Pro i kontra od 3 organizacijske strukture projekta

Način na koji je vaša organizacija strukturirana utječe na način upravljanja i pokretanja projekata. To također može utjecati na to koliko autoriteta i dosega morate učiniti svoj posao kao voditelj projekta.

Postoje tri zajedničke organizacijske strukture, a svi voditelji projekata rade: funkcionalni, projektni i matrični. Pogledajmo prednosti i nedostatke svake, tako da znate na što se suočavate kada se pridružite novoj strukturi.

Funkcionalna organizacijska struktura

U funkcionalnoj organizacijskoj strukturi, voditelj projekta i svi resursi rade u istoj podjeli tvrtke, poput odjela za prodaju i marketing. Općenito, funkcionalni menadžer ima više ovlasti nego voditelj projekta.

prednosti

Funkcionalna struktura daje vam najmanje snage kao voditelj projekta, ali nudi mnogo drugih prednosti:

• Dobro radi za male timove i male projekte jer funkcija ima punu kontrolu nad članovima tima i ostalim potrebnim resursima.
• Možete jednostavno pristupiti stručnjacima koji su vam potrebni jer su u istom funkcionalnom području.
• Brzo je povezano svatko kako bi riješio probleme vezane uz projekt.
• Možete ograničiti alate projektnih komunikacija koje morate koristiti jer je tim relativno mali i jednostavan.
• Često dobivate entuzijastične članove tima koji žele raditi na projektu jer im pruža mogućnosti karijere. Projektni rad može biti izvrstan način za motiviranje vašeg tima.

• Ako projekt predate funkcionalnom timu, on će biti funkcionalni tim u kojem radite, što olakšava zatvaranje projekta.

Nedostaci

Iako ova struktura ima dosta prednosti, također uzeti u obzir neke nedostatke:

• Rad se odvija u silosu, što znači da nećete imati pristup ljudima izvan funkcionalne podjele.
• Ljudi na projektnom timu možda bi bili lojalni svojim odjelima ili voditelju tima nego njihovim radom na projektu, što može stvoriti sukobe.
• Veliki projekt može završiti funkcionalnim upraviteljem projekta za svaku funkciju. To može rezultirati padom rada kroz pukotine ako svi voditelji projekata ne rade skladno.
• Funkcionalni rad može biti izoliran po tome što ne morate imati veliku priliku za mrežnu povezanost s tvrtkom. Održavanje strateškog fokusa može biti teže.

Organizacijska struktura projekta

Predani timovi su sastavljeni za rad na projektima u organizacijskoj strukturi projekta. Voditelj projekta vjerojatno ima odgovornost za upravljanje linijom za članove projektnog tima. Primjeri toga bi uključivali velike građevinske gradnje, ali i korporativne inicijative koje zahtijevaju posvećen tim. Voditelj projekta ima krajnje ovlasti, prijavljujući projektni sponzor i projektni odbor. Pojedinci u timskom radu izravno za voditelja projekta.

prednosti

Očigledna prednost strukture projekta je da imate veću kontrolu nad timom, ali postoje i druge prednosti.

• Timovi mogu imati snažan osjećaj identiteta. To je najlakša struktura u kojoj se stvara jaka kultura timova.
• Cijeli tim je usredotočen na ciljeve tima, tako da sukob lojalnosti postoji s radnim danom za ljude koji rade na projektu. Njihov dan posao je projekt.
• Resursi su posvećeni projektu, tako da je puno lakše zakazati posao. Znate kada su članovi tima dostupni i nema rizika da će se uskoro ukloniti na posao koji je uobičajen posao za drugog menadžera.
• Projekti koji se izvode u ovoj strukturi izvrsni su okruženja za poboljšanje vaših vještina upravljanja projektima kao i tehničke vještine vodstva.

Nedostaci

Struktura projekta je najlakše raditi, ali još uvijek ima neke nedostatke.

