Što trebate znati o pre-con sastancima

Očekuje se da će planeri sastanaka i događanja održati sastanak "pre-con" s voditeljem konferencijskih usluga u hotelima, konferencijskim ustanovama, konferencijskim centrima i drugdje prije zakazane konferencije. To je u osnovi konferencija prije konferencije.

Za one koji ne mogu planirati česte sastanke, pre-con sastanak može se činiti neugodno ili neugodno na početku jer može uključivati ​​nove pojmove ili jezik, kao što je "životopis događaja" ili "događaj događaja banketa".

Što bi planeri događaja trebali očekivati ​​od pre-con?

Pre-con je sastanak koji se održava s dobavljačima događaja i dobavljačima na kojima se održava događaj ili program. Održava se obično jedan ili dva dana prije stvarnog događaja i razlikuje se od hoda koja se događa na dan događaja.

Neki ljudi mogu povezati sastanke prije sastanka s planiranjem većih konferencija, konvencija, kongresa i programa poticaja. Međutim, također je uobičajeno održati sastanak prije sastanka za seminare i druge posebne događaje.

Što očekivati ​​tijekom sastanka prije sastanka

Pre-con sastanak omogućuje organizatorima događaja mogućnost pregleda sve konačne logistike za određeni program s timom dobavljača koji su uključeni u program.

Tipično, sastanak prije sastanka usklađen je i zakazan od strane voditelja konferencijskih usluga na mjestu održavanja. On ili ona će pozvati menadžere iz različitih područja koji su uključeni u događaj da pregledaju logistiku njihove posebne uloge za događaj. Ovo je izvrsno vrijeme za sastanak ili planer događaja da uspostavi odnos sa svima koji su uključeni.

Tijekom pre-con, prikladno je da planer događaja istakne neke od ključnih ciljeva događaja, uključujući važne informacije o organizaciji koja organizira događaj, ključne poruke koje se prenose na događaju i važne VIP osobe.

Pre-Con je pravo vrijeme za pregled događaja Nastavi

Životopis događaja poznat je i kao specifikacija događaja. Uključuje sve relevantne informacije o programu ili događaju, uključujući detalje o samom programu. Te stavke mogu sadržavati neke ili sve od sljedećeg: datume, vremena, kontakte, profile sudionika, hitne kontakte, hranu i piće, prijevoz, informacije o dostavi, naplata, audio / vizualne i druge posebne potrebe.

Svaki voditelj odjela će pregledati svoje razumijevanje događaja, uključujući relevantne detalje i njihove tipične operativne postupke. Također će pregledati njihovo razumijevanje ugovora o događaju i informacije koje su prethodno dijelile na narudžbama događaja na banketu.

Planeri sastanaka i događaja ne zaboravljaju postavljati detaljna pitanja vezana uz specifikacije događaja tijekom tog vremena, kao što su broj osoblja i imena ključnih kontakata tijekom stvarnog događaja sa svih zastupljenih područja. Ključni elementi rasprave prije konzultacije mogu uključivati ​​pregled:

• Zahtjevi za hranu i piće
• Zahtjevi za popis soba za goste (ako je potrebno)
• Konferencija i sajam pokazuju zahtjeve
• Soba za sastanke i zahtjeve prostora za sajmove (tlocrte)
• Tehnički zahtjevi, kao što su električni i telekomunikacijski sustavi
• Pojedinosti o plasmanu znakova

Ovo je idealno vrijeme za bilo kakve last minute promjene. Iako oni možda uvijek ne vole, većina dobavljača i dobavljača očekuju razumne (i nerazumne) promjene. Naravno, ako je predinstalacija zakazana tijekom vremena kada je u tijeku postavljanje, razmislite o provođenju rane preglede soba kako biste bili sigurni da sve radi glatko.