Stvaranje stručnog skriptnog automatiziranog skrbnika

Vaš kompjuterizirani automatizirani pozdravni pozdrav na vašem poslovnom telefonskom sustavu prva je stvar koju će vaši klijenti i poslovni suradnici čuti kad nazovu vašu tvrtku. Prvi put pozivatelji imat ćete samo jednu priliku napraviti dobar prvi dojam i to će biti vaš automatizirani poslužitelj. Za osobe koje često pozivaju vašu tvrtku, htjet ćete učiniti vaš proces automatiziranog polaznika što je moguće učinkovitiji, tako da ne gube vrijeme slušajući cijeli automatizirani skrb za pomoć kod svakog poziva.

Najbrži i najjednostavniji način za programiranje i snimanje automatiziranog osoblja vašeg telefonskog sustava je napisati skriptu o programu za obradu teksta. Odaberite osobu za snimanje skripte koja ima prijateljski glas, može govoriti bez mucanja ili oklijevanja i može izgovoriti i objavljivati svaku riječ i ime jasno.

Automatizirani pozdravnik

Prvi dio skripte bit će pozdrav. Vaša je prilika predstaviti svoju tvrtku svojim pozivateljima i usmeno ih pozdraviti u svoju tvrtku.

Automatizirani poslušitelj Pozdrav

Počnite s uvažavanjem za njihov poziv ili posao.
Čuvajte kratko pozdrav, pa se pozivi ne vraćaju svaki put kad nazovu.
Koristite svoj slogan, slogan tvrtke i naziv web mjesta ili oboje ako ih imate.

Automatizirani pozdravnik ne poziva

Nemojte koristiti više od dvije ili tri rečenice kako biste pozdravili svoje pozive.
Nemojte promovirati svoju web stranicu ako nemate ništa vrijedno ponuditi svojim klijentima.
Nemojte napraviti slogan ili tagline samo da biste ispunili pozdrav.

Mogućnosti automatiziranog posrednika

Najvažniji dio automatiziranog polaznika prezentira opcije koje vaši pozivatelji moraju odabrati kako bi došli do osobe s kojom trebaju razgovarati. Postoje dvije vrste pozivatelja: (1) osobe koje nisu upoznati sa vašom tvrtkom i trebaju vodstvo i (2) pozivatelje koji točno znaju s kim trebaju razgovarati i znati za njihovo produljenje.

Opcije automatiziranih posrednika učiniti

Koristite opcije koje se obično prihvaćaju. Na primjer, "Pritisnite nulu za prijamnika", "Pritisnite zvučnu tipku za povratak na prethodni izbornik".
Recite svojim pozivateljima što je prije moguće kada mogu nazvati ekstenziju svoje stranke ako to već znaju.
Dopustite svojim pozivateljima da znaju naprijed ako su opcije izbornika nedavno promijenjene. Uklonite ovu obavijest nakon tri tjedna.
Prvo postavite najčešće postavljene opcije.
Dajte opis opcije prije nego što dajte opciju broj. Na primjer, "Za podršku korisnicima pritisnite" 5 "."
Provjerite dokumentaciju svog sustava za rezervirane brojeve opcija izbornika. (npr., sva proširenja počinju s brojem "8" i stoga se "8" ne može koristiti kao opcija izbornika).

Nemojte reći "molim" prije nego što predočite svaku mogućnost (npr. "Pritisnite 1 do … Pritisnite 2 za … Pritisnite 3 za …" itd.)
Ne prikazuj više od šest opcija istovremeno. Ako imate više od šest opcija, stvorite strukturu izbornika s više razina. Na primjer, "Za opcije prodaje i usluga pritisnite 5."
Nemojte pretpostavljati da svatko ima touchtone telefon. Ako opcija izbornika nije odabrana unutar tri sekunde od kraja pozdravnog poziva, spojite pozivatelja s prijemnikom.

Primjer automatiziranih skrbnika skrbnika

Hvala vam što ste nazvali tvrtku Operations Tech, gdje se "Tehnologija i posao susreću". Ako znate proširenje svoje strane, možete ga nazvati u bilo kojem trenutku. U suprotnom odaberite jednu od sljedećih opcija. Za uslugu korisnicima pritisnite '1'. Za tehničku podršku pritisnite '2'. Za redovno radno vrijeme, pritisnite '3'. Za računovodstvo pritisnite '4'. Za kupnju pritisnite '5'. Da biste pronašli mjesto u blizini, pritisnite '6'. Inače, pritisnite '0' za recepcioner ili ostanite na liniji i netko će vam pomoći ubrzo.
Dobro došli u tvrtku Operations Tech. Da biste provjerili status svog računa, posjetite nas na webu. Ako znate proširenje osobe, možete ga nazvati u bilo kojem trenutku. Za direktorij tvrtke, pritisnite '1'. Ako znate proširenje osobe, možete ga nazvati u bilo kojem trenutku. Za direktorij tvrtke, pritisnite '1'. Za tehničku podršku pritisnite '2'. Za službu za korisnike pritisnite '3'. Za prodaju i marketing pritisnite '4'. Ako želite razgovarati s recepcionerom, pritisnite '0' ili ostanite na liniji i jedan od naših ljubaznih djelatnika pomoći će vam. Hvala vam što ste nazvali tvrtku Operations Tech, gdje se "Tehnologija i posao susreću".

Poslijepodne, vikend i odmor Isključivanje automatiziranog skrbnika Pozdrav

Ako se vaše poslovanje zatvori nakon određenog vremena ili vikenda, a nitko vam ne odgovara ili pomaže vašim pozivateljima, izradite automatsko pozdravni pozdrav nakon radnog vremena. Recite svojim pozivateljima da je posao zatvoren i zamoli ih da se na kraju nazovu. Također, uključite vaše normalno radno vrijeme.

Uzorak automatiziranog polaznika nakon radnog vremena / vikend skripte:

Hvala što ste nazvali tvrtku Operations Tech. Trenutačno smo zatvoreni. Otvoreni smo od 9.00 do 22.00 od ponedjeljka do petka, a od subote do 10.00 sati u srednjem vremenu. Ako znate proširenje svoje strane, možete ga nazvati u bilo kojem trenutku. U protivnom, nazovite tijekom našeg uobičajenog radnog vremena kako bismo vam pomogli. Hvala vam što ste nazvali tvrtku Operations Tech, gdje se "Tehnologija i posao susreću". Doviđenja.
Hvala što ste nazvali tvrtku Operations Tech. Trenutačno smo zatvoreni.Ako se radi o izvanrednoj situaciji, nazovite našu sekretaricu na broj 585-555-1234. Ako znate proširenje svoje strane, možete ga nazvati u bilo kojem trenutku. Ako imate račun s nama, možete provjeriti svoj status 24 sata dnevno 7 dana u tjednu na adresi www.operationstech.about.com. Naše normalno radno vrijeme traje od 9 do 17 sati od ponedjeljka do petka, a od subote do 10 sati ujutro, u srednjem vremenu. U protivnom, nazovite tijekom našeg uobičajenog radnog vremena kako bismo vam pomogli. Hvala vam što ste nazvali tvrtku Operations Tech, gdje se "Tehnologija i posao susreću". Da biste ponovili ovu poruku, pritisnite tipku s funta. {3 sekunde stanke} Zbogom.

Sezonski automatizirani pozdravni pozdrav

Da biste promovirali sezonske ponude tvrtke ili samo da biste produžili posebnu sezonsku pozdrav svim vašim pozivateljima, preporučujemo vam automatsko pozdravno pozivanje za ograničeno vrijeme. Koristite to malo i samo ako odražava duh vaše tvrtke. Na primjer, blagdanski sezonski odmor koji želi vašu pozivatelju radost i prosperitet u Novoj godini teško bi bio prikladan za agenciju zbirki.

Dostigli ste tvrtku The Operations Tech. Od "naše obitelji" do "vaše obitelji", želimo vam poželjeti radostnu blagdanu i uspješnu Novu godinu. Ako znate proširenje svoje stranke, možete …
Hvala što ste nazvali tvrtku Operations Tech. Zamolite svog predstavnika za korisničku podršku o našem 4. srpnjem popusta na sve zamjenske usluge. Ako znate proširenje svoje stranke, možete …

Probe i testiranje

Prije nego što snimite automatsku skriptu polaznika, neka osoba koju ste odabrali za čitanje pročita ga nekoliko puta ispred vas. Koristite ovo za fino podešavanje izgovora i oglašavanja. Nakon snimanja novog pozdravnog poziva, nazovite svoj telefonski sustav odmah da provjerite snimku pogrešaka i provjerite jesu li sve opcije objavljene u skladu s namjeravanjem.