• Imajući tim posvećen jednom projektu je skup predanost. Ona ima tendenciju da bude opcija samo na velikim projektima.
• Ako uklonite ljude s njihovih funkcionalnih poslova, teško bi se mogli vratiti, pogotovo ako je projekt dugačak. Projekt se proteže, a vraćanje na ono što ste učinili prije, nakon razdoblja koje radi u multidisciplinarnom okruženju na novom, izazovnom projektu, nije privlačan izgled za mnoge ljude. Upravljanje prijelazom tima kod zatvaranja projekta postaje još važnije.
• Ponekad zatvaranje projekta može značiti gubitak posla ako se posao preselila i druga uloga nije dostupna za vas.
• Po svojoj prirodi, posvećene timove usisavaju resurse radi rada na samo jednoj stvari. Oni mogu ograničiti broj projekata koje tvrtka može učiniti u jednom trenutku, pogotovo kada različiti projekti zahtijevaju iste vještine.
• Voditelji projekata u ovoj vrsti strukture rade i upravljanje linijom za svoje timove, što znači trošenje vremena i napora na zadatke ljudskih resursa koje ne biste trebali raditi u drugim strukturama. Ako uživate u ovom elementu rada s ljudima, taj bi čimbenik mogao biti prednost.

Organizacijska struktura matrice

Treća mogućnost je struktura matrice. Resursi se dijeli na običnom poslovnom i projektnom poslu. To bi moglo značiti da ima dva menadžera ili odgovornu liniju voditelju projekta, kao i upravitelju timova. Struktura funkcionalne linije upravljanja obično je na prvom mjestu, a voditelj projekta preuzima točkastu liniju.

Ova struktura dijeli moć i autoritet između funkcionalnog voditelja tima i voditelja projekta. Morat ćete upotrijebiti svoje pregovaračke sposobnosti za njihovu punu moć.

prednosti

Matricne strukture vrlo su česte jer omogućuju menadžerima fleksibilan izbor s načinom na koji ljudi troše svoje vrijeme. Vjerojatno ćete u nekom trenutku svoje karijere raditi u matričnom okruženju. Prednosti ove strukture su kako slijedi:

• Resursi se koriste učinkovito i mogu se kretati između projekata po potrebi.
• Možete raditi na mnogo različitih stvari, ponekad paralelno, iako se ta točka može tvrditi i kao nedostatak.
• Timovi i pojedinci mogu biti vrlo osjetljivi. Ako dođe novi projekt koji mora imati prioritet, to je dovoljno lako zaokrenuti i naglo se usredotočiti na nešto drugo. Možete to učiniti lako u strukturi projekta, što traje duže za raspad i ponovno grupiranje.
• Struktura zahtijeva da svatko koristi isti životni ciklus i metodologiju upravljanja projektom, tako da je prebacivanje između projekata jednostavno. Ljudi se mogu pridružiti projektnom timu s relativno malo onboarding-a koji je potreban kada su terminologija i procesi česti.

Nedostaci

Kao i kod svih postavki, ovaj ima i svoje zamke. Unatoč tome što je zajednička struktura, mnogi moderni radni prostori nisu napukli probleme preopterećenosti. Davanje pojedinaca previše za učiniti može biti lako ako nemate sustave u mjestu za upravljanje i praćenje cjelokupnog posla. Ostali nedostaci su sljedeći:

• Sukob između projekata je čest jer se možete boriti za iste resurse kao i drugi projekt.
• Drugi projekt možda je prvo ogradio najbolje resurse, najprikladnije osobe s pravim vještinama, ili njihovi voditelji linija možda ih ne bi mogli učiniti dostupnima za projekt.
• Može doći do sukoba između poslovnih uobičajenih zadataka i projektnog rada za pojedince, osobito kada oba menadžera daju različite prioritete.
• Resursi mogu imati sukob o tome koji razvojni put rade za buduće karijere. Iako biste mogli znati da želite ostati u upravljanju projektima, možda imate mogućnost napredovanja u višu funkcionalnu ulogu ili više uloga usmjerenu na projekt. Ali ima puno mogućnosti za karijeru je dobra stvar, čak i ako to čini za teške odluke.

Organizacijska struktura koja savršeno funkcionira za sve uobičajene poslove uvijek radi za projekte, a morate upravljati unutar okruženja u kojem radite. Dobivanje nekog iskustva u svakoj od ovih struktura je dobra ideja da ih možete doživjeti iz prve ruke. Pomoći će vam da odlučite koja vam okolina najbolje odgovara i odgovara vašim vještinama i sklonostima. Tada možete napraviti informirani izbor ako imate priliku odlučiti o budućem okruženju za posao.

Razumijevanje prednosti i nedostataka svake organizacijske strukture projekta daje vam priliku da saznate gdje najbolje provesti vrijeme i utjecaj kako biste najbolje iskoristili svoj tim i uspješno završili projekt.