Kako poboljšati proces zahtjeva za informacijama (RFI)

Postavljaš li zahtjev za informacije? Ili netko drugi traži informacije od vas? Pojam "zahtjev za informacijama" (RFI) može se primijeniti bilo kako, ali u svakom slučaju postoji nekoliko osnovnih razlika u postupku. U nastavku saznajte kako poboljšati svoj RFI proces, bilo da tražite ili se traži informacija.

Dio A. Od vas se traži informacija

Zahtjevi za informacijama česta su preliminarna faza u definiranju i provedbi građevinskih radova. Često je riječ o veličini: veći projekti imaju više varijabli i više nepoznanica koje treba riješiti ili barem suziti prije nego što traže formalne prijedloge, tako da RFI može pomoći.

1. Vaš proces mora biti dovoljno brzo da razumije i odgovori bez nepotrebnog kašnjenja. RFI od potencijalnog klijenta je prilika da se rano započnete. To, zauzvrat, znači biti dovoljno organizirano da brzo i ispravno reagira.
2. Ako RFI upućuje na posao koji više ne želite izvršiti ili koji bi doveo do sukoba resursa s projektima drugih kupaca, možete pristojno odbiti. Negativan, ali pravodoban odgovor još uvijek može ostaviti dobar dojam i mogućnost kasnije kontaktiranja za druge projekte.

1. Pobrinite se da RFI ima dovoljno pojedinosti za vas da biste dobili dobar odgovor. Kao minimum, provjerite imate li dovoljno podataka da odgovorite na sljedeće:
   1. 1. Možete li se natjecati? Imate li vještine i sredstva za pružanje dobrog rješenja?
   2. Možete li osvojiti takav projekt? Jeste li bolji od konkurencije za ovaj građevinski rad?
   3. Želite li osvojiti takav projekt? Prije nego što odgovorite na to pitanje, provjerite evidenciju korisnika za plaćanje na vrijeme.
2. Ako RFI ostaje previše nejasan, vaš proces može definirati sljedeće izbore.
   1. 1. Možete odbiti i nastaviti s drugim projektima.
   2. Pomoću kupca možete bolje definirati potrebe gradnje.
   3. Možete ponuditi plaćene konzultantske usluge za sastavljanje novog RFI-a.

Svaka opcija ima svoje prednosti i nedostatke. Vaša odluka o tome koja će mogućnost odabrati biti prema projektu i klijentu.

Dio B. Ti si osoba koja traži informacije

Nakon što je izgradnja projekta započela, nije neobično da izvođač ili podizvođač zahtijeva dodatne informacije kako bi se osiguralo da se rad ispravno obavlja.

1. Pokrenite svoj RFI proces ako postoji potreba za:
   1. 1. Izmjena specifikacije projekta, na primjer, za zamjenu jednog građevinskog materijala za drugi (možda nedostupan).
2. Jasnoća zadatka ili načina na koji se određeni materijal koristi, oblikuje, primjenjuje i tako dalje.
3. Rješenje "Nedostatak gradnje" u kojem dio projekta nije učinjen u skladu s specifikacijama projekta.
4. Ispravljanje specifikacija ako postoje dobri razlozi za propitivanje propusta, pogrešne primjene ili nedostatka kvalitete u vezi s određenim materijalima ili zadacima.
5. Provjerite ima li kupac ili opći ugovor dobavljač standardnog RFI obrasca koji će se koristiti. Dobri obrasci i predlošci pomažu vam da uključite prave informacije kako biste dobili pametne i korisne odgovore na RFI. Zabilježite novootvoreni RFI na primjer u centraliziranoj softverskoj aplikaciji za upravljanje RFIs.
6. Proučite odgovor na koji se vratite kako biste bili sigurni da je jasan i realan. Potvrdite ili razjasnite bilo kakav utjecaj na proračun i raspored projekta. Ažurirajte svoje vlastito planiranje na odgovarajući način.
7. Označite svoj RFI kao zatvorenu ili riješenu, ako vam odgovor dobijete. Provjerite popis svih neriješenih RFI-ova. Potjerati stranke u pitanju za odgovore!