Pravila pristupa datotekama osoblja i veze na uzorke

Svi Odjeli za ljudske resurse drže opsežne zapise. Zakon zahtijeva da HR zadrži mnoge od njih za određena vremenska razdoblja. Zaposlenici su svjesni da ti zapisi postoje (a neki su pod dojmom da ih datoteka prati od tvrtke do tvrtke, što nije točno).

Budući da zaposlenici znaju da ti zapisi postoje, htjet će ih s vremena na vrijeme vidjeti da biste vidjeli što sadrži datoteku.

Prilikom odlučivanja o pružanju zaposlenika (i bivšem pristupu zaposlenicima) imajte na umu zakone koji se odnose na vašu tvrtku. Mnoge države imaju zakone koji zahtijevaju od tvrtke da određene dijelove datoteke daju dostupnim sadašnjim i bivšim zaposlenicima. Provjerite kod svog odvjetnika za zapošljavanje kako biste osigurali da je vaša pravila u skladu sa svim zakonima.

Savezni zakon, na primjer, zahtijeva da se zapisi vezani uz Zakon o Amerikancima s invaliditetom drže odvojenima od evidencije osoblja. Ako vaša tvrtka podliježe HIPAA-u, provjerite je li i vaše liječničko evidencije u skladu s tim.

Možda imate dosta slobodnog prostora u onome što dopuštaš zaposlenicima da vide u njihovoj datoteci. No, imajte na umu da čak i ako ustanovite da zaposlenik ne može imati pristup određenim informacijama, kao što su referentne provjere, da u slučaju tužbe da su informacije otkrivene.

Stoga uputite svoje osoblje da točno zapisuje stvari i da u svakom trenutku prati zakon. Zapisnici zaposlenika nisu mjesto za šale ili komentare. To ne prelazi dobro na sudu.

Kao opće pravilo, da ima jedan vratar na evidenciju osigurava da su postupci poštovani i dosljedni. Ne želite da jedan HR menadžer dopušta ljudima da vrate svoje zapise natrag na svoje stolove dok drugi uopće odbije pristup.

Zahtijevati svima da prolaze kroz jedan izvor pomaže u održavanju dosljednih i pravnih stvari. Zakoni koji se odnose na evidenciju i zadržavanje zapisa i pristup su lukav. Pazite da ostanete u toku.

Pravila u nastavku dobar su početak vašeg poslovanja, ali imajte na umu da se vaša država i lokalni zakoni mogu razlikovati.

Uzorak zapisnika zapisnika zaposlenika

Svi zaposlenici, bivši zaposlenici i predstavnici zaposlenika mogu unaprijed obavijestiti osoblje ljudskih resursa o određenim sadržajima njihovog osobnog dokumenta. Mogu se pregledati dokumenti koji se odnose na kvalifikacije zaposlenika za zapošljavanje kao što su aplikacija, promocija, disciplinarna akcija i prijenos. Osim toga, zaposlenik može pregledati obrasce za prijavu politike i evidencije o obuci.

Dokumenti koje zaposlenik ne može pregledati uključuju referencije ili referentne provjere, evidencije o svim istragama koje provode uprava, medicinske evidencije, dokumente vezane za sudski postupak, bilo koji dokument koji bi prekršio povjerljivost drugog zaposlenika i dokumente koji se koriste za planiranje zaposlenika.

Postupak

Zaposlenik koji želi pregledati dopušteni sadržaj svoje osobne datoteke treba kontaktirati Ljudski resursi s obavijestima 24 sata (vikendima isključeno). Bivši zaposlenici ili osobe nepoznate osoblju ljudskih potencijala moraju predočiti identifikaciju i / ili dokaz dopuštenja za pristup osobnoj datoteci.

Zaposlenici moraju pregledati svoje osobne datoteke u nazočnosti osoblja osoblja ljudskih resursa.

Zaposlenici ne smiju ukloniti iz ureda bilo koji dio osobne datoteke.

Zaposlenik može zatražiti presliku datoteke ili dijelova datoteke. U roku od jednog razloga, osoblje ljudskih resursa će pružiti fotokopije. Za opsežnu kopiranje, zaposlenik će morati platiti fotokopije.

Ako je zaposlenik nezadovoljan dokumentom u njegovom ili njezinom osobnom dokumentu, u prisustvu osoblja osoblja ljudskih resursa, zaposlenik može napisati objašnjenje ili pojašnjenje i priložiti ga osporenom dokumentu. Ni pod kojim okolnostima osoblje HR-a ili zaposlenik neće mijenjati stvarni dokument.

Zaposlenik također može zatražiti da se dokument izbaci iz osobne datoteke. Ako se osoblje ljudskih resursa slaže, dokument se može ukloniti. Ako se osoblje ljudskih resursa ne slaže, može se uložiti žalba na način propisan u tvrtki Open Door Policy.

Nadamo se da ste ovo pravilo pokazali korisnim dok razvijate vlastitu politiku pristupa datotekama osoblja za svoju organizaciju. Prilagodite pravila kako bi odgovarala potrebama i kulturi vaše organizacije.