekli bilo najgore?
• U kojem smjeru vidite kako tvrtka ide u idućih pet godina? Osjećate li da postoje ikakve prijetnje njegovom uspjehu?
• Zašto je vaš posljednji pomoćnik napustio poziciju? Koje su njegove snage? Koje su njegove slabosti? Što on / ona sada radi?
• Koje su karakteristike imale najbolji pomoćnik? Što je sa svojim najgore pomoćnikom?
• Koliko često se izvršavaju recenzije izvedbe? Tko ih vodi?
• Koje su vam vještine najvažnije u administrativnom asistentu?
• Kako nagraditi i potaknuti ljude koji rade u vašem odjelu?
• Postoje li u tijeku proizvodni problemi u ovom odjelu?
• Kako ste se bavili osobnim problemima u prošlosti?
• Koji su neki od najvećih izazova za osobu na ovom položaju?
• Koji je najpoželjniji aspekt ove pozicije, po vašem mišljenju?
• Da li (da li tvrtka / odjel) podržava članstvo u strukovnim udruženjima i stalno stručno usavršavanje?
• Što biste opisali kao ulogu administrativnog osoblja u ovom uredu?
• Jesu li očekivani prekovremeni rad ili vikend sati?
• Što vam se najviše sviđa kad radite za ovu tvrtku? Postoje li promjene koje biste napravili?
• Što vam se najviše sviđa kada radite ovdje?
• Potičete li odjel da radi kao tim ili se više koncentrira na pojedinačne doprinose?

Opća pitanja za intervjue o poslu

Osim pitanja vezanih uz intervju za posao, postavit će vam se općenita pitanja o vašoj povijesti zapošljavanja, obrazovanju, snagama, slabostima, postignućima, ciljevima i planovima. Evo popisa najčešćih pitanja iz intervjua i uzoraka odgovora.