Saznajte više o sastanku minuta i zašto su važni

Zapisnici o sastanku su pisana ili snimljena dokumentacija koja se koristi za informiranje sudionika i nepristupača o tome što se raspravljalo ili što se dogodilo tijekom sastanka. Zapisnike o sastanku ili bilješke obično donosi određeni zapisničar zapisnika sastanka tijekom postupka, tako da postoji točan zapis onoga što se dogodilo tijekom sastanka.

Zapisnici obično uključuju:

• Nazivi sudionika
• Obuhvaćene su točke dnevnog reda
• Odluke sudionika
• Nastavne aktivnosti koje su počinili sudionici
• Rokovi za izvršenje obveza
• Bilo koji drugi događaj ili rasprava vrijedna dokumentiranja za buduću provjeru ili povijest

Zapisnik sastanka kao povijesni dokument

Kao povijesni dokument, zapisi su korisni za dokumentiranje ključnih ideja ili točaka za raspravu koji su doveli do odluke. Primjerice, učinkovita minuta sastanka može navesti pet alternativa koje je tim raspravljao i glavni razlog zbog kojeg je odabran jedan od ostalih.

Zapisnik o tipičnom poslovnom sastanku ne mora zabilježiti svaku raspravu ili detaljno navesti tko je to rekao. Naravno, ovo se pravilo razlikuje i za druge vrste sastanaka kao što su sudske rasprave i situacije u kojima se raspravlja o pravnim radnjama. Ove vrste sastanaka zahtijevaju točan zapis o razgovoru i izjavama. No, osim ako ljudski resursi ne raspravljaju o tužbi, tipičan sastanak na radnom mjestu ne dokumentira svaku jačinu.

Kada i kako dijeliti zapisnike sastanka

U idealnom slučaju, zapisnici sastanka snimljeni su na elektroničkom uređaju, kao što je prijenosno računalo ili ipad, a nakon brzog pregleda pravopisa, gramatike i jasnoće, prenose se elektroničkim putem na sudionike sastanka na kraju sastanka. Na taj način sudionici su odmah obaviješteni o svojim obvezama i rokovima te mogu postaviti pitanja ili tražiti pojašnjenja. Ako to nije moguće jer rekorder želi prepisati zapisnike ili ih provjeriti zbog pogrešaka, treba ih širiti u roku od 24 sata nakon sastanka.

Zapisnici također služe kao podsjetnik na članove timova za obveze koji su napravljeni tijekom sastanka i pomoći sudionicima da prenesu te stavke na svoje kalendare i dnevne popise zadataka.

Rekorder bi uvijek trebao pregledati prijašnje minute sastanka na početku sljedećeg sastanka kako bi ih ljudi mogli provjeriti za točnost i sljedeće korake.

Kako se organizacije bave sastankom sastanka

Ključno za uspjeh sastanka, zapisnici omogućuju snimljenu povijest sastanka sudionika i zaposlenika koji nisu mogli prisustvovati. Bez sastanaka s punim sastankom, izglede za uspjeh sastanka smanjuju se jer ljudi, u ravnoteži, ne mogu apsorbirati i zadržati bogatstvo informacija u jednom trenutku.

Zaposlenik koji vodi zapisnik o sastanku obično je član tima i prima bilješke dok sudjeluje na sastanku. Na sastancima koji uključuju postupke vezane za pravnu ili državnu upravu ili na sastancima korporativnih odbora, osoba koja ne sudjeluje u tom procesu preuzima službene zapisnike i često bilježi postupak.

Kako bi točno snimili ključne informacije, zapisničar zapisnika sastanka mora imati uho za detalje i sposobnost da ostane fokusiran. Ovaj zaposlenik mora učinkovito obavljati više zadataka kako bi mogao sudjelovati na sastanku tijekom bilježenja minuta.

U nekim organizacijama isti zaposlenik vodi zapisnik na svakom sastanku. Ili odgovornost može proći od zaposlenika do zaposlenika. Uloga zapisničara gradi učinkovitu sposobnost vodstva i komunikacije i može biti željeni posao.

Zahtjevi za zapisnik zapisnika sastanka

Uvjeti za snimanje uključuju sposobnost:

• Snimajte precizno odluke, obveze i glavne točke rasprave na sastanku
• Zapišite akcijske stavke i dane datume koje su članovi sastanaka počinili (akcijske stavke imaju nazive pridodane, ali zapisnici ne navode tko je to rekao na neformalnim sastancima na radnom mjestu)
• Pregledajte glavne odluke i zadatke ili dobrovoljne obveze i akcijske stavke na kraju sastanka tako da sudionici mogu pristati na njih prije odlaska
• Budite timski igrači i budite fleksibilni jer sudionici mogu dodati ili ispraviti sve što se ne slažu u minutama
• Učinkovito radite za distribuciju kopija zapisnika sastanka u roku od 24 sata nakon sastanka