Zašto je komunikacija važna u upravljanju promjenama?

Ne možete previše komunicirati kada zatražite od organizacije da se promijeni. Svaka uspješna izvršnica, koja je vodila uspješan menadžment upravljanja promjenama, izražava potrebu prekomuniciranja tijekom promjena iskustva i čini ovu izjavu retrospektivno.

Nema organizacije u kojoj su zaposlenici potpuno zadovoljni komunikacijom. Komunikacija je jedno od najtežih pitanja u organizacijama. To je područje koje se najčešće žale od zaposlenika tijekom organizacijske promjene i svakodnevnih operacija. Razlog?

Učinkovita komunikacija zahtijeva četiri komponente koje savršeno međusobno stvaraju zajedničko značenje, omiljenu definiciju komunikacije.

• Pojedinac koji šalje poruku mora jasno i detaljno prikazati poruku i zračiti integritet i autentičnost.
• Osoba koja prima poruku mora odlučiti slušati, postavljati pitanja za jasnoću i povjeriti pošiljatelju poruke.
• Odabrani način isporuke mora odgovarati okolnostima i potrebama i pošiljatelja i prijemnika.
• Sadržaj poruke mora rezonirati i povezati se, na nekoj razini, s već utvrđenim uvjerenjima prijemnika. Mora sadržavati informacije koje zaposlenik želi čuti. Mora odgovoriti zaposlenicima najdražima i brinuti o pitanjima.

• Uz sve to se događa u komunikaciji, to je čudo da organizacije ikada to učiniti dobro.

Liječnici za upravljanje promjenama pružili su široki raspon prijedloga o tome kako dobro komunicirati tijekom bilo kakvih organizacijskih promjena.

Preporuke o komunikaciji za učinkovito upravljanje promjenama

Izradite pisani plan komunikacije kako biste se uvjerili da se sve od sljedećeg događaju u procesu upravljanja promjenama.

• Komunicirajte dosljedno, često i putem više kanala, uključujući govor, pisanje, video, obuku, fokusne grupe, oglasne ploče, intranete i još više o promjeni.
• Komunicirajte sve što je poznato o promjenama, što je brže moguće. (Objasnite da je vaša pristranost usmjerena na trenutačnu komunikaciju, tako da se neki detalji mogu promijeniti kasnije.) Recite ljudima da je vaš drugi izbor da zadržite svu komunikaciju sve dok ne budete pozitivni u vezi s odlukama, ciljevima i napretkom. To je katastrofalan u učinkovitom upravljanju promjenama.
• Osigurati značajne količine vremena za ljude da postavljaju pitanja, zatraže pojašnjenja i daju informacije. Ako ste bili dio scenarija u kojem je voditelj predstavio promjene, na prozirnim površinama, velikoj skupini, a zatim pobjegao, znate što loše vijesti odnose na integraciju promjena. Ljudi se moraju osjećati uključeni u promjenu. Uključenost stvara predanost - ništa drugo nije tako značajno tijekom procesa promjene.
• Jasno komunicirati viziju, misiju i ciljeve promjena upravljanja promjenama. Pomozite ljudima da razumiju kako će te promjene osobno utjecati na njih. (Ako ne pomažete ovom procesu, ljudi će napraviti svoje priče, obično više negativne od istine.)
• Prepoznajte da je prava komunikacija razgovor. To je dvosmjerni, i mora biti stvarna rasprava. Ne može biti samo prezentacija.
• Voditelji promjena ili sponzori trebaju provoditi vrijeme razgovora jedan na jedan ili u malim skupinama s ljudima za koje se očekuje da će izvršiti promjene.
• Komunicirajte razloge promjena na način da ljudi razumiju kontekst, svrhu i potrebu. To su nazvali praktičari: "izgradnja nezaboravnog, konceptualnog okvira" i "stvaranje teorijskog okvira koji podupire promjenu".
• Dajte odgovore na pitanja samo ako znate odgovor. Čelnici uništavaju vjerodostojnost kada daju netočne podatke ili se pojavljuju kako se spotaknu ili prepuštaju pri pružanju odgovora. Puno je bolje reći da ne znate, i da ćete pokušati saznati.
• Čelnici moraju slušati. Izbjegavajte defenzivnost, izradu isprika i odgovore koji su prebrzo dani. Djelujte s pažnjom.
• Neka vođe i promjena sponzora budu dostupni, kad god je to moguće, da se miješaju s drugima na radnom mjestu.
• Održavajte interaktivne radionice i forume u kojima svi zaposlenici mogu zajedno istražiti promjene dok uče više. Koristite obuku kao oblik interaktivne komunikacije i kao priliku za ljude da sigurno istražuju nova ponašanja i ideje o promjeni i upravljanju promjenama. Sve razine organizacije moraju sudjelovati u istim sjednicama.
• Komunikacija bi trebala biti aktivna. Ako je glasina već u akciji, organizacija je dugo čekala da komunicira.
• Osigurati prilike za međusobno povezivanje ljudi, kako formalno tako i neformalno, kako bi razmijenili ideje o promjeni i upravljanju promjenama.
• Javno pregledajte mjerenja koja su na mjestu kako bi se prikazali napredak u upravljanju promjenama i promijenili napore.
• Objavite nagrade i priznanja za pozitivne pristupe i postignuća u promjenama i upravljanju promjenama. Proslavite svaku malu pobjedu javno.