Kako napisati zahtjeve za RFP i RFQ

Sada kada ste analizirali svoje poslovne zahtjeve i dovršili pretraživanje prodavača, spremni ste za pokretanje mesnih i krumpira postupka odabira dobavljača. Dobro napisani zahtjev za prijedlog (RFP) ili zahtjev za ponudu (RFQ) ključ je odabira najboljeg dobavljača u najboljoj vrijednosti za vašu tvrtku. Pisanje bilo je teško ako razumijete ciljeve i funkciju dokumenta.

Odlučite što napisati

RFP se koristi ako se kvaliteta, usluga ili konačni proizvod razlikuju od svakog dobavljača koji odgovara.

RFQ koristi se za robu, jednostavne usluge ili jednostavne / jednostavne dijelove s malo ili nimalo prostora za razlikovanje proizvoda ili usluga između dobavljača koji reagiraju. Pregovaračke točke mogu uključivati ​​rokove isporuke, opcije pakiranja itd.

Ciljevi bilo kojeg dokumenta trebali bi uključivati:

• Dobivanje detaljnih prijedloga kako bi se procijenili odgovori svakog dobavljača tako da se na svim frontama zadovolji najbolji interes vaše tvrtke.
• Utjecati na konkurentsku prirodu postupka odabira dobavljača kako bi pregovarali o najboljem mogućem dogovoru.
• Osiguravanje da će se ispuniti interesi svih dionika u vašoj tvrtki i postignuti konsenzus.
• Postavljanje vaše tvrtke u kontrolu cijelog postupka odabira dobavljača i postavljanje pravila za odabir prema naprijed.
• Izgradite partnerstvo između vas i dobavljača od samog početka.

Strukturiranje RFP ili RFQ

RFP ili RFQ treba biti strukturiran na način koji jasno i sažeto prikazuje svoje potrebe dobavljaču. Svaki će se dokument razlikovati ovisno o vrsti tvrtke i proizvoda koji tražite, ali postoje neki standardni odjeljci koji bi trebali biti uključeni u bilo koji tipični RFP ili RFQ. Prilagođavajte svaki odjeljak za vaše individualne potrebe:

1. Detalji podnošenja trebao bi sadržavati rokove, poštansku adresu vaše tvrtke i kontakt osobu za pitanja i pojašnjenja.
2. uvod i izvršni sažetak trebao bi biti posljednji odjeljak napisan nakon dovršetka čitavog dokumenta. Potencijalnim dobavljačima pruža kratak pregled vaše tvrtke i zahtjeve za vaš proizvod ili uslugu.
3. pregled poslovanja i pozadinu trebao bi opisati vašu tvrtku, proizvode i tržišni sektor. To će pomoći budućim dobavljačima razumjeti potrebe koje pokušavate ispuniti.
4. detaljne specifikacije trebao bi biti najduži dio dokumenta. Za RFP će sadržavati kvalitativne mjere i zahtjeve koji će utjecati na odluku o odabiru. Za RFQ ovaj odjeljak trebao bi pružiti kvantitativne mjere koje tražite u odgovoru dobavljača. Primjer kriterija može uključivati ​​crteže proizvoda, inženjerske tolerancije, razinu usluga, prekretnice, isporuke i rokove, tehničke ili poslovne zahtjeve, softversku funkcionalnost i zahtjeve hardvera.
5. Pretpostavke i ograničenja moraju biti svjesni dobavljača moraju biti navedeni u ovom odjeljku. Neuspjeh da se izravno i unaprijed s dobavljačem će otvoriti vrata za pregovore o sporazumu kasnije i mogućnost naprezanja odnos imate sa svojim dobavljačem. Moguće teme uključuju putne troškove, troškove nadogradnje / izmjene, prava na licenciranje itd.
6. bilo koji uvjete i odredbe mora biti naveden ugovor da bi dobavljač dao pravičan i pošten odgovor. To može uključivati ​​opcije financiranja, duljinu ugovora, opcije obnove, jamstva, kazne za isporuku, razine usluge itd.
7. Posljednji odjeljak trebao bi biti pregled kriteriji odabira koristit ćete kako biste donijeli odluku. Neke tvrtke više vole zadržati taj podatak u potpunosti povjerljivima, dok druge tvrtke vjeruju da će to potaknuti potencijalne dobavljače da se usredotoče na ono što je važno za vašu tvrtku.

Distribuirajte dobavljače

Naposljetku sastavite pismo pokrivanja i pošaljite kopije svog RFP-a ili RFQ-a svakom od dobavljača koje ste odabrali tijekom postupka pretraživanja. Provjerite jesu li uključeni prikladni kontaktni podaci kako bi pružili pomoć bilo kojem dobavljaču koji ju treba.