Kako postaviti pozdravne glasovne govorne pošte

Odgovarajuća pozdravna govorna pošta može pozitivno utjecati na vaše pozive, ili ih može otuđiti prije nego što s njima razgovarate. Stavite se na mjesto svog pozivatelja i zapitajte se: "Kako bih želio biti tretiran ako ne bih mogao odmah razgovarati s osobom koju sam nazvao, što bih želio znati iz pozdravne govorne pošte?"

Opcije pozdravnih poruka govorne pošte

Ovisno o telefonskom sustavu koji imate u vašoj tvrtki, mogu postojati različite opcije za vrstu pozdravnih govornih poruka koje vam je dopušteno sastaviti. Oni uključuju sljedeće primjere.

0:49

3 Primjeri dobre pozdravne govorne pošte

• Općeniti primjeri pozdravnih govornih poruka
  • Općenito pozdravna govorna pošta upotrebljava se kao zadana pozdravna poruka govorne pošte ako nije postavljena druga vrsta pozdrav.
• Interni primici pozdravnih govornih poruka
  • To se koristi za pozdravljanje osoba koje vas zovu iz vaše tvrtke (tj. Iz drugog proširenja).
• Pozdravni primjeri vanjske govorne pošte
  • Pozdrav će se igrati za osobe koje pozivaju izvan vaše tvrtke. Automatski polaznik vašeg telefonskog sustava može igrati opće pozdravno poduzeće koje će svi vanjski pozivatelji čuti. Ako se naziv vaše tvrtke spominje u tom pozdravu, ne morate ga ponovno reći u svom pozdravu.
• Privremeni ili "izvan ureda" primjeri pozdravnih govornih poruka
  • Privremena ili izvan ureda pozdravna govorna pošta postavljena je kada ćete biti izvan ureda za unaprijed zadanu količinu vremena. Većina sustava govorne pošte omogućit će vam da postavite datum i vrijeme isteka, tako da ne morate zapamtiti da ga isključite kada se vratite.
• Primjeri pozdravnih poruka "na telefonu" ili "zauzeto"
  • Ovaj pozdrav služi za informiranje pozivatelja da ste u uredu, ali sada ne možete preuzeti poziv jer ste na telefonu s drugim pozivateljem.

Što treba uključiti u odgovarajuću pozdravnu govornu poštu

• Pozdrav
• Tvoje ime
• Naziv vaše tvrtke i Odjel ili oboje
• Izjavu da trenutačno ne možete uzeti njihov poziv
• Poziv da ostavite poruku
• Kada mogu očekivati ​​povratni poziv
• Tko mogu kontaktirati za hitnu pomoć (ako je primjenjivo)
• Ne duže od 20 do 25 sekundi (pravilo-thumb)
• Izbjegavajte davati previše informacija i previše dugo pozdraviti.

Primjer Dobra pozdravna govorna pošta

• Bok. Ovo je Jim Bucki. Ne mogu sada uzeti vaš poziv, ali želio bih ga vratiti čim to mogu. Zato, ostavite mi detaljnu povjerljivu poruku nakon tonusa. Ako vam je potrebna hitna pomoć, nazovite moju tajnicu, Suzy Smith na produžetku 6336. Hvala vam na pozivu.
• Zdravo. Dosegli ste Odjel za računovodstvo. Odjel je trenutno zatvoren. Naše normalno radno vrijeme od ponedjeljka do petka od 8 do 18 sati. Molimo ostavite nam poruku nakon tona i netko će što prije vratiti vaš poziv. Hvala vam.
• Bok. Ovo je Jim Bucki. Izlazit ću iz ureda do četvrtka 24. srpnja i povremeno ću provjeravati svoju govornu poštu. Ako želite ostaviti poruku, molim te, učinite to nakon tona, i vratit ću vam što je prije moguće. Ako vam je potrebna hitna pomoć, nazovite moju tajnicu, Suzy Smith na produžetku 6336. Hvala vam na pozivu.
• Dostigli ste stol Jima Buckija. Trenutačno sam na telefonu, ali kasnije želim vratiti vaš poziv. Ako želite, ostavite mi poruku nakon tona. Ako vam je potrebna hitna pomoć, nazovite moju tajnicu, Suzy Smith na produžetku 6336. Hvala vam na pozivu.

Loše govorne pošte

• Bok. Ovo je Joe. Ostavite mi poruku.
• {Glazba svira dulje vrijeme} Hej! Pričaj sa mnom.
• Bok. Dosigli ste tvrtku XYZ. Molim vas ostavite nam poruku.
• Zdravo. Stigli ste u ured Joea Kartonije na XYZ.com. Ja ću biti izvan ureda koji ima vazektomiju i vratit će se u četvrtak, 26. kolovoza u 8:30 sati. Doživjet ću puno neugodnosti pa uopće neću provjeravati svoju govornu poštu. Ako želite ostaviti poruku, molim te, učinite to nakon tonusa. Možete mi ostaviti detaljnu i povjerljivu poruku, a ja ću vam vratiti što je prije moguće. Ako vam je potrebna hitna pomoć, nazovite moju tajnicu Sally Johnson na nastavku 3663. Hvala vam na pozivu i vratit ću se vašem povratku, a ja se osjećam bolje.
• Ured je zatvoren. Molimo ostavite poruku nakon tona.