Što poslodavci ne smiju držati u datotekama osoblja

Poslodavci nikada ne bi smjeli stavljati određene stavke u svoje opće zapise. Sadržaj vaših osobnih datoteka i zapisa općenito je dostupan osoblju ljudskih resursa, zaposleniku i upravitelju i nadzorniku zaposlenika u nekim tvrtkama.

U drugima je pristup ograničen na zaposlenike HR-a, a zaposlenici mogu zatražiti pristup svojim zapisima. Odvjetnici također mogu uputiti sadržaj osobne evidencije za tužbe i pritužbe Komisije za ravnopravno zapošljavanje (EEOC). Bivši zaposlenik može zatražiti i kopiju osobnih zapisa.

S ovim potencijalnim korištenjem i mogućim gledateljima vaših zapisa o osoblju, poslodavac mora voditi brigu o održavanju nepristrane činjenične dokumentacije o povijesti zapošljavanja zaposlenika u vašim evidencijama osoblja. Zbog toga primijenite ove opće smjernice dokumentaciji koju zadržavate u evidenciji osoblja organizacije.

Opće smjernice za sadržaj datoteke zaposlenika zaposlenika

• Podaci u evidenciji osoblja moraju biti činjenični. Mišljenje osoblja nadzornika ili ljudskih resursa; slučajne bilješke; trač; neutemeljene glasine; pitanja, izvješća ili tattletalnih tvrdnji drugih zaposlenika koji su neistraženi; optužbe koje se ne provode, istražuju i zaključuju; i bilo koji drugi činjenični podatak, komentar ili bilješke trebao bi biti isključen iz osobne datoteke zaposlenika.Jedan od najgorih primjera uvredljivog komentara kojeg je voditelj HR-a pronašao u evidenciji osoblja, uključivao je bilješke intervjua menadžera za iznajmljivanje. Jedan je izjavio: "Možda je previše masti da se po potrebi krene gore i dolje." Zamislite zaposlenika, odvjetnika, pa čak i buduće zaposlenike i nadzornike koji čitaju komentare poput ovih.U drugoj tvrtki menadžer je pronašao neutemeljene bilješke koje su menadžeri i drugi stavili u datoteke zaposlenika kao što su: "Mary je ljutilo jer nije dobila povišicu, a ona je usporavala svoj posao kako bi postala ravnomjerna s njezinim upraviteljem". Vidite problem?

• Zapisi o osoblju moraju biti zamišljeno dodijeljeni odgovarajućim mjestima datoteka. Odredite protokol za osobnu evidenciju vaše tvrtke na temelju državnih i federalnih zakona, zakona o zapošljavanju kao što je Zakon o pokretljivosti i odgovornosti zdravstvenog osiguranja iz 1996. (HIPAA) te najbolje prakse poslodavca.Zatim se pridržavajte protokola. Ne želite pronaći slučajne doktorske isprike uklizene u kadrovsku datoteku kada pripadaju medicinskoj datoteci. Također, želite li obrazloženje i opravdanje za promociju zaposlenika u listi plaća.Također ne želite da evidencije odluke o zapošljavanju uključuju provjeru pozadine ili bilješke iz rasprava s bivšim poslodavcima u kadrovskoj evidenciji.

• Supervizori, menadžeri i ostali zaposlenici koji stavljaju dokumentaciju u evidenciju osoblja moraju biti osposobljeni da odgovarajuće napišu dokumentaciju. Navođenje u upozorenju zaposlenika da je zaposlenik bio potpuni prekršaj neće osvojiti vaše osoblje zapise bilo koje nagrade, ali poznati nadzornici su poznati da pišu slične izjave.Još bolje, ograničite pristup datotekama osoblju HR osoblja koja je odgovorna za evidenciju i zna što bi trebalo i ne smije biti smješteno u osobnu datoteku.
• Izmijenite podatke koje stavite u evidenciju osoblja kako biste uključili i pozitivne i negativne aspekte povijesti zapošljavanja zaposlenika. Prečesto, osobna evidencija naglašava svaku negativnu pojavu i propušta pozitivne komponente.
• Prepoznajte razliku između osobnih bilježnika nadzornika o njegovom ili njezinom osoblju za izvješćivanje i službenim zapisima osoblja tvrtke. Napomene nadzornika koje se koriste za poboljšanje performansi, praćenje projekata i dovršavanje ciljeva, i pravedan određivanje podizanja i planova razvoja izvedbe, primjerice, pripadaju privatnom spisu supervizora, a ne u službenim zapisima osoblja tvrtke.Prepoznajte, također, potrebu za osposobljavanjem nadzornika kako zapisivati ​​bilješke i održavati dokumentaciju u svojoj upravi za upravljanje. Isti kriteriji za činjenice, a ne mišljenja i konkretne primjere, a ne i slušanje, odnose se na privatne bilješke.Privatne bilješke nadzornika mogu se podnijeti u slučaju tužbe, stoga se preporučuje i oprez, čak i za privatne bilješke. Ne preporučuje se praksom supervizora koji čuvaju kopije zapisa koji postoje u službenoj datoteci zaposlenika zaposlenika u svojoj upravi.
• Unaprjeđenje dokumentacije i bilješke o intervjuima predstavljaju malo dvojbe. Najbolja je praksa da zadržite zasebnu datoteku za svaku poziciju koju popunite, a obuhvaća svu dokumentaciju koja se odnosi na popunjavanje te pozicije od objavljivanja posla na referentne provjere. U nastavku se nalaze zapisi podnositelja zahtjeva, pokrivački pisma i prijave, osim što biste trebali premjestiti prijavu zaposlenika zaposlenika u datoteku osoblja zaposlenika.Ova datoteka ima službene kontrolne popise i obrasce koji se trude za nepristranu zastupljenost kvalifikacija potencijalnih zaposlenika i podržavaju vašu odluku o najmu kvalificiranijih kandidata. Mišljenja i bilješke menadžera za iznajmljivanje koji su snimljeni tijekom procesa zapošljavanja ne pripadaju u ovu datoteku. Ljudski resursi mogu prikupljati ove bilješke kako bi održali cjelovitu dokumentaciju o odluci o zapošljavanju, ali oni ne pripadaju zapisničkoj evidenciji.
• Faktualna dokumentacija o odlukama o zapošljavanju kao što su promocija, prijenos na bočne prilike i povećanja plaća pripadaju zapisnicima osoblja. Mišljenja supervizora ili HR-a o zaposleniku ne. Službena disciplinska akcijska dokumentacija kao što je pismeno upozorenje također pripada osobnom dosjeu zaposlenika.

Posebni primjeri dokumentacije koja ne bi smjela biti u evidenciji osoblja

Sljedeće informacije ne smiju se stavljati u evidenciju osoblja. Dokumentacija može zahtijevati zasebnu datoteku, može se klasificirati kao nadzor ili bilješke o upravljanju, ili ga uopće ne smije čuvati od poslodavca.

• bilo koji medicinske informacije pripada medicinskoj datoteci.
• Podaci o plaći pripada u datoteku plaće.
• Dokumenti koji uključuju brojeve socijalnog osiguranja zaposlenika ili informacije o zaštićenim klasifikacijama zaposlenika kao što su dob, rasa, spol, nacionalno podrijetlo, invalidnost, bračno stanje, vjerska uvjerenja i tako dalje nikada ne smije biti pohranjen u osobnim dosjeima.
• Nadzorni dokument za upravljanje radom zaposlenika, postavljanje ciljeva, pružanje povratnih informacija i slično, potrebno je poslati u privatnu, nadzornu ili upraviteljsku mapu.
• Istražni materijal uključujući žalbu zaposlenika, intervjue o svjedocima, intervju zaposlenika, nalaz, odvjetničke preporuke i rješavanje, uz praćenje kako bi se osiguralo nijedno odmazdu, trebaju nalaziti u istrazi koja je odvojena od osobnih zapisa.
• Datoteka oblici zaposlenika I-9 u I-9 datoteci ili lokaciji, daleko od evidencije osoblja zaposlenika.
• Postavite pozadinske provjere uključujući kriminalnu povijest, izvješća o kreditima i tako dalje, te rezultate testiranja na droge u zasebnoj datoteci da nadzornici, upravitelji i zaposlenik ne mogu pristupiti. SHRM preporučuje ovu zasebnu datoteku ili preporučuje da se te informacije također mogu poslati u medicinsku datoteku zaposlenika.
• Zapisnik o jednakim mogućnostima zaposlenika kao što su obrasci za samoidentifikaciju i vladine izvještaje ne smiju se čuvati u kadrovskoj evidenciji niti u bilo kojem dijelu gdje supervizor ima pristup.

Ako slijedite ove smjernice, vaša organizacija učinkovito čuva faktorsku, podržanu povijest zaposlenja i evidenciju osobnih podataka na odgovarajućim lokacijama.

Odricanje:Napominjemo da navedeni podaci, iako autoritativni, nisu zajamčeni za točnost i zakonitost. Stranicu čitaju publika širom svijeta, a zakoni i propisi o zapošljavanju razlikuju se od države do države i zemlje do zemlje. Tražite pravnu pomoć ili pomoć od državnih, saveznih ili međunarodnih državnih resursa kako biste bili sigurni da su vaša pravna tumačenja i odluke ispravne za vašu lokaciju. Te informacije služe kao smjernice, ideje i pomoć.