Poslovna etiketa profesionalne pozdravne govorne pošte

Ako vaša tvrtka koristi odjelne govorne kutije za dolazne pozive, poželjet ćete zabilježiti pozdravnu govornu poštu s profesionalnim zvučnim odjelima. Ova vrsta pozdravne govorne pošte nešto je drugačija od osobnog pozdravnog govorne pošte koja je povezana s kutijačem govorne pošte pojedinca. Na primjer, ako vaš telefonski sustav omogućuje grupi telefonskih ekstenzija da se "skupljaju" zajedno za servisiranje svih općih računovodstvenih poziva, sva proširenja iz Odjela za računovodstvo mogu se grupirati u općem proširenju Odjela za računovodstvo.

Kada automatizirani polaznik prenosi poziv na to proširenje, sljedeće raspoloživo proširenje prima poziv. Ako su sva proširenja Odjela za računovodstvo zauzeta ili nedostupna, poziv će biti prebačen u kabinet govorne pošte odjela.

Opcije pozdravnih poruka govorne pošte

Ovisno o telefonskom sustavu koji imate u vašoj tvrtki, mogu postojati različite opcije za vrstu pozdravnih govornih poruka koje vam je dopušteno sastaviti. To uključuje:

• • Opće pozdravne govorne pošte: koristi se kao zadana pozdravna poruka govorne pošte ako nije postavljena nijedna druga vrsta pozdrav.
  • Interni pozdrav govorne pošte: pozivamo ljude koji pozivaju vaš odjel unutar svoje tvrtke (tj. iz drugog proširenja). Općenito, to se odnosi samo na vrlo velike tvrtke.
  • Pozdrav iz vanjske govorne pošte: igraju se za osobe koje pozivaju izvan vaše tvrtke. Automatski polaznik vašeg telefonskog sustava može igrati opće pozdravno poduzeće koje će svi vanjski pozivatelji čuti. Ako se naziv vaše tvrtke spominje u tom pozdravu, ne morate ga više reći u svom pozdravu odjela.
  • Privremena ili izvan ureda pozdravna govorna pošta: to je postavljeno kada cijeli odjel bit će nedostupan za određeno vremensko razdoblje. Na primjer, odjel ima samo osoblje od 8:00 do 17:00 sati ili postoji obavezan sastanak odjela koji uklanja sve ljude od odgovora na telefon. Većina sustava govorne pošte omogućit će vam da postavite datum i vrijeme isteka, tako da ne morate zapamtiti da je isključite kada se vaš odjel vrati u normalne operacije.
  • Na telefonu (zauzet) govorna pošta: Ovaj pozdrav služi za informiranje pozivatelja da je odjel dostupan, ali nitko ne može odmah primiti poziv jer su sva proširenja u bazaru odjela zauzeta drugim pozivateljima.

Elementi pozdravne govorne pošte Good Departmenta

• Naziv odjela
• Izjavu da trenutačno ne možete uzeti njihov poziv
• Poziv da ostavite poruku
• Kada mogu očekivati ​​povratni poziv
• Dostupne dodatne opcije (npr. "Pritisnite ključ od funta za povratak na …")
• Web stranica ako može pružiti smislenu informaciju
• Ne duže od 20 do 25 sekundi (pravilo-thumb)
• Nemojte početi s "Vaš poziv je vrlo važan za nas …" pozdrav. Ovaj izraz je pretjerano korišten i obično je "isključivanje" pozivateljima.
• Izbjegavajte davati previše informacija i previše dugo pozdraviti.

Uzorak pozdravnih govornih poruka dobrog odjela

• Dosegli ste Odjel za računovodstvo. Svi naši predstavnici su zauzeti servisiranju drugih pozivatelja. Umjesto da trošite dragocjeno vrijeme na čekanje, želimo vam vratiti vaš poziv u roku od dva radna sata. Ako se želite vratiti na prethodni izbornik, sada pritisnite zvijezdu. Inače, ostavite nam detaljnu poruku s vašim imenom i brojem. Nakon što snimite svoju poruku, možete pritisnuti tipku funta za više opcija. Hvala na pozivu.
• Dostigli ste odjel prodaje u Operations Tech, Inc. Svi naši prodajni predstavnici zauzeli su posluživanje ostalih kupaca, ali želimo Vam što je prije moguće vratiti vaš poziv. Za trenutne informacije o cijenama ili za provjeru statusa vaše narudžbe posjetite nas na webu. U suprotnom, ostavite nam poruku s vašim imenom i brojem nakon tona. Ako se želite vratiti na prethodni izbornik, sada pritisnite zvjezdica.
• Dostigli ste Odjel za računovodstvo na Operations Tech, Inc. Odjel je trenutno zatvoren. Naše normalno radno vrijeme traje od 8:00 do 17:00 od ponedjeljka do petka. Subotom i nedjeljom zatvoreni smo. U bilo kojem trenutku možete pritisnuti tipku sa zvjezdicom za povratak na prethodni izbornik. U suprotnom, ostavite nam poruku s vašim imenom i brojem i vratit ćemo vaš poziv kada se ured ponovno otvori. Možete zatvoriti poruku nakon odlaska iz poruke ili pritisnuti ključni gumb za dodatne opcije. Hvala na pozivu.

Loše govorne pošte

• Dostigli ste odjel prodaje. Ostavite nam poruku.
• Zdravo. Dostigli ste Odjel za računovodstvo na XYZ.com. Svi računovođe trenutno pohađaju obvezatni sastanak odjela i nitko nije dostupan za vaš poziv. Vaš je poziv vrlo važan za nas i želimo vam vratiti vaš poziv čim se vratimo. Međutim, to je kraj godine i naš zalihu poziva je vrlo dug. Ako zovete u vezi s plaćanjem na dospjelom računu, svakako nam javite u svojoj poruci kako bismo vas odmah nazvali. U suprotnom, pričekajte ton i ostavite nam detaljnu povjerljivu poruku.
• Odjel je zatvoren. Molimo ostavite poruku nakon tona